„Kannst Du mal eben? Wir müssten mal schnell …“ Mit Sätzen wie diesen fangen unendliche Geschichten im Dasein eines Freiberuflers an. Häufig geht es dann weiter: „Ist wirklich keine große Sache. Wir haben eigentlich auch gar kein Budget dafür. Uns ist nur wichtig, dass es ordentlich gemacht wird, auch wenn es mal wieder supereilig ist – und da haben wir an Dich gedacht.“ Wer jetzt noch nicht aufgelegt oder zumindest eine glaubhafte Begründung erfunden hat, warum er den Eilauftrag keinesfalls annehmen kann, für den beginnt der Stress.
Andererseits: Flexibilität und Geschwindigkeit bei gleichzeitiger gesicherter Qualität sind eines der wichtigsten Argumente für die Beschäftigung von Freelancern in den unterschiedlichsten Branchen. Anders gesagt: Das Geschäftsmodell der meisten Freiberufler und kleinen Unternehmen nötigt immer wieder dazu, solche Quick-and-dirty-Aufträge anzunehmen. Umso wichtiger ist es für sie, die eigenen Arbeitsabläufe möglichst effizient zu gestalten.
Selbstredend, dass die dafür eingesetzten Tools möglichst schnell bereit stehen und das Unternehmensbudget schonen müssen. Zum Glück liefert die Cloud entsprechende Lösungen in rasant zunehmender Zahl und mit steigender Qualität.
Wer den Markt für diese „kleinen Helfer“ über einen längeren Zeitraum regelmäßig betrachtet, der stellt jedoch fest: In immer mehr Kategorien treten Anbieter mit Lösungen an, die sich zwar formal ganz einfach starten lassen, die jedoch inhaltlich oder funktional eine beträchtliche Komplexität aufweisen. So sinnvoll dies in vielen Fällen sein mag – für die eingangs beschriebenen „Mach-doch-mal-schnell“-Szenarien taugt das wenig. Wir stellen deshalb in diesem Artikel fünf wirklich einfache kleine Helfer für den Büroalltag von Freiberuflern und anderen PC-Anwendern vor. Zuvor aber noch ein paar Überlegungen zum Thema Gratis-Cloud-Dienste:
Pro und Contra Gratis-Cloud-Dienste
Beim Thema kostenlose Cloud-Services scheiden sich die Geister. Während die einen auf kostenlose Tools schwören und sich lieber mit teilweise stark eingeschränkter Funktionalität abmühen, als für einen Dienst zu bezahlen, verfahren die anderen nach dem Prinzip: was nichts kostet, kann nichts wert sein. Sie nutzen dann möglicherweise jahrelang eine ungeeignete Software, nur weil sie einmal dafür bezahlt haben und jetzt Aufwand und Kosten eines Umstiegs auf eine andere Lösung scheuen.
Erfahrene Cloud-Anwender hingegen haben meist die Erfahrung gemacht: Kostenlose Tests sind eine prima Möglichkeit, um das am besten geeignete Tool für den eigenen Bedarf zu finden. Ist die Entscheidung jedoch einmal gefallen, lohnt sich zumindest bei häufig genutzten Anwendungen in der Regel auch die Investition in die zumeist kostenpflichtige Professional-Variante, da diese in der Regel flexibler nutzbar und damit auch besser für „Hau-Ruck“-Projekte geeignet ist. Hinzu kommt in den meisten Fällen ein besserer Support, der ebenfalls besonders dann wichtig ist, wenn es mal wieder ganz schnell gehen muss.
Arbeitszeiten erfassen: zeiterfassungonline.com
Ohne Registrierung und Kosten sofort loslegen können die Anwender bei zeiterfassungonline.com. Mit dem Klick auf den Link „jetzt neue eigene Tabelle anlegen“ geht es los. Der Benutzer legt den Namen seines Projekts fest und trägt anschließend einfach Anfang und Ende der Arbeitszeit sowie die Pause ein und der Service errechnet die Netto-Arbeitszeit. Die Werte der verschiedenen Tabelleneinträge werden dabei automatisch addiert.
Praktisch: Beim Online-Speichern von Projekten wird ein Schlüssel vergeben, der die Benutzeridentifikation ohne Angabe von Personendaten ermöglicht. Zeiterfassung online eignet sich auch zur mobilen Zeiterfassung auf vielen gängigen Mobiltelefonen oder Tablets. Allerdings dürften dabei die eingeschränkten Möglichkeiten zur Eingabe und Korrektur von Text mehr stören als am PC. Wem die supereinfache, aber eben auch spartanische Funktionalität von Zeiterfassungonline nicht ausreicht, der findet auf der Seite sowohl weitere Zeiterfassungstools wie etwa eine Erfassungstabelle zur Bearbeitung mit Excel oder OpenOffice sowie eine Vielzahl von Links zu weiteren Online-Zeiterfassungsdiensten.
Formulare anlegen: CMS Frog Formular Generator
Mit dem Formular Generator von CMS Frog lassen sich einfach und schnell Online-Formulare für spontane Umfragen im kleineren Kreis erstellen. Dazu klicken Anwender ihr Formular einfach durch Drag and Drop zusammen. Das gilt sowohl für die standardisiert vordefinierten Felder zur Abfrage von Kontaktdaten, als auch für frei definierbare Fragen. Für Letztere stehen unterschiedliche Elemente zum Eingeben kürzerer oder längerer Freitexte ebenso zur Verfügung wie unterschiedliche Auswahloptionen. Der Benutzer kann beispielsweise je nach Bedarf zwischen Radio-Buttons für Einfachauswahl und Checkboxen für Mehrfachauswahl von Antwortoptionen wählen. Die Eingabefelder lassen sich in Länge und Breite an die Umgebung der jeweiligen Website anpassen. Die Nutzung des Dienstes ist kostenlos, der Anwender muss sich lediglich beim Abspeichern des Fragebogens mit seinen Kontaktdaten (Vorname, Name, Website und E-Mail) registrieren. Nach der Registrierung erhält der Benutzer eine Mail mit Registrierungsbestätigung.
Bei künftigen Besuchen des Formulargenerators werden die angelegten Formulare angezeigt. Mit dem Klick auf das Symbol Einstellungen erhält der Benutzer einen Code zur Einbindung des Formulars in seine eigene Webseite. Damit das funktioniert, muss allerdings Java Script im Browser aktiviert sein. Die Inhalte ausgefüllter Formulare werden standardmäßig mit Klick auf den Button „abschicken“ an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse übertragen. Der Ausfüller erhält anschließend die Rückmeldung, dass sein Formular versendet wurde.
Präsentation erstellen mit Prezi
Eine professionelle Präsentation erstellen – das kann ausgebildete Grafiker und Designer tagelang beschäftigen. Was aber tun, wenn weder der Grafiker noch die Zeit zur Verfügung stehen? Schließlich soll das Ergebnis ja einen guten Eindruck beim Kunden machen. Viele Anwender greifen in diesem Fall zur „Allzweckwaffe“ Powerpoint – und erzielen damit mehr oder weniger brauchbare Ergebnisse. Allerdings erfordert die Microsoft-Software eine ganze Menge Einarbeitungsaufwand, um ihr Potenzial richtig nutzen zu können. Wer diesen nicht investieren kann oder will, muss entweder Abstriche bei der Qualität machen – oder eine Alternative wie Prezi wählen.
Das Grundprinzip von Prezi, alle Elemente einer Präsentation auf einer einzigen Arbeitsfläche anzulegen, hat gleich mehrere Vorteile: Zum einen behält der Ersteller der Präsentation besser den Überblick über die Zusammenhänge zwischen einzelnen „Seiten“ der Präsentation. Zum anderen hat er die Auswirkungen von Änderungen im Ablauf immer im Blick.
Und schließlich vermittelt der Übergang zwischen der Ansicht der gesamten Arbeitsfläche und dem Zoom auf einzelne Bereiche dem Betrachter einen beschwingten, innovativen Eindruck, der vor allem bei komplexen Themen den Zugang erleichtert. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, durch Versenden eines Links an eine Gruppe eine spontane Online-Präsentation zu starten. So können Teams Inhalte während einer Telefonkonferenz gemeinsam erarbeiten. Dabei lässt sich die Funktionalität von Prezi auch für Ungeübte schnell spielerisch erlernen.
Die Kosten für Prezi belaufen sich auf 59 Dollar im Jahr. Dafür erhält der Benutzer neben 500 MB Speicher und der Möglichkeit, sein eigenes Logo einzubinden, auch die Gelegenheit, Präsentationen unter Ausschluss der Öffentlichkeit anzulegen. Wer das nicht braucht und mit 100 MB auskommt, ist mit der kostenlosen Basisvariante gut bedient.
Diagramme gestalten mit Draw.io
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Diagramme gehören deshalb in der geschäftlichen Kommunikation zum Standard. Egal ob als Organigramm, Grundriss oder Schaltplan – die Visualisierung von Zusammenhängen sorgt nicht nur für ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten, sondern sie unterstützt auch die Analyse von Abläufen und Organisationen.
Mit Draw.io steht Anwendern eine einfach bedienbare, kostenlose Alternative zum bekannten Programm Visio zur Verfügung. Der Dienst bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Formen und Verknüpfungen für verschiedenste Anwendungsbereiche in Wissenschaft, Wirtschaft und Technik. Per Drag and Drop ziehen Anwender die gewünschten Elemente aus der jeweiligen Werkzeugpalette auf die Arbeitsfläche, wo sie dann entsprechend den Wünschen des Benutzers angepasst und angeordnet werden können.
Foto:
Fotos bearbeiten mit Adobe Photoshop Express Editor
Fotos gewinnen in der Kommunikation ständig an Bedeutung – insbesondere im Social Web. Allerdings lässt die Qualität vieler Bilder von Produkten und Personen im Web zu wünschen übrig. Anscheinend übersehen viele Benutzer immer noch die Tatsache, dass HD Bildschirme inzwischen bei Endgeräten aller Art zum Standard werden und die Mängel von Fotos schonungslos offenlegen. Die Folge: peinliche Kommentare aus der Community. Mit Tools wie dem Adobe Photoshop Express Editor lässt sich dem gezielt entgegen wirken.
Dabei lädt der Benutzer das Bild zur Bearbeitung hoch und kann es im Browser mit einem speziellen Add-On nach allen Regeln der Kunst bearbeiten – oder aber ganz einfach die Autokorrektur verwenden. In jedem Fall wird das Ergebnis anschließend wieder auf dem eigenen PC gespeichert.