MÜNCHEN: "The Document Company", wie Xerox sich gerne selbst tituliert, forciert ihre Aktivitäten im Markt für Dokumenten-management-Systeme (DMS). Mit der neuen Version "Docushare 2.0" präsentiert der Geschäftsbereich Professional Services jetzt ebenfalls eine webbasierte DMS-Software.Umfragen zeigen, daß immer mehr Unternehmen auf der Suche nach Einsparungspotentialen die Bedeutung von effizienten Dokumentenmanagement-Lösungen erkannt haben. Eine Entwicklung, die Bruce Siddle, European Sales- and Marketing-Manager Document Solutions bei Xerox, nicht im geringsten überrascht. Nach seinen Schätzungen entfallen derzeit immer noch 10 bis 15 Prozent der laufenden Geschäftskosten auf Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Dokumenten. 60 Prozent der Arbeitszeit wird nach aktuellen Studien durchschnittlich mit deren Bearbeitung verbracht.
Neben finanziellen Gesichtspunkten behinderten in der Vergangenheit technische und organisatorische As-pekte insbesondere bei kleinen und mittelständischen Betrieben die zügige Einführung von DMS. Fragen zu Plattformen und Netzwerken zählten ebenso zu den potentiellen Hindernissen wie Informationsdefizite hinsichtlich notwendiger Administration oder Mitarbeiterschulung. Eine vielversprechende Methode zur schnellen, problemlosen und unternehmensweiten Einführung von DMS-Lösungen ist die Nutzung der mittlerweile in vielen Unternehmen vorhandenen Internet-Technologien.
"Unsere DMS-Software ist intuitiv zu bedienen und kommt ohne zentrale Verwaltung aus. Weiterer Vorteil ist, daß sie unter allen gängigen Plattformen und Web-Browsern eingesetzt werden kann", charakterisiert Andrej Budo-Marek, zuständiger deutscher Produktmanager, die Xerox-Lösung. Nach seinen Worten ist Docushare der Arbeitsweise von Menschen nachempfunden und erlaubt über eine vorhandene Netzinfrastruktur den gleichzeitigen Zugriff auf Unternehmens- informationen und Dokumente.
Einsparung durch Synergien
Siddle sieht eine Reihe positiver Synergien bei der Verschmelzung von Internet und Dokumentenmanagement. "Beispielsweise können Kosten und Speicherplatz gespart sowie Netze entlastet werden, indem Dokumente nicht mehr per E-Mail verschickt werden, sondern dem Empfänger eine URL-Adresse mitteilt wird, unter der das Dokument zu finden ist."
Mit drei unterschiedlichen Docushare-Varianten möchte Xerox die Ansprüche verschiedener Zielgruppen möglichst optimal abdecken. Neben der "Basis-Version" für kleine verteilte Arbeitsgruppen, bei denen eine schnelle Implementierung über das Internet oder Intranet im Vordergrund steht, gibt es alternativ eine "Office-Version" für größere Arbeitsgruppen. Abgerundet wird das Produktangebot durch die "Enterprise-Version". Im Gegensatz zu Basis- und Office-Version können hier unternehmensweite Applikationen wie beispielsweise Datenbanken eingebunden werden. "Das Docushare-Konzept bietet alle wichtigen Basisfunktionen zum Management von Dokumenten, es ist allerdings kein Archivsystem", zeigt Budo-Marek die Grenzen der Anwendung und damit auch einen gravierenden Unterschied zu den eigenständigen DMS-Lösungen auf.
Keine Angst vor grossen Namen
Ob die Xerox-Strategie, sich auf Basisfunktionalitäten zu beschränken, mittel- und langfristig von Erfolg gekrönt sein wird, ist umstritten. Marktbeobachter rechnen damit, daß führende Anbieter von Office-Software wie Microsoft oder Lotos ihre Softwarepakete demnächst um grundlegende Dokumentenmanagement-Funktionen erweitern werden. Prognosen, die Budo-Marek zum heutigen Zeitpunkt zumindest nach außen hin nicht aus der Ruhe bringen. Er setzt vorerst auf Zweckoptimismus. "Bis es einmal soweit ist, wird es neue, weiterentwickelte Generationen von Docushare geben." Unterdessen besteht das erklärte Ziel darin, die Xerox-Position im DMS-Markt auszubauen. Mit europaweit derzeit gerade einmal 7.000 installierten Anwendungen früherer Docushare-Versionen, besteht laut Siddle genügend Entfaltungspotential.
Parallel zur Produkteinführung soll eine Vertriebsinitiative für jetzt frischen Wind sorgen. Während in der Vergangenheit ein großer Teil des Umsatzes im Direktvertrieb erwirtschaftet wurde, setzt Siddle für die Zukunft verstärkt auf den indirekten Kanal. "Wir werden den Direktvertrieb zurückfahren und die Zahl von europaweit derzeit 30 Vertriebspartner deutlich erhöhen." Neben kleinen und mittelständischen Betrieben betrachtet er das Behörden-Umfeld als bevorzugte Zielgruppe. (sd)