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Altsysteme ablösen

6 Anzeichen, dass es Zeit ist für einen ERP-Wechsel

17.01.2017
Von Ertan Özdil
Ertan Özdil ist CEO von weclapp, einem Anbieter von cloud-basierter Business Software. Bereits 2008 sah er das Potenzial von ERP-Systemen aus der Cloud und war damit einer der ersten, die eine echte Cloud-Lösung auf den Markt brachten. Ertan Özdils Schwerpunkte sind Cloud-Computing, Saas und ERP.
Ganz gleich, wo das ERP-System schwerpunktmäßig eingesetzt wird. Irgendwann stößt es, wie jedes System, an seine Grenzen. Es liefert kaum noch neue Impulse, um die Produktivität weiter zu steigern. Spätestens dann wird es Zeit, über einen Wechsel nachzudenken.

Die folgenden sechs Anzeichen können den Verantwortlichen in Anwenderunternehmen wertvolle Hinweise liefern, wann der Zeitpunkt gekommen ist, über einen Wechsel des eigenen Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) nachzudenken.

1. Es ist noch kein ERP-System implementiert

Ist im Unternehmen noch kein ERP-System im Einsatz, wird es höchste Zeit, einen solchen Schritt in Angriff zu nehmen. Die Komplexität moderner Geschäftsprozesse erfordert ein integriertes System, das alle Abläufe in Produktion, Verwaltung und Vertrieb verknüpft und den Workflow im Unternehmen unterstützt. Mag es im Anfangsstadium noch möglich sein, verschiedene Funktionsbereiche isoliert zu nutzen - spätestens mit steigendem Wachstum wird es zwingend notwendig, eine geeignete Lösung einzusetzen, die sämtliche Bereiche sinnvoll miteinander verknüpft und untereinander kommunizieren lässt.

2. Sinkende Produktivität

Zu den wichtigsten Kennziffern im Unternehmen zählt die Produktivität. Sinkt diese, weil administrative Prozesse immer komplexer werden und in zunehmendem Maße wertvolle Arbeitszeit binden, ist das ein Zeichen dafür, das ERP-System auszuwechseln. Projekte ziehen sich dann wie Kaugummi in die Länge und zwingen Verantwortliche dazu, Deadlines immer wieder nach hinten zu verschieben. Projektbeteiligte sind zu oft mit anderen Aufgaben beschäftigt und stehen nicht wie ursprünglich geplant zur Verfügung. Bei veralteten ERP-Systemen werden Geschäftsprozesse zudem nicht mehr optimal unterstützt. Viele Anwender werden dann "kreativ" und entwickeln für fehlende Funktionalitäten Workarounds. Mit der Zeit entsteht dadurch ein Wildwuchs aus Listen, Kalkulationsblättern und Businessgrafiken, die unternehmensweit kursieren. Irgendwann weiß niemand mehr, wo die Datensammlungen überall gespeichert sind. Datenwildwuchs lässt sich mit der Zeit kaum noch kontrollieren.

3. Das ERP-System ist nicht flexibel genug

Konventionelle ERP-Systeme sind häufig unflexibel, weil ein Zugriff nur am Standort beziehungsweise über Schaltungen wie Standleitungen zu den Niederlassungen möglich ist. Mobilität wird in der sich schnell ändernden Welt immer wichtiger. Dagegen erlauben moderne ERP-Systeme sämtlichen Teammitgliedern jederzeit Zugriff von überall. Ganz gleich, ob sie im Office, auf Geschäftsreise oder gerade zu Hause sind und von dort aus arbeiten. Eine alternative Lösung bieten sogenannte Docker Container. Der Vorteil hierbei ist, dass Unternehmen die Software problemlos in die eigene IT-Infrastruktur integrieren können.

4. Das ERP-System entspricht nicht mehr den Benutzeranforderungen

Wenn Mitarbeiter immer mehr Zeit aufwenden müssen, um das existierende ERP-System bedienen zu können, dann wird es höchste Zeit für einen Wechsel. Trotz regelmäßiger Updates kommt der Lebenszyklus eines Systems irgendwann einmal an eine Grenze. Das System ist veraltet und schleppt aus Kompatibilitätsgründen zu früheren Releases viele Funktionen mit sich herum, die kaum noch jemand versteht. Neue Funktionen werden hingegen nicht auf Anhieb gefunden, weil diese nachträglich und meistens schlecht integriert wurden. Die Folge ist, dass Mitarbeiter das System in seiner Gesamtheit irgendwann nicht mehr richtig verstehen und viel Zeit damit verbringen, Funktionen zu suchen oder Workarounds zu entwickeln. Kurzum, das System wird als umständlich und kompliziert empfunden. Darunter leiden die Motivation und letzten Endes die Produktivität. Ein neues ERP-System, das heutigen Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit entspricht, bringt frischen Wind ins Unternehmen und steigert die Motivation der Mitarbeiter.

5. Das ERP-System entspricht nicht (mehr) den Unternehmensbedürfnissen

Viele Unternehmen betreiben eine Unternehmenssoftware, die von Anfang an nicht optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt war und sich nur mit großem Aufwand oder unzureichend auf die Geschäftsprozesse anpassen ließ. Kurzum, das ERP-System liefert nicht das, was eigentlich gebraucht wird. In diesem Fall ist es mehr als ratsam, möglichst bald einen Schnitt zu machen und auf ein neues ERP-System umzusteigen. Jeder Tag, den man weiter an einem schwer anpassbaren System herumbastelt, treibt die Kosten unnötig in der Höhe. Es ist hoffnungslos vergeudete Zeit, weil man im Grunde genommen weiß, dass ein Umstieg unumgänglich ist. Je früher dieser vollzogen wird, desto besser für die Entwicklung des Unternehmens.

6. Das ERP-System verwaltet nur bestimmte Geschäftsprozesse

Viele ERP-Systeme konzentrieren sich nur auf ausgewählte Geschäftsprozesse. Einige unterstützen schwerpunktmäßig die Vorgänge eines Warenwirtschaftssystems, tun sich aber schwer mit der Buchhaltung. Andere wiederum haben einen Fokus auf Einkauf und Verkauf, erfüllen aber keineswegs die Anforderungen an ein Customer Relationship Management (CRM). Auch Systeme, die Projekte zwar perfekt steuern, jedoch keine Human Resources (HR) verwalten, fallen in diese Kategorie. Wenn das ERP-System die meisten Funktionen zwar beherrscht, für so grundlegende Aufgaben wie Rechnungslegung aber auf ein Standard-Tool zurückgegriffen werden muss, sollte man über einen ERP-Wechsel nachdenken. Nur eine wirklich integrierte ERP-Lösung, die alle wichtigen Teilprozesse des Unternehmens abbildet, ist wirklich optimal auf das Unternehmen abgestimmt. Bevor die unzureichende Abbildung von Geschäftsprozessen zu einem Hindernis wird, weil die Lösung sowieso irgendwann veraltet, sollten die Verantwortlichen einen Wechsel ins Auge fassen.

Fazit

Ganz gleich, ob das aktuelle ERP-System eine komplette Fehlentscheidung war, inzwischen hoffnungslos veraltet oder völlig unzureichend ist - vieles spricht dafür, möglichst frühzeitig zu wechseln. Denn, je länger man am falschen oder veralteten System festhält, desto mehr unnötige Kosten entstehen, die sich eigentlich vermeiden ließen. Davon abgesehen erschwert eine geringe Produktivität, die Geschäftsziele zu erreichen, und wirkt sich negativ auf das Geschäftsergebnis aus. Bei der Auswahl der ERP-Lösung sollte ein System gewählt werden, das alle Kernfunktionen integriert: Von der Business Intelligence über den Workflow bis hin zu Kommunikation und Zusammenarbeit sollte die Lösung alle Bereiche im Unternehmen abdecken. Wer den Wechsel aus Bequemlichkeit scheut, blockiert sich nur selbst. Der Aufwand und die Kosten für den Umstieg wachsen, je länger man wartet. In Bezug auf das bisherige, inferiore System kann der Ratschlag daher nur lauten, den Umstieg lieber früher als später in Angriff zu nehmen.

 

Christoph Hein

Ich stimme da Herrn Blasen zu. Oftmals ist der komplette Wechsel teuer als die inkrementelle Anpassung des Altsystems. Grade wenn ein System etabliert ist und die Mitarbeiter sich an die "schlechten Prozesse" gewöhnt haben, kann der Umstieg auf das augenscheinlich bessere System zu teuer sein.

Bernhard Blasen

Ein Wechsel des ERP ist immer mit hohen Kosten und Risiken verbunden. Bestehende Geschäftsprozesse haben sich oft über Jahre den durch ein ERP System vorgegebenen Abläufen angepasst. Jedes neue System zwingt dazu, diese Geschäftsprozesse zu verändern, denn so flexibel, dass die Abläufe 1:1 übernommen werden können, ist kein System (wäre auch nicht sinnvoll sonst könnte man das alte System ja gleich behalten).
Die Analyse von Alternativsystemen und deren Auswirkungen auf das eigene Unternehmen ist extrem aufwändig. Wenn diese Analyse nicht sauber durchgeführt wird oder wenn die notwendigen Anpassungen der Prozesse nicht akribisch überwacht und durchgesetzt werden, dann ersetzt man ein System durch ein anderes, gibt viel Geld aus ohne tatsächlich eine Optimierung zu erreichen.
Ich habe es oft erlebt, dass ein neues System mit hohem Aufwand eingeführt wurde, das alte System aber weiterhin von vielen Mitarbeitern parallel zum neuen System genutz wurde. Damit ist dann das genaue Gegenteil vom erwünschten Effekt erreicht worden: Redundanz und Mehrarbeit durch Abstimmungsarbeiten zwischen 2 Systemen - oft sogar dann zwischen 3 Systemen, weil zusätzlich zu den beiden ERP-Systemen die Daten noch durch EXCEL-Tabellen ergänzt werden (weil man da alles einfacher findet ;-) ).
Der Hinweis auf diese Abhängigkeiten fehlt meines Erachtens in diesem Artikel. Und wenn bestehende Geschäftsprozesse als passend und ausreichend erachtet werden, gibt es auch keinen Grund, das ERP zu wechseln. Es kann sogar sinnvoll sein, das bestehende System auf einer modernen (web-basierten) Plattform nachzubilden. Der Aufwand, ein "altes" System mit Hilfe von modernen Frameworks und Datenbanken nachzubilden ist oft geringer, als befürchtet und oft auch geringer als der Aufwand für die Vorbereitung und Einführung eines neuen Systems.

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