Meetings & Events (M&E)

Veranstaltungsmanagement digital unterstützt



René Proske ist Geschäftsführer der Veranstaltungs-Agentur Proske GmbH. Er schreibt zu digitalen Themen im Umfeld von Meetings und Events (M&E). Bevor er in das Familienunternehmen Proske einstieg war René Proske in der Touristik und in unterschiedlichen globalen Rollen im Marketing und Vertrieb im Finanzbereich tätig.
Für Eventmanager ergeben sich mit der Digitalisierung neue Möglichkeiten. Wir stellen Ihnen Technologien vor die im Verantaltungsmanagement eingesetzt werden können.

Firmenveranstaltungen stehen im Fokus, wenn es um die emotionale Bindung von Kunden, Partnern oder eigenen Mitarbeitern an das Unternehmen geht. Ebenso von Bedeutung sind Aspekte wie Informationsvermittlung oder die Inszenierung von Produkten.

Fast wie im richtigen Auto. Virtual Reality (VR) eignet sich dazu, Umgebungen und Produkte für die Menschen erlebbar zu machen.
Fast wie im richtigen Auto. Virtual Reality (VR) eignet sich dazu, Umgebungen und Produkte für die Menschen erlebbar zu machen.
Foto: Darren Brode - shutterstock.com

Die persönliche Verbindung zu Teilnehmern und digitale Elemente sind dabei zunehmend eng verknüpft: Ohne digitale Elemente sind Events nicht mehr denkbar. Im Vordergrund sollte jedoch immer die Frage stehen, wie der Einsatz von Technologie die Kommunikationsziele und die User Experience der Teilnehmer verbessert.

Digitale Elemente für attraktiveres Erlebnis

Technologie ermöglicht es in Veranstaltungen bestimmte Elemente besser zu inszenieren. Damit kann das Erlebnis der Live-Kommunikation verbessert werden. Auch erlaubt deren Einsatz im Rahmen von Meetings & Events (M&E) eine bessere Personalisierung. Darüber hinaus können Services für die Teilnehmer verbessert werden. Veranstalter haben die Chance, über ein Meeting hinaus mit ihren Zielgruppen in Kontakt zu bleiben. Schon vorab ist über Online-Plattformen eine Vernetzung möglich, die im Anschluss an die Veranstaltung weiter gepflegt werden kann.

Technologien im Veranstaltungsmanagement

Augmented Reality (AR) und Virtual Reality (VR)
Mit AR und VR wird eine völlig neue Dimension des Erlebens möglich, die deutlich über 3D-Angebote hinausgeht. Botschaften und Themen werden anschaulich und spannend inszenierbar. Damit wird es möglich, Produkte auf attraktive Weise zu präsentieren und komplexe Zusammenhänge zu erklären. Heute können AR- und VR-Technologien auch kollaborativ eingesetzt werden.

Lesetipp: Wann Augmented Reality wirklich Sinn macht

Künstliche Intelligenz (KI)
KI im M&E-Bereich wird häufig mit Service-Robotern verbunden. Dabei ist Künstliche Intelligenz weit mehr als nur Robotik. Selbstlernende Systeme kommen in immer mehr Bereichen zum Einsatz, zahlreiche Apps sowie Plattformen sind heute bereits KI-basiert. Im Veranstaltungsumfeld ist etwa an Chatbots oder Indoor Navigation zu denken, mit deren Hilfe weiterführende Informationen bereitgestellt oder die Orientierung unterstützt werden. Auch die Verarbeitung und Verknüpfung von Veranstaltungsdaten können durch KI erleichtert und beschleunigt werden.

RFID
Mit dem kontaktlosen Datenaustausch zwischen einem RFID-Transponder und einem RFID-Schreib-/Lesegerät wird es möglich, die Navigation auf einem Veranstaltungsgelände zu unterstützen. So können Gäste sich besser orientieren. Sind die persönlichen Präferenzen zuvor evaluiert worden, wird es möglich, dem einzelnen Teilnehmer in Echtzeit über eine App darauf basierende Empfehlungen zukommen zu lassen. So erhält er beispielsweise Tipps, wo zu seinen Angaben passende Vorträge oder Sessions stattfinden.

Sensorgesteuerte Daten
Sensoren sind heute in der Lage, äußerst detaillierte Informationen zu liefern. So wird es etwa möglich, über sensorbasierte Armbänder die Emotionen von Teilnehmern zu evaluieren. Daraus lässt sich erkennen, welche Elemente einer Veranstaltung bei den Teilnehmern als positiv bewertet wurden. Daten sind im Zweifel zu anonymisieren und als Gesamtheit zu verwenden.

Smart Data
Liegen dem Veranstalter genügend Daten über die Gäste oder ein Zielpublikum vor, so wird es etwa möglich, die Inhalte der Veranstaltung zielgenau auf die Teilnehmer als Gesamtheit und darüber hinaus auf die einzelnen Gäste zuzuschneiden. So lassen sich bereits im Vorfeld bestimmte Präferenzen abfragen. Darauf basierend können die Teilnehmer in Workshops den Fachgruppen zugeordnet werden, die zu ihren Angaben passen.

Reporting
Investiert der Veranstalter in eine entsprechende Softwarelösung, werden in Verbindung mit den genannten Technologien auch detaillierte Reportings möglich. So können Unternehmen erfahren, welche Sessions besonders gut besucht waren und auf welche Resonanz sie gestoßen sind. In Verbindung mit webbasierten Befragungen im Anschluss an eine Veranstaltung wird ersichtlich, welche Angebote sich gelohnt haben. Bei folgenden Meetings können diese Ergebnisse dann bereits in die Planung einfließen.

Plattformen
Online-Plattformen können als Hub fungieren, auf dem alle Infos im Zusammenhang mit einer Veranstaltung zusammenlaufen. Damit lassen sich unterschiedlichste Funktionen bedienen, die Teilnehmern und Veranstaltern zugutekommen. So sind Gäste in der Lage, sich schon vorab zu informieren und sich bereits mit anderen zu vernetzen. Auf dem Event lassen sich im Idealfall alle Infos abrufen. Auch im Nachhinein können Informationen zur Verfügung gestellt werden und Vernetzung wird ermöglicht. Für Veranstalter stehen Statistiken zur Resonanz von Teilnehmern zur Verfügung.

Summa summarum

Neue Technologien ermöglichen es, Veranstaltungen attraktiver zu machen und sie besser zu personalisieren. Entscheidend dabei ist: Es geht nicht darum, kurzfristige Erlebnisse zu bieten. Vielmehr stehen strategisch ausgearbeitete Planungen im Vordergrund. Im jeweiligen Einzelfall ist zu bewerten, wo digitale Elemente im Hinblick darauf einen Mehrwert bringen und eingesetzt werden sollten.
Unabdingbar ist es, immer zu prüfen, wo welche Daten evaluiert werden, um datenschutzrechtlichen Anforderungen zu entsprechen, die innerhalb der EU mit der DSGVO erheblich verschärft wurden. So wird es unter Umständen notwendig sein, Daten zu anonymisieren.