Unternehmen führen zahlreiche Veranstaltungen durch - zum Beispiel Weihnachtsfeiern, Neujahrsempfänge und Händlertagungen. Entsprechend hoch sind meist nicht nur die Kosten, sondern auch die Einsparmöglichkeiten - ohne dass die Qualität sinkt.
Für Veranstaltungen, auch "Events" genannt, geben Unternehmen beachtliche Summen aus. Häufig "eingekaufte" Veranstaltungen sind Betriebsfeste wie Weihnachtsfeiern und Neujahrsempfänge sowie Händlertagungen. Entsprechend hoch sind die Kosten.
Deshalb fragt sich laut Dr. Bernhard Höveler, Geschäftsführer der Einkaufsmanagementberatung Höveler Holzmann Consulting, Düsseldorf, manch Unternehmen in wirtschaftlich eher schwierigen oder unsicheren Zeiten: Sollen wir auf unser Betriebsfest verzichten? Oder: Sollen wir unsere Neujahrstagung für unsere Händler oder Kunden dieses Jahr mal ausfallen lassen? Ein solcher Verzicht ist laut Höveler meist schwierig, weil die Veranstaltungen in der Regel Firmentradition sind. "Deshalb geht von ihrer Streichung eine negative Signalwirkung aus - nach innen und nach außen."
Die Kosten, aber nicht die Qualität senken
Stattdessen sollten sich, so Höveler, Unternehmen lieber fragen: Wie können wir die Veranstaltungen "preis-werter" einkaufen? Denn hier ruhen in der Regel beachtliche Einsparpotenziale - insbesondere bei Unternehmen, die mit dem Planen und Organisieren der Events externe Agenturen beauftragen, weil sie selbst keine Veranstaltungsspezialisten beschäftigen.
Möchte ein Unternehmen "Events preiswerter einkaufen", dann muss es laut Höveler zunächst die "5 Ws" des Einkaufs kennen: WER kauft WAS von WEM zu WELCHEM Preis in WELCHER Menge? Sein Tipp: "Sichten Sie die Rechnungen der bisherigen Veranstaltungen, und ordnen Sie deren Einzelposten den verschiedenen Gewerken wie Technik, Kreativ-Dienstleistungen und Catering zu." So gewinnen die Unternehmen einen Überblick über das Einkaufsvolumen und ein Gespür dafür, wo Einsparpotenziale ruhen.