Geschäftsessen sind ein bewährtes Mittel, um in entspannter Atmosphäre Business-Kontakte zu pflegen oder aufzubauen. Immerhin 70 Prozent der Bewirtungskosten lassen sich als Betriebsausgabe absetzen. Doch der Fiskus verschärft die Bedingungen zusehends. Wer ein Geschäftsessen von der Steuer absetzen will, muss immer strengere Formvorschriften einhalten. Schon kleine Formfehler führen dazu, dass die Finanzbehörden den Abzug der Kosten und der Vorsteuer ablehnen. Statt der erhofften Steuerminderung kann es im Nachhinein zu hohen Nachzahlungen kommen.
Ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH, Az. X R 57/09) unterstreicht: Bei den Beleganforderungen kennen die Finanzbehörden kein Pardon. Im vorliegenden Fall fehlte auf den Gaststättenrechnungen der Name des Bewirtenden. Das ist aber nach Ansicht der Münchner Richter zwingend erforderlich, weil sonst nicht erkennbar ist, welchem Steuerpflichtigen die Aufwendungen entstanden sind. Die Richter stellten in diesem Urteil klar, dass ergänzende Nachweise, wie der Eigenbeleg oder die Kreditkartenabrechnung nicht ausreichen, um die Kosten abzuziehen. Denn sie hätten nicht die gleiche Nachweisfunktion wie die Gaststättenrechnung als Fremdbeleg. Aufatmen können Steuerpflichtige, deren Aufwendungen 150 Euro brutto nicht überschreiten. Diese werden weiterhin vom Fiskus anerkannt, auch wenn der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen fehlt.
Schnell stolpern Steuerzahler über die hohen formellen Hürden bei Bewirtungskosten. Tipp: Steuerzahler sollten Bewirtungsaufwendungen immer zeitnah und vollständig dokumentieren. Je länger Bewirtungsabrechnungen liegen bleiben, desto höher ist die Fehlerquote. Schnell kommt es zu vermeidbaren Fehlern. Ohne ordnungsgemäße Nachweise, bei lückenhaften Angaben oder fehlenden separaten Aufzeichnungen streicht der Fiskus den kompletten Abzug. Nachbesserungen sind häufig nicht mehr möglich.
Die maschinelle Rechnung der Gaststätte ist sofort auf ihre Richtigkeit hin zu prüfen. Im Nachhinein sind korrigierte Restaurantbelege nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand zu beschaffen. Tückisch sind Restaurant-Bons aus Thermopaper. Sie können über die Jahre ausbleichen und sollten deshalb auf Normalpapier kopiert werden. So bleiben sie für den Betriebsprüfer lesbar.
Eine formal korrekte Rechnung sichert per se noch keinen Steuerabzug. Der Bewirtende muss einige steuerliche Pflichtangaben ergänzen. Schnell kommt es dabei zu Fehlern, die den kompletten Steuerabzug gefährden (siehe unten: "Häufige Fehler vermeiden"). Steuerzahler können die notwendigen Angaben handschriftlich auf der Rechnung oder auf einem beiliegenden Schriftstück vornehmen. Erfolgen die Angaben getrennt voneinander, dann müssen beide Dokumente zusammen abgeheftet werden. Es empfiehlt sich das Vier-Augen-Prinzip: Beim Verbuchen sollten alle Belege noch mal auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden. So lassen sich unliebsame Überraschungen vermeiden und Bewirtungskosten sicher von der Steuer absetzen.