Software für die Reisekostenabrechnung
Für die Abrechnung von Reisekosten gibt es eine große Auswahl an Softwarelösungen. Wegen der ständigen Änderungen von Verpflegungspauschalen, steuerlichen Kriterien und Wechselkursen sind laufend aktualisierte webbasierte Lösungen klar im Vorteil.
Zudem machen elektronische Lösungen die Prozesse transparenter und helfen so, Geld sparen. Ein anzuschaffendes Reisekostenabrechnungsprogramm sollte aber mindestens folgende aktuelle Daten beinhalten:
alle Währungen,
Umrechnungskurse,
in- und ausländische Spesensätze,
passende Schnittstellen etwa zu Lohn- und Finanzbuchhaltungsprogrammen und
eine kostenfreie oder zumindest kostengünstige Hotline.
Nachfolgend eine kleine Auswahl gängiger Softwarelösungen für das Reisekostenmanagement für Unternehmen:
Hrworks
Eine Software as a Service-Lösung, die von den Mitarbeitern auch unterwegs bedient werden kann ist www.hrworks.de. Für vier Euro pro Benutzer und Monat kann dieses Programm gemietet werden. Der Mitarbeiter selbst erfasst alle Reisedaten und gibt die Belege ein. Über einen Genehmigungs-Workflow wird die erstellte Reisekostenabrechnung per Mail an den Vorgesetzten geschickt, der diese auch von unterwegs freigeben kann. Diese Daten werden dann zur Verbuchung an das Rechnungswesen weitergeleitet, sodass ein automatischer Export in die Lohn- und Finanzbuchhaltung erfolgt. HR Works bietet somit eine integrierte Lösung, die auch unternehmensindividuell angepasst werden kann.
Hansalog
Die Firma Poly-clip System hat für die Reisekostenabrechnung ihrer Mitarbeiter Hansalog eingeführt, welches ähnlich funktioniert. Hier werden die Zahlungsdaten automatisch an das SAP-System übergeben und beim wöchentlichen Zahlungslauf an die Mitarbeiter überwiesen.
ADP
ADP hat mit "Travel" (www.de-adp.com) ebenfalls eine Lösung auf dem Markt, die einen Online-Zugriff auf alle Informationen und seit der CeBIT 2012 einen SAP-Export erlaubt. Mit der "Advanced"-Version wurde eine plattformunabhängige Software geschaffen, die für mobile Endgeräte optimiert wurde. Eine mobile Reisekostenabrechnung ist über Smartphone oder Tablet möglich.
InServ
InServ (www.reisekostenabrechnung-inserv.de) bietet mit MobileXpense eine webbasierte ASP-Lösung an, die mehr als 20 Sprachen verarbeiten kann. Im Outsourcingmodell werden alle Belege von InServ gescannt und elektronisch archiviert. Externe Abrechnungen sind grundsätzlich teuerer können jedoch im Einzelfall sinnvoll sein. ADP und Numiga (www.numiga.de), Partner des Reisebüros BCD Travel, bieten ebenfalls solche Outsourcingoptionen an.
BBS für MS Office
Kaufsoftware auf der Basis von Add-Ins zu Microsoft Office hat der Reisekostenabrechnungsspezialist BBS (www.reiseabrechnung.de) im Angebot. Dessen leistungsfähigste Lösung ist BBS Reise Pro Netz, mit dem drei Benutzer bis zu 100 Reisende abrechnen können. Sie kostet 355,81 Euro inklusive Umsatzsteuer und Versand.
1A von Viatos
Lizenzkauf, Miete oder Outsourcing ist möglich bei der Verwendung von "1A" von Viatos (www.viatos.de). Die webbasierte Software erlaubt auch mehrstufige Genehmigungsprozesse und umfasst den gesamten Prozess von der Beantragung bis zur Abrechnung, dem Controlling und Reporting von Geschäftsreisen.
Concur
Eine integrierte Lösung von der Reiseplanung bis zur Reisekostenabrechnung leistet Concur (www.concur.de). Innerhalb eines Tools findet der Reisende alle Komponenten für weltweites, richtlinienkonformes Reisen. Er hat Zugriff auf alle exklusiven Direktverbindungen, Firmenrabatt- und Onlineraten. Die Buchungsinformationen werden mit den Abbuchungen von der Firmenkreditkarte des Mitarbeiters und den elektronischen Belegen von Leistungslieferanten verknüpft.
Diese Transaktionen werden schließlich in die Reisekostenaufstellung übernommen. Die Informationen, die für die Reisebuchungen verwendet werden dienen gleichzeitig der Reisekostenabrechnung und Bezahlung der Beteiligten. Der Reiseplan kann genauso wie auch die Reisekostenabrechnung von unterwegs per Smartphone verwaltet werden. Vorgesetzte können diese detailliiert und in Echtzeit einsehen, genehmigen, hinterfragen oder ablehnen.
Concur gibt an, dass durch ihre integrierte Geschäftsreisemanagementlösung die Transaktionskosten für Buchungen um 79 % sinken. Die Einhaltung von Reisekostenrichtlinien kann um bis zu 90 % verbessert werden und die Dauer für die Kostenerstattung wird um zwei Drittel verkürzt.
Einen Überblick über weitere Programme zur Reisekostenabrechnung finden Sie unter www.software-marktplatz.de oder www.softguide.de. (tö)
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