In diesem Zeitraum wurden im Monatsrhythmus bei den routinemäßigen Besprechungen sowie Meetings, die auf Werks-, Bereichs- sowie Abteilungsebene ohnehin stattfanden, die Mitarbeiter jeweils zu Beginn gebeten, folgende vier Fragen zu beantworten:
- Informationsfluss: "Fühlen Sie sich ausreichend über das Projekt und den Projektverlauf informiert?"
- Dialog: "Können Sie Ihr Wissen, Ihre Ideen usw. wie gewünscht einbringen?"
- Engagement: "Wie geht es Ihnen? Haben Sie alles, was Sie brauchen?"
- Handlungsunterstützung: "Wissen Sie, wo Sie nötige Unterstützung einfordern können und erhalten Sie diese?"
"Problemfelder" sichtbar machen
Die Fragen sollten die Mitarbeiter jeweils beantworten, indem sie ihnen eine der Schulnoten von 1 bis 6 zuordneten. Deshalb dauerte das Ausfüllen der betreffenden Formblätter maximal fünf Minuten. Die Daten wurden dann nach der Besprechung (oder bei kleinen Gruppen noch während des Meetings) in ein spezielles Excel-Programm eingegeben und die jeweiligen Mittelwerte ermittelt. Und schon war das aktuelle Stimmungsbild erstellt.
Sozusagen automatisch erstellte das Excel-Programm für die vier Fragen auch Verlaufsgrafiken, die die Entwicklung des Antwortverhaltens aufzeigten und so auch signalisierten, wo in absehbarer Zeit Probleme entstehen könnten. Erleichtert wurde den jeweiligen Vorgesetzten das Erkennen von aktuellen sowie künftigen Problemfeldern auch dadurch, dass die in der Excelauswertung ermittelten Mittelwerte jeweils mit einer der drei Ampelfarben farblich hinterlegt wurden.
War der bei einer Frage errechnete Mittelwert im grünen Bereich, dann wurde die betreffende Zahl grün hinterlegt. War der Wert schlechter als 2,5, wurde er gelb hinterlegt, um der Führungskraft zu signalisieren: Hier solltest Du aufpassen. War der Durchschnittswert schlechter als 3,5 war er rot hinterlegt, als Zeichen dafür, dass die Führungskraft hier initiativ werden sollte - entweder alleine oder in Absprache mit dem Steuerungsteam des Change-Projektes.