Der Alltag in vielen Unternehmen ist geprägt von unzähligen Treffen der Manager und Mitarbeiter, um dabei aktuell anstehende Themen zu erörtern, Entscheidungen vorzubereiten, Möglichkeiten zu diskutieren und Vorgänge zu analysieren. Weithin müsste man meinen, jeder Verantwortliche und Beteiligte hätte nach kurzer Zeit umfangreiche Erfahrungen in der Teilnahme an solchen Treffen und die Wertschöpfung, die bei diesen Besprechungen entstehe, sei stets recht hoch und für jeden greifbar. Die alltägliche Praxis sieht in der Regel anders aus.
Kennen Sie das?
Teilnehmer, die unbefriedigt aus Besprechungen gehen; Chefs, die nicht all ihre Punkte durchbringen konnten, und dazu noch Besprechungsprotokolle, die, wenn sie ein paar Tage später zugestellt werden, nur bruchstückhaft das wiedergeben, was man selbst noch von der Besprechung in Erinnerung und zum Teil persönlich notiert hat.
Die Folgen sind eindeutig: Informationen, die bei einer Besprechung durch die eingebrachten Erfahrungen Einzelner kurzfristig an Qualität und damit an Wert für das Unternehmen gewonnen hatten, konnten nicht so dokumentiert und visualisiert werden, dass sie in gleicher Qualität den anderen Teilnehmern später zur Verfügung stehen. Oft fehlt allerdings schon die Validierung des gemeinsamen Verständnisses von Sachverhalten direkt während der Diskussion. Jeder kennt die Situationen, in denen gleiche Vokabeln benutzt werden, die aber fast jeder in der Runde etwas anders interpretiert.
Warum geht so manches schief?
Analysiert man nun die im Berufsleben typischen Besprechungen, so stößt man recht schnell auf einige wenige Problemkreise, die - und das ist das Erstaunliche - von den meisten Teilnehmern in ihrer Berufsausbildung, bei sonstigen Aus- und Weiterbildungsveranstaltungen durchaus thematisiert und mit Skills zur Verbesserung durchgearbeitet wurden. Warum also dann immer wieder dieser Sitzungsfrust? Wenn wir uns die am häufigsten zum Meetingfrust beitragenden Aspekte einmal anschauen, erkennen wir viele bekannte Situationen sofort wieder:
- Festlegung des Besprechungs-Typs und
die dazu notwendige Vorbereitung erfolgt gar nicht oder ungenügend. Folge: Keine Entscheidungen auf Entscheidungs-
Meetings; zu wenig Zeit; um alle Agenda Punkte zu erörtern; unzureichende Durchdringung von komplexen Themen; u.v.m.
- Mangelhafte Moderation und schlechtes Zeitmanagement bei Besprechungen
- Nicht vorhandene Validierung von Inhalten und unklare Abgrenzung von Fakten und Annahmen
- Mangelhafte Dokumentation der tatsächlichen Besprechungsinhalte in Protokollen zur späteren Verfolgung der Themenentwicklung und Abhängigkeit verschiedener Aspekte untereinander.