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Besprechungen richtig planen

34 Stunden Langeweile in Meetings



Christoph Lixenfeld, seit 25 Jahren Journalist und Autor, vorher hat er Publizistik, Romanistik, Politikwissenschaft und Geschichte studiert.

1994 gründete er mit drei Kollegen das Journalistenbüro druckreif in Hamburg, schrieb seitdem für die Süddeutsche Zeitung, den Spiegel, Focus, den Tagesspiegel, das Handelsblatt, die Wirtschaftswoche und viele andere.

Außerdem macht er Hörfunk, vor allem für DeutschlandRadio, und produziert TV-Beiträge, zum Beispiel für die ARD-Magazine Panorama und PlusMinus.

Inhaltlich geht es in seiner Arbeit häufig um die Themen Wirtschaft und IT, aber nicht nur. So beschäftigt er sich seit mehr als 15 Jahren auch mit unseren Sozialsystemen. 2008 erschien im Econ-Verlag sein Buch "Niemand muss ins Heim".

Seit 2014 betreibt er die Informationsplattform www.wohinmitmutter.de.

Christoph Lixenfeld schreibt aber nicht nur, sondern er setzt auch journalistische Produkte ganzheitlich um. Im Rahmen einer Kooperation zwischen Süddeutscher Zeitung und Computerwoche produzierte er so komplette Zeitungsbeilagen zu den Themen Internet und Web Economy inklusive Konzept, Themenplan, Autorenbriefing und Redaktion.
Alle finden Meetings in Unternehmen anstrengend oder überflüssig. Trotzdem gehen sie hin. Das ist ein Fehler.

Niemand der Beteiligten wird dieses Meeting jemals vergessen, so viel ist sicher. Ort war das US-Verteidigungsministerium, Hauptdarstellerin eine neue Staatssekretärin, zuständig für Beschaffung, die ihr erstes Meeting mit Lieferanten und Kollegen aus dem eigenen Haus leiten sollte. Als sie den Raum betrat, sah sie sich 60 Teilnehmern gegenüber. Sie sagte: "Ok, am besten, wir bilden zu Beginn einfach mal einen Kreis. Jeder stellt sich kurz vor und sagt, warum er hier ist." Die Teilnehmer rollten zwar mit den Augen, taten aber, wie ihnen geheißen.

Kleine Runden sind ein gutes Erfolgsrezept. Gruppen von mehr als sieben Menschen können nichts entscheiden.
Kleine Runden sind ein gutes Erfolgsrezept. Gruppen von mehr als sieben Menschen können nichts entscheiden.
Foto: corepics - Fotolia.com

Nach den ersten beiden Vorstellungen sagte die Staatssekretärin: "Vielen Dank für Ihre Interesse. Aber wir brauchen Sie hier heute nicht." Nachdem noch Weitere diese Ansage zu hören bekommen hatten, lösten sich immer mehr Menschen, die noch nicht an der Reihe waren, aus dem Kreis, nahmen ihre Tasche, grüßten wortlos in die Runde und verschwanden. Innerhalb von etwa zwanzig Minuten waren aus 60 Teilnehmern 12 geworden.

Diese Geschichte, erzählt vom Bain & Company-Partner Michael C. Mankings auf dem Blog der Harvard Business Review, beinhaltet im Grunde schon einen der wichtigsten Grundsätze für erfolgreiche Meetings: kleine Gruppen. Wobei die am Ende entstandene Größe von zwölf nach verbreiteter Expertenmeinung immer noch zu groß ist.

Nicht mehr als sieben Teilnehmer in einer Besprechung

In ihrem Buch "Entscheiden & Liefern" haben zum Beispiel die US-Management-Vordenker Marcia W. Blenko, Michael C. Mankins und Paul Rogers "das Gesetz der sieben" formuliert. Bei Gruppen ab einer Größe von sieben Menschen, so ihre These, sinkt die Effektivität mit jedem weiteren Meetingteilnehmer um zehn Prozent. Besprechungen mit 17 und mehr Teilnehmern seien sogar völlig ungeeignet dazu, irgendwelche Entscheidungen zu treffen.

Viele Leser denken an dieser Stelle vermutlich: "Bei uns wird auch in Meetings mit nur fünf Teilnehmern nichts entschieden, sondern zu gelabert." Meetings sind in vielen Unternehmen zur regelrechten Plage geworden. Und das allein schon durch ihre schiere Menge.