Wie viel Zeit verbringen Sie täglich mit dem Suchen von E-Mails, Dateien, Ordnern, Informationen oder Terminen? Ist Ihre Ablage strukturiert oder gleicht sie eher einem Chaosberg? Forscher haben herausgefunden, dass ein ordentlicher strukturierter Arbeitsplatz eine wesentliche Voraussetzung für professionelles Arbeiten ist. Und es ist natürlich auch eine Visitenkarte. Traut man doch einem Mitarbeiter mit einem aufgeräumten Schreibtisch eher eine professionelle und strukturierte Arbeitsweise zu. Falls Sie keine Assistentin haben, müssen Sie sich selber um die Organisation kümmern. Beseitigen Sie das Chaos in drei Schritten:
Schritt 1: Ausmisten, dann wegwerfen
Schritt 2: Struktur reinbringen, dann System erstellen
Schritt 3: Sortieren, dann ordnen
Beherzigen Sie dabei folgende Tipps:
- Ihre Unterlagen und Hilfsmittel müssen nach Bedarf und nach Häufigkeit angeordnet sein.
- Der Platz direkt vor Ihnen, vielleicht Ihre Schreibtischunterlage, ist der "Akute Arbeitsplatz", dort soll nur liegen, was Sie wirklich gerade bearbeiten.
- Legen Sie alle notwendigen Gegenstände, die Sie dauernd verwenden auf den Schreibtisch und alles was Sie nur einmal am Tag verwenden, kann ruhig in einer Schublade aufbewahrt werden!
- Machen Sie die Ablage mindestens einmal am Tag, am besten kurz vor dem nach Hause gehen oder morgens als erstes!
- Gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz bewusst nach Ihren Bedürfnissen! Verwenden Sie dazu Pflanzen, Bilder, Wasserbrunnen, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen ? Achtung: Weniger ist mehr, Sie sollten noch Luft zum Atmen haben!
- Stellen Sie keine Ordner in Ihre direkte Nähe oder gar auf Ihren Schreibtisch!
- Platzieren Sie das Telefon und den Rechner bzw. Monitor so, dass Sie beides bedienen können, ohne sich zu verrenken, ideal wäre ein Head-Set, wenn Sie viel telefonieren, dann haben Sie die Hände frei zum Schreiben!
- Stellen Sie Ihren Schreibtisch so, dass Sie alles im Blickfeld haben, was in Ihrem Büro passiert!