MÜNCHEN: VARs, Systemhäuser und Händler, die ihren Kunden zur Telearbeit raten und (Komplett-) Lösungen anbieten, sollten insbesondere folgende Aspekte erörtern:Informationsveranstaltung zusammen mit Unternehmensleitung durchführen, um potentielle Telearbeiter, deren Vorgesetzte, den Betriebs-/Personalrat und andere Abteilungen über das Vorhaben und dessen Konsequenzen für die allgemeine Zusammenarbeit zu informieren
Analyse der Organisation und der Arbeitsprozesse vor allem in Hinblick auf
- Aufgabenbearbeitung kann innerhalb der betroffenen Abteilung weitestgehend autonom erfolgen; Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen ist eher gering
- Austausch von Informationen zwischen den betroffenen Telearbeitern und den Vorgesetzten ist eher gering oder kann am Telefon erfolgen
- Zugriff auf konventionelle Ablagesysteme (Papierarchive) ist eher gering
- Die Erledigung der Aufgaben erfolgt vorwiegend mit Hilfe von EDV
Ermittlung und Gegenüberstellung der Kosten des derzeitigen Büroarbeitsplatzes und des geplanten Telearbeitsplatzes unter Berücksichtigung von
- Personalkosten
- Mietkosten
- Betriebskosten
- Kosten für Büroausstattung, Hard- und Software sowie Telekommunikationseinrichtungen
- Reisekosten
- Telekommunikationskosten
Das in Frage kommende Personal sollte vor allem
- fachlich qualifiziert sein und selbständig agieren können
- in der Lage sein, sich selbst zu motivieren und sowohl Arbeit als auch Arbeitszeit sinnvoll einzuteilen
- die zur Verfügung gestellten DV- und TK-Einrichtungen effektiv nutzen können
- hinreichende Kenntnisse über Hard- und Software aufweisen, um auch bei Problemen adäquat reagieren zu können
Die Rolle des Vorgesetzten der Telearbeiter ist neu zu definieren und verlangt nach Änderungen hinsichtlich
- des Führungsstils
- der Mitarbeitermotivation
- der Ergebniskontrolle
- des Informationsaustauschs
- der Dienstaufsicht
Überprüfung des derzeitigen Arbeitsvertrages und Erstellung notwendiger Zusatzvereinbarungen unter Berücksichtigung von
- arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Bestimmungen
- versicherungsrechtlichen Aspekten
- Datenschutzbestimmungen
Ausstattung des Telearbeitsplatzes unter Berücksichtigung ergonomischer Erfordernisse:
- PC oder Notebook
- Ein- und Ausgabegeräte (Drucker, Scanner, Plotter, etc.)
- Datensicherungslösungen
- Videokonferenz-System
- Spezielle Anwendungssoftware inklusive Remote Control- und Remote Access-Lösungen
- Telefax und Kopierer
- Kommunikationseinrichtungen (Standleitung, analoge oder ISDN-Verbindung) und Kommunikationslösungen (eMail, Internet-Browser, Messaging-Systeme)
Schulungen und Einweisungen der Telearbeiter, die neben einer umfassenden Einführung in Hard- und Software auch
- Maßnahmen zur Selbstmotivation
- Maßnahmen und Möglichkeiten zur Selbstkontrolle
- Zeitmanagement
- Maßnahmen bei Störungen und Ablenkungen (zum Beispiel durch Familienangehörige) beinhalten sollte
Unterstützung der Telearbeiter bei Problemen mit Hard- und Software, mit Telekommunikationseinrichtungen und bei Fragen zur Erledigung der zugewiesenen Arbeiten.
Durchführung einer Kostenanalyse nach Einführung der Telearbeit unter Berücksichtigung von
- Effizienzsteigerungen
- Veränderungen von Fehlzeiten
- Veränderungen der Telekommunikationskosten
- Veränderungen der Betreuungskosten
sowie der sonstigen, bereits zuvor genannten Kostenfaktoren.