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Anwenderbericht

Schlankere Personalakten dank digitalem Archivsystem

Julia Lucas ist freie Redakteurin aus Mainz und berichtet unter anderem für die forcont business technology gmbh, ein auf ECM spezialisiertes Softwarehaus. forcont bietet standardisierte Anwendungsprodukte und individuelle Projektlösungen zur Steuerung dokumentenlastiger Geschäftsprozesse – alternativ auch als Software-as-a-Service (SaaS) aus der Cloud. forcont leistet zudem den kompletten Service im ECM-Umfeld von SAP.
Der Facility-Services-Spezialist ISS Schweiz setzt den digitalen Personalmanager forpeople von Forcont ein.

ISS Schweiz ist im Bereich Facility Services in der Schweiz tätig und beschäftigt rund 12.000 Mitarbeiter an 36 Niederlassungen. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich gehört zur ISS Gruppe und bietet Dienstleistungen rund um Betrieb und Unterhalt sowie Werterhaltung von Gebäuden, Anlagen und Infrastrukturen.

Für die 40 Personalverantwortlichen stellte die Verwaltung der Akten von rund 12.000 aktiven Mitarbeiter eine große Herausforderung dar. Deswegen führte ISS bereits im Jahr 2009 ein digitales Archivierungssystem ein, um alle Akten vorschriftsmäßig sowie zeit- und platzsparend speichern und bearbeiten zu können.

Analoge Aktenablage gehört der Vergangenheit an.
Analoge Aktenablage gehört der Vergangenheit an.
Foto: Africa Studio - shutterstock.com

Jedoch stieß das System im Laufe der Zeit immer häufiger an seine Grenzen: die schwarz-weiß gescannten Dokumente waren schlecht lesbar, die manuelle Ablage zeitraubend und es fehlte eine automatisierte Texterkennung, um Akten unkompliziert durchsuchen zu können. Da die Investitionen für eine entsprechende Anpassung der bestehenden Lösung zu hoch gewesen wären, entschied man sich für die Einführung eines neuen On-Premise-Systems.

Proof of Concept als Projektstart

Die oneresource ag, das Schweizer Partnerunternehmen der forcont business technology gmbh, empfahl daher im Januar 2015 eine Migration der Akten zu forconts digitaler Personalakten-Lösung forpeople. Diese bietet nicht nur eine OCR (optical character recognition)-Texterkennung, sondern ermöglicht es auch, Dokumente mittels QR-Code automatisiert abzulegen und Schriftstücke, wie beispielsweise Arbeitsbestätigungen, direkt in der Personalakte zu erstellen. Wie sich diese Funktionalitäten im Unternehmensalltag nutzen lassen, bewies eine ausführliche Testphase inklusive Proof of Concept: forcont stellte ISS nicht nur eine Testversion der Lösung zur Verfügung, sondern gab den Verantwortlichen auch die Möglichkeit, die Lösung live im Einsatz bei einem anderen forcont Kunden kennenzulernen. Zudem prüfte forcont erfolgreich die Anbindung an das bestehende ERP-System, das ISS unter anderem zur Lohnabrechnung nutzt.

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Der ausführliche Proof of Concept gab allen involvierten Parteien die Gelegenheit, die Projektrisiken genau abzuschätzen und an problematischen Stellen geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Nicht zuletzt überzeugte dann auch das Preis-Leistungs-Verhältnis, sodass der Facility Services-Dienstleister im März 2015 mit der Implementierung begann. "Während der gesamten Vorbereitung und Projektlaufzeit haben sowohl forcont als auch oneresource stets sehr lösungsorientiert und zeitgerecht auf unsere Anliegen und offenen Punkte reagiert", betont Marlise Kuipers-Sommer, Teamleiterin Personalservice bei ISS.

Migration von 1,8 Millionen Dokumenten

Bereits während der Projektvorbereitungen analysierte forcont, wie sich die bestehenden digitalen Personalakten bestmöglich migrieren lassen: Die mehr als 1,8 Millionen Dokumente, die in Schwarz-Weiß im TIFF-Format existierten, mussten in PDF/A konvertiert werden, um die OCR-Texterkennung zu ermöglichen. Dies erlaubt den Mitarbeitern heute, alle Dokumente schnell und zuverlässig zu durchsuchen.

Zudem verbesserte man dadurch die Qualität der eingescannten Dokumente erheblich, sodass diese nun problemlos lesbar sind. Darüber hinaus findet durch die Integration mit dem ERP-System ein automatisierter Datenaustausch statt: forpeople bezieht nicht nur die Stammdaten aus dem ERP-System, sondern kann auch beispielsweise den aktuellen Status der Aufenthaltserlaubnis eines ausländischen Mitarbeiters automatisch in das führende System übertragen.

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