2. Den Einkauf zentral steuern
In vielen großen Unternehmen gilt das Organisationsmodell des "dezentralen Zentralismus" als die beste Organisationsform für die Beschaffung. In diesem Modell kommt dem Zentraleinkauf die Aufgabe zu, den strategischen Beschaffungsprozess zu steuern, indem er Rahmenverträge abschließt, die von den dezentralen Einheiten genutzt werden sollen. Die dezentralen Einheiten rufen aber nicht nur aus den Rahmenverträgen ihren Bedarf ab. Sie können als Mitglieder der Materialgruppen-Teams auch die Lieferantenauswahl beeinflussen.
Soweit das Organisationsmodell. In der Praxis hat der Zentraleinkauf aber meist keine Weisungsbefugnis. Also hängt die Nutzung der zentral ausgehandelten Verträge letztlich vom "Goodwill" der dezentralen Einheiten ab. Dadurch wird der Zentraleinkauf zum "zahnlosen Tiger". Um in solcher Lage dennoch die Existenz des Zentraleinkaufs zu rechtfertigen, investieren manche Unternehmen beträchtliche Summen in IT-Systeme zum Überwachen der Nutzung der Rahmenverträge. Diese Investitionen könnten sie reduzieren, indem
- sie entweder den Einkauf mit der notwendigen Weisungsbefugnis ausstatten würden oder
- die Unternehmensleitung Führungsstärke beweist und die Nutzung der Rahmenverträge "von oben" durchsetzen würde.
3. Cross-funktionale Zusammenarbeit etablieren
Wenn eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fehlt, wirkt der Einkauf oft erst zu einem viel zu späten Zeitpunkt im Beschaffungsprozess mit. Die Folge: So manche mögliche Kostenersparnis wird nicht realisiert. Offensiv Kosten sparen können Unternehmen, indem sie entschlossen folgende Gegenmaßnahmen ergreifen:
- Institutionalisierung des Informationsaustauschs zwischen Einkauf und Fachabteilungen, zum Beispiel in jährlichen oder quartalsweisen Meetings rund um die Erstellung der Budgets
- Einführung von doppelten Berichtslinien (direkt und indirekt) für die Materialgruppenmanager, nämlich zum Einkauf und zum Budgethauptverantwortlichen
- gemeinsame räumliche Ansiedlung von Einkauf und Bedarfsträgern, zum Beispiel von IT-Abteilung und IT-Einkauf auf derselben Etage eines Gebäudes