Hinweis in den Rechnungen
Um den jeweiligen Rechnungsempfänger auf diese Pflicht zur Aufbewahrung hinzuweisen, schreibt das UStG einen entsprechenden Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht in den Rechnungen vor.
Zu beachten ist dabei allerdings, dass dieser Hinweis in der Rechnung lediglich eine Erinnerungs- bzw. Ermahnfunktion hat, da die Aufbewahrungspflicht auch für Nichtunternehmer sich nach dem klaren Gesetzeswortlaut allein aus dem Gesetz ergibt und nicht von einem vorherigen Hinweis abhängig ist.
Insoweit stellt der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht lediglich eine zusätzliche Dienstleistung gegenüber Ihren Kunden dar.
In Anlehnung an einen vom Vorsitzenden des Ausschusses Steuerrecht der BRAK, Herrn Rechtsanwalt Dr. Otto, erstellten Vorschlag für einen Musterhinweis auf anwaltlichen Honorarrechnungen, empfehlen wir Ihnen folgende Formulierung für Ihre Rechnungen:
"Ist die Leistung für den unternehmerischen Bereich des Rechnungsempfängers erbracht worden, muss die Rechnung zehn Jahre aufbewahrt werden. In anderen Fällen beträgt die Aufbewahrungsfrist zwei Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ( § 14 Abs. 1 UStG) ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Verletzung der Aufbewahrungsfrist kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden (§ 26 a UStG)."
Wir empfehlen Ihnen, den Hinweis auf der Rechnung entsprechend dem Formulierungsvorschlag möglichst allgemein zu fassen und im Zweifel ein gewisse rechtliche Unschärfe in Kauf zu nehmen, um Ihre Kunden hinreichend zu informieren.
Zusatzservice für Kunden
Als zusätzlicher Service für Ihre Kunden ist ein entsprechender Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungsfrist auf Ihren Rechnungen sehr zu empfehlen, da vielen Ihrer Kunden die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht wahrscheinlich nicht bewusst ist und ein kurzer Hinweis auf der Rechnung den jeweiligen Empfänger auf die Pflicht zur Aufbewahrung sowie die Rechtsfolgen eines Verstoßes aufmerksam macht.
Der Autor ist Mitglied der Deutschen Anwalts- und Steuerberatervereinigung für die mittelständische Wirtschaft e.V. (www.mittelstands-anwaelte.de).
Weitere Informationen und Kontakt:
Steuerberater- & Rechtsanwaltskanzlei Dr. Hansjörg Reichert, Zeppelinstraße 7, 78224 Singen, Tel.: 07731 9587-0, E-Mail kanzlei@reichert-reichert.de, Internet: www.reichert-reichert.de