Welche Aufgaben im Gesamtprojekt aus ihrer Sicht in ihr Aufgabenfeld fallen, schrieben die Teilnehmer des Workshops auf die "Kärtchen". Auf der Vorderseite stand die jeweilige Aufgabe mit Enddatum, auf der Rückseite der Name des Verantwortlichen. Also zum Beispiel auf der einen Seite "Leitung xy ist bis 1. Dezember verlegt" und auf der anderen Seite "Werkstatt, Herr Müller".
Diese Kärtchen stellten die Projektbeteiligten nach Datum geordnet auf die verschiedenen "Spuren" wie "Elektroarbeiten" und "Schlosserarbeiten". Diese Spuren hatte Bald zuvor auf den zusammengeklebten Tapetenbahnen für die verschiedenen Tätigkeitsfelder eingezeichnet - ähnlich wie die Spuren einer Autobahn. "Innerhalb kürzester Zeit hatten wir so einen groben Überblick, wie der Umbau ablaufen könnte", erinnert sich Lackner.
Feintuning mit einfachen Handgriffen
Anschließend begann die Feinarbeit: Die Beteiligten überprüften anhand der "Roadmap", wie die einzelnen Aufgaben zusammenhängen und ob gewisse Tätigkeiten zum Beispiel vorzuziehen wären, damit das Ziel "Neustart der Produktion Mitte Januar" erreicht wird. Schnell wurde so zum Beispiel klar: "Die Leitung xy brauchen wir schon früher, sonst können wir an der Schnittanlage nicht weitermachen." Oder: "Hier fehlt noch die Freigabe des Konzepts, bevor das Ingenieurbüro mit seiner Arbeit beginnen kann." Also wurden die betreffenden Kärtchen verschoben und weitere Kärtchen für neue Aufgaben hinzugefügt.
"Beim Feintuning zeigte sich ein weiterer Vorzug der Roadmap-Methode", erzählt Lackner. "Jeder konnte mit ein, zwei Handgriffen seine Vorstellung vom Ablauf den anderen verdeutlichen - ohne den Projektplanentwurf am Computer zu verändern." Dadurch konnten auch die Mitarbeiter ohne Erfahrung mit Projektmanagement-Software in den Prozess integriert werden.