Der Gesetzgeber verlangt, dass bestimmte Unterlagen in Unternehmen eine gewisse Zeit lang von dem Tag an, an dem sie erstellt wurden, aufbewahrt werden. Aber irgendwann reicht es dann auch. Das Unternehmen recycle-it listet auf, welche Unterlagen nach dem 31. Dezember 2010 vernichtet werden können:
a) Aufzeichnungen aus 2000 und früher
b) Inventare, die bis zum 31.12.2000 aufgestellt worden sind
c) Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2000 oder früher aufgestellt worden sind
d) Buchungsbelege aus dem Jahre 2000 oder früher
e) empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2004 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden
f) Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2004 oder früher
Dabei sind jedoch die Fristen für die Steuerfestsetzungen zu beachten.
Nicht vernichtet werden dürfen Unterlagen, wenn sie von Bedeutung sind
a) für eine begonnene Außenprüfung
b) für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
c) für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt
d) bei vorläufigen Steuerfestsetzungen
Es ist darauf zu achten, dass die elektronisch erstellten Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen.