Das gesetzeskonforme Archivieren von E-Mails wird in vielen deutschen Unternehmen trotz eindeutiger Regelungen immer noch vernachlässigt. Das berichtet unsere Schwesterpublikation Computerwoche in ihrer neuen Ausgabe (20/2006, EVT: 19. Mai). So gibt es demnach in rund zwei Dritteln (64 Prozent) der Firmen nach wie vor keine innerbetrieblichen Bestimmungen, wie elektronische Daten - und hier insbesondere die E-Mail-Kommunikation - aufbewahrt werden müssen.
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen sind aber bereits seit dem 1. Januar 2002 in Kraft. In diesen schreibt das Bundesfinanzministerium vor, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, sämtliche steuerrelevante Daten maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen. Für Buchführungsunterlagen, Jahresabschlüsse oder Buchungsbelege ist eine zehnjährige Archivierungs-Dauer vorgesehen, für Handelsbriefe und sonstige Unterlagen gelten sechs Jahre. Für die Online-Kommunikation - also den E-Mail-Verkehr -, die auch bei Geschäftsvorgängen immer mehr Raum einnimmt, bedeutet dies in der Praxis: Unternehmer sind nicht nur dazu verpflichtet, E-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Sie müssen auch gewährleisten, dass alle betriebswirtschaftlich und steuerrechtlich relevanten E-Mails samt deren Anhängen jederzeit verfügbar gemacht werden können.
IT-Chefs, denen eine mangelnde Pflichterfüllung nachgewiesen wird, bekommen arbeitsrechtliche Probleme und müssen sogar mit einer fristlosen Kündigung rechnen. Kommt es aufgrund der lückenhaften Dokumentation der Geschäftskommunikation zu einer Zwangsschätzung der Unternehmenswerte durch das Finanzamt, sind darüber hinaus auch Schadensersatzforderungen möglich. (mf)