Wo mehrere Menschen aufeinander treffen, um wichtige Angelegenheiten und ungeklärte Fragen zu besprechen, entstehen schnell Kontroversen, und nur selten herrscht harmonisches Einvernehmen. Bei Gruppengesprächen kommt es zu Konstellationen, die eine unvorhersehbare Dynamik - im positiven wie im negativen Sinne - entwickeln können. Die Teilnehmer werden nicht nur mit unterschiedlichen Meinungen, sondern auch mit verschiedenartigen Charakteren konfrontiert. Einige Teilnehmer sind möglicherweise leicht aufbrausend, andere sind eher zurückhaltend; einer neigt dazu, das eigentliche Thema aus den Augen zu verlieren, ein anderer ist für seine systematische Vorgehensweise bekannt usw.
Immer ist es schwierig, den Ansprüchen der einzelnen Teilnehmer gerecht zu werden und sich dabei auch noch der ursprünglichen Zielsetzung effektiv anzunähern. Wichtig ist daher ein möglichst kontrollierter Ablauf, damit die Besprechung nicht aus dem Ruder läuft und anschließend doch wieder nichts erreicht wurde. Keinesfalls dürfen die Teilnehmer im Nachhinein oder schon während des Meetings das Gefühl erhalten, mit der Besprechung eigentlich nur ihre Zeit zu verplempern.