"Auf einem Portal kann ein Unternehmen Daten, Anwendungen und Services zusammenstellen und Mitarbeitern, Kunden, Partnern sowie Händlern/Lieferanten über einen rollenspezifischen Zugriff zur Verfügung stellen." Mit dieser Definition bot Techconsult im Vorfeld der Befragung den Gesprächspartnern ein einheitliches Verständnis der Portaltechnologie. Auf Basis von 628 Telefon-Interviews mit IT-Leitern und Portalverantwortlichen wurden alle relevanten Themen im Umfeld von Portallösungen untersucht.
Knapp ein Drittel der befragten Unternehmen hab sich intensiv mit Portalen auseinandergesetzt. Knapp 21 Prozent haben dabei mindestens ein Portal im Einsatz. Weitere 11 Prozent stecken in der konkreten Planung eines Portalprojektes.
Im Vorfeld eines Portalprojektes gilt es zahlreiche Hürden zu meistern. Die Befragten nannten eine Fülle von Hemmnissen, die zum Teil so schwer wiegen, dass zahlreiche Projekte verschoben beziehungsweise gar nicht erst in Angriff genommen werden. Zu den wesentlichen Hemmfaktoren gehören:
- Budget- und Personalmangel
- Fehlende/schlechte Strategie
- Mangelnde Möglichkeit der Wirtschaftlichkeitsberechnung
- Schwierigkeiten bei der Backend-Integration
- Schwierige Anpassung an die Geschäftsprozesse
In vielen Fällen kämpfen die Verantwortlichen mit mangelnden Ressourcen und technologischen Schwierigkeiten. Menschliche Hindernisfaktoren, wie die mangelnde Unterstützung durch das Management oder fehlende Akzeptanz durch den Anwender, wie sie in vielen anderen IT-Bereichen zu beobachten sind, würden aber nur in wenigen Fällen ein Problem darstellen.
Viele Verantwortliche in den Unternehmen sehen aber im Wesentlichen die positiven Möglichkeiten einer Portallösung. Zu den Hauptvorteilen, die sich die Anwender aus dem Einsatz einer Portallösung versprechen, gehören:
- Einfache und verständliche Bedienung der Benutzeroberfläche.
- Einfacher, rollenspezifischer Zugriff der Portalbenutzer auf Daten und Anwendungen mittels Berechtigungen
- Effiziente Maßnahmen zur Abwehr von Viren
- Einfache Pflege und Administration der Anwendungen
- Kosteneffizienter Betrieb
Ein kosteneffizienter Betrieb beschäftigt dabei viele Unternehmen. So konnten bis Mitte des Jahres lediglich 14 Prozent der Anwenderunternehmen eine genaue Kostenberechnung durchführen. Etwa die gleiche Zahl scheiterte bei dem Versuch, genaue Zahlen zu ermitteln. Knapp 11 Prozent der Befragten sind im Vorfeld bereits der Meinung, dass eine Kostenersparnis nicht zu ermitteln ist. Das ist ein schwer wiegender Hemmschuh, wenn man die möglichen Kosteneinsparpotenziale betrachtet. So reicht die Kostenersparnis unter den Unternehmen, die schon eine genaue Berechnung durchführen konnten, in vielen Fällen bereits bis zu 40 Prozent. Die durchschnittliche Ersparnis liegt bei knapp 21 Prozent. Allerdings sprechen auch 17 Prozent der Anwenderunternehmen von keinerlei Einsparungen.
Der Erfolg eines Portalprojektes ist somit nicht vorprogrammiert. Vielmehr sind dafür zahlreiche Faktoren aus Sicht der Befragten verantwortlich. So ist im Vorfeld eines Portalprojektes eine genaue Zieldefinition unter Berücksichtigung der Unternehmensstrategie ebenso wichtig, wie die genaue Evaluierung der Anbieter. Bei der Produktauswahl müsse die einfache Bedienbarkeit des Produktes beachtet werden, um später die notwendige Anwenderakzeptanz gewährleisten zu können. Schließlich müssen die einzelnen Projektphasen gegebenenfalls mithilfe externer Berater straff geplant werden. Nicht zuletzt sollte man bereits in der Planungsphase an eine Wirtschaftlichkeitsberechnung denken.
Herausforderungen
Effizienter Ausbau und aktuelle Weiterentwicklung stehen an erster Stelle bei den Portalaktivitäten in den nächsten Jahren. Dazu sollen weitere Anwendungen integriert und Anwendungen vereinfacht werden. Ziel ist es, durch eine Prozessoptimierung und eine höhere Effizienz die Kosten zu senken.
Neben Document- und Content-Management-Systemen, die bereits einen relativ hohen Integrationsgrad aufweisen, wird insbesondere die Integration von SCM, CRM und Data Warehouse sowie ERP und Office-Anwendungen die IT-Verantwortlichen beschäftigen.
Meinung der Redakteurin
"... und wenn wir mal ein paar Minuten Zeit und ein bisschen Geld übrig haben, etablieren wir mal eben ein Unternehmensportal" - diesen Ansatz können sich alle ganz schnell abschminken. Wie die Studie zeigt, zeitigen solche Portale nur Erfolg (auch finanzieller Art), wenn sie genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Und zwar vom Systemhaus, das mit den Wünschen und Potenzialen einer Kundenfirma vertraut ist.