Nicht vorschnell Ja sagen
olche Prozesse beobachtet man in Unternehmen regelmäßig. Immer wieder werfen in ihnen Auftraggeber irgendwelche Projekte als erste Idee über den Zaun. Und häufig fängt ein noch recht unerfahrener Projektleiter die nebulöse Projektwolke auf und legt, ohne weiter nachzufragen, los. Die Folge: Er wird fortan seines (Projekt-)Lebens nicht mehr froh - unter anderem weil seinem Auftraggeber die präsentierten Lösungsideen oder bereits umgesetzten Lösungen nicht zusagen. "So hatte ich mir das nicht vorgestellt/gedacht …"
Deshalb gilt vor einem offiziellen Projektbeginn und der Übernahme einer Projektleiterfunktion die Maxime: Kein Projektstart ohne ausführliche Ziel- und Auftragsklärung. Denn für ein Schiff, das seinen Zielhafen nicht kennt, weht kein Wind günstig und ist keine Route die richtige. Nachfolgend einige Tipps, wie Sie solche Pannen vermeiden, wenn Ihnen ein Projektauftrag erteilt wird.
Tipp 1: Bitten Sie Ihren Auftraggeber um ein Auftragsklärungsgespräch.
Nehmen Sie keinen Auftrag zwischen Tür und Angel an. Bestehen Sie auf ein ausführliches persönliches Gespräch mit Ihrem Auftraggeber und nehmen Sie ihn in die Pflicht. Nur so sind Sie in der Lage, seine Beweggründe, Ideen und Vorstellungen zu verstehen.
Tipp 2: Lassen Sie sich die Hintergründe und Auslöser erläutern.
Im persönlichen Gespräch sollten Sie sich als erstes die Beweggründe und die Ausgangssituation der Idee beziehungsweise des potenziellen Projekts erklären lassen. So verstehen Sie den Kontext, in dem das Projekt durchgeführt wird, besser und bekommen wichtige Informationen zu Rahmenbedingungen und möglichen externen Einflussfaktoren.
Tipp 3: Definieren Sie mit dem Auftraggeber messbare Projektziele.
Ein Projekt ist erst beendet, wenn die Projektziele erreicht sind und der Auftraggeber den Projektleiter von seinen Aufgaben entbunden hat. Um dies realisieren zu können, ist nötig, zu Beginn die Ziele zu definieren - auch damit Sie wissen, was von Ihnen konkret erwartet wird. Achten Sie dabei auf eindeutige und messbare Zieldefinitionen. Denn nur dann kann am Ende überprüft werden, ob Sie die Ziele erreicht haben.
Tipp 4: Legen Sie gemeinsam fest, was nicht zum Projekt gehört.
Mindestens ebenso wichtig wie die Projektzieldefinition ist das Abgrenzen zu den Nicht-Projektzielen und Nicht-Projektinhalten. Dieser Schritt hilft Ihnen, Punkt 3. noch weiter zu schärfen und besser herauszuarbeiten.