65 Meetings pro Monat
Der Software-Hersteller Altassian hat mehrere Untersuchungen und Umfragen zum Thema ausgewertet. Ergebnis: Der Normal-Angestellte in Deutschland nimmt durchschnittlich an 65 Meetings pro Monat teil, hält die Hälfte davon für total überflüssig und schätzt selbst, ca. 34 Arbeitsstunden pro Monat in Besprechungen abzusitzen.
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34 Stunden pro Monat gleich 8,5 Stunden pro Woche, wobei die Zeiten für die Vor- und Nachbereitung dieser Sitzungen noch gar nicht einkalkuliert ist. Warum nur all diese Meetings? Die Antwort ist gleichermaßen schlicht und erschreckend: Weil es schon immer so war.
Pseudowichtige Selbstdarsteller
Und weil sie kaum jemand in Frage stellt. Häuptlinge und Unterhäuptlinge bestätigen sich in pseudowichtigen Laberrunden selbst und gegenseitig ihrer Wichtigkeit und ihrer Macht. Und die Indianer gehen hin, weil der Abteilungsleiter auch hingeht, weil man das so macht, weil alle hingehen, und weil das Wegbleiben als Arbeitsverweigerung, Desinteresse, vielleicht sogar als Obstruktion interpretiert werden würde. Jedenfalls glauben sie das.
An dem ritualisierten Irrsinn ändert sich deshalb nichts, weil die entscheidende Frage niemand stellt. Sie lautet: "Brauchen wir wirklich ein Meeting, um das Thema XY zu klären?" Oder genügt vielleicht ein bilaterales Gespräch, ein Telefonat, ein kurzes Briefing von zwei bis drei Leuten? Der unausgesprochene Grundsatz in vielen Unternehmen lautet: Wenn es etwas zu klären gibt, dann gibt es auch ein Meeting. Alle sind dabei, niemand fühlt sich ausgeschlossen, und weil sich für die Inhalte eh höchstens zwanzig Prozent der Beteiligten interessieren, können die übrigen in Ruhe irgendwas posten oder per Smartphone private E-Mails beantworten.
Höchstens zwei Themen pro Treffen
Ist ein Meeting tatsächlich sinnvoll, dann sollte es sich um maximal zwei Themen drehen. Für die muss es klare Agenden inklusive der entsprechenden Vorbereitung geben. Ein Mitarbeiter sollte konkret für ein Thema zuständig sein, es vorbereiten, die Agenda aufstellen und moderieren.
Pünktlich beginnen und aufhören
Fängt eine Besprechung offiziell um 14 Uhr an, dann ist es völlig inakzeptabel, wenn Teilnehmer erst um 14 Uhr 15 erscheinen. Alles, was diejenigen damit zum Ausdruck bringen, ist, dass ihnen erstens die ganze Veranstaltung völlig egal ist und dass sie zweitens keinerlei Respekt haben vor den Kollegen und deren Arbeitszeit. Als rigorose, aber wirkungsvolle Gegenmaßnahme empfiehlt es sich, um 14 Uhr fünf die Tür des Konferenzraums von innen zu verschließen.
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Ebenso rigoros muss das Ende der Besprechung gehandhabt werden. Denn schließlich steigt die Qualität der Ergebnisse keineswegs mit der Dauer eines Meetings. Wenn das Palaver konsequent auf eine Stunde begrenzt wird, dann ist auch in einer Stunde alles Wichtige erledigt. Sind für dasselbe Thema zwei Stunden angesetzt, dann dauert es eben zwei.