Foto: Grutzeck Software
Markus Grutzeck, Geschäftsführer der Grutzeck Software GmbH, empfiehlt Resellern, in der "Sommerpause" ihren Adressbestand zu aktualisieren, um dann im Herbst mit angereicherten Daten vertrieblich wieder voll durchzustarten.
Warum ist Adresspflege notwendig?
Durchschnittlich veralten pro Jahr zehn Prozent der Privatadressen durch Umzüge, Todesfälle und ähnliches. Unzustellbare Aussendungen verursachen unnötige Portokosten. Doppelte Aussendungen an den gleichen Empfänger werfen ein schlechtes Licht auf das aussendende Unternehmen. Laut einer Studie der Deutschen Post von 2010 waren durchschnittlich 16 Prozent der Bestandskunden branchenübergreifend postalisch nicht zustellbar.
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Im B2B-Bereich sind weitere qualifizierende Merkmale wie der korrekte Ansprechpartner mit Funktionsbezeichnung, Durchwahl, E-Mail-Adresse sowie Unternehmensmerkmale wie Branche und ähnliches wichtige Grundlagen für Segmentierungen.
Erfolgsgrundlagen für die wirkungsvolle Adresspflege
Adresspflege ist eigentlich keine Einmalaufgabe, sondern sollte kontinuierlich erfolgen. Den Mitarbeitern muss dabei der Wert einer Adresse vor Augen gestellt werden. CRM-Softwarel-Systeme unterstützen den Prozess, in dem zum Beispiel sichtbar ist, wie lange ein Datensatz nicht mehr bearbeitet oder aktualisiert wurde. Und dann könnte dier CRM-Software den Sachbearbeiter anhand eines Symbols darauf aufmerksam machen, die Kontaktdaten im Gespräch mit dem Kunden zu überprüfen.
Doppelte Datensätze lassen sich in einer professionelle CRM-Lösung über den phonetischen Dublettencheck identifizieren.
Wo kommen die aktuelle Daten her?
Als Quellen für die Datenaktualisierung eignet sich dabei das direkte Gespräch mit dem Ansprechpartner. Wertvolle Daten liefern aber auch die Email-Signatur, das Impressum der Website oder allgemein zugängliche Daten etwa aus sozialen Netzwerken wie Xing, Linkedin, Facebook oder Google+.
Wer das nicht selbst machen will, kann Dienstleister mit der Adressaktualisierung beauftragen. Dabei lassen sich Daten anreichern, doppelte Adressen identifizieren und Verstorbene Personen und insolvente Unternehmen identifizieren. Die Deutsche Post bietet zu diesem Thema einen Ratgeber.
Datenschutz: Nutzung der Daten für die werbliche Ansprache
Wenn Sie im direkten Kundenkontakt die Daten überprüfen, holen Sie auch direkt das Einverständnis (Opt-In) für die werbliche Ansprache ein. Nach UWG (Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb) und BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) benötigen Sie das Einverständnis des Betroffenen zur werblichen Ansprache für jeden Kommunikationskanal getrennt. Der Betroffene muss dabei über die Nutzung seiner Daten und sein Widerspruchsrecht aufgeklärt werden. Mehr dazu finden Sie in diesem Video
Dafür sollten Sie entsprechende Eingabefelder in Ihrer CRM-Software vorhalten, um so das Einverständnis dokumentieren zu können. Diese Opt-Ins müssen dann auch im Kampagnenmanagement berücksichtig werden.
Im Rahmen der Datenaktualisierung sollten Sie auch gleich das Thema SEPA mit bedenken. Denn für Unternehmen entfallen zum 1. Februar 2014 im Zahlungsverkehr die gewohnte Konto-Nr. und BLZ zugunsten von IBAN und BIC. Prüfen Sie also, ob in Ihrem CRM-System auch Bankverbindungen gespeichert werden. Fragen Sie den Hersteller Ihrer CRM-Software, ob es bereits Funktionen / Felder für IBAN / BIC Umstellung vorgesehen sind. Mehr dazu auf dieser Website.
Erfolgsfaktoren im Vertrieb
Aktuell gepflegte Kontakte bilden die Grundlage für jeden Vertriebserfolg. Werden Adressdaten nicht aktualisiert, veralten diese und werden wertlos. Dabei ist die Datenpflege keine Einmalaufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Dafür sind alle Mitarbeiter im Kundenkontakt zu sensibilisieren. (rw)