Erster Schritt: die fünf W-Fragen beantworten
Bei deren Realisierung stehen Unternehmen häufig vor der Problematik, dass sie beim Einkauf von Veranstaltungen die "5 Ws" des Einkaufs (WER kauft WAS von WEM zu WELCHEM Preis in WELCHER Menge?) nicht beantworten können. Ohne diese Faktenbasis kann man aber weder Transparenz über das Einkaufsvolumen erreichen, noch solide Ansatzpunkte für Optimierungsmaßnahmen identifizieren.
Ein Sichten der Rechnungen und Kostenvoranschläge der bisherigen Veranstaltungen gibt meist Aufschluss über die gesuchten Fakten. Bewährt hat es sich, die Ausgaben in einem "Beschaffungsgruppen-Baum" abzubilden und für den Einkauf der Veranstaltungen ein "Gewerkeraster" (zum Beispiel für Technik, Kreativ-Dienstleistungen, Catering) mit konkreten Volumenangaben zu erstellen. Dies ist zuweilen nicht einfach. Denn häufig sind die Einzelleistungen aus den Rechnungen nicht ersichtlich. Pauschale Rechnungspositionen dominieren und Preis- und Mengenangaben sind nicht per se aufgeschlüsselt. Das erschwert das Zuordnen der Ausgaben zu den einzelnen Gewerken.
Dennoch ist eine Zuordnung der Leistungen zu den "Ästen" des Beschaffungsgruppen-Baums sowie den Gewerken zwingend erforderlich, um Strategien zur Kostensenkung zu identifizieren. Sonst gleicht der Optimierungsversuch einem Blindflug. Hat sich das Unternehmen einen Überblick über die fünf Ws verschafft, kann es fünf Einkaufsstrategien ansetzen, um seine Kosten beim Einkauf von Veranstaltungen zu reduzieren.
Strategie 1: Restrukturierung der Lieferantenbeziehung
Der wichtigste Ansatz zur Reduktion der Kosten beim Einkauf von Veranstaltungen ist das Aufbrechen der Wertschöpfungskette. Das entspricht leider nicht der gängigen Praxis. Die Arbeit fast aller Eventagenturen orientiert sich am Prinzip "Alles aus einer Hand" ("Full Service"). Man kann bei ihnen komplette Veranstaltungen von der Planung über Technik, Veranstaltungspersonal und Catering bis hin zum Setbau einkaufen. Dieser Full-Service führt dazu, dass das einkaufende Unternehmen recht viel Geld für Agenturleistungen bezahlt. Ziel der Restrukturierung der Lieferantenbeziehung ist es, nicht mehr alle Gewerke beim "Generalunternehmer" Eventagentur einzukaufen, sondern die Gewerke getrennt zu beschaffen.
Viele Unternehmen scheuen diesen Schritt vor allem aus zwei Gründen:
- Veranstaltungsagenturen versuchen gezielt, Unsicherheit zu schüren. Sie behaupten, dass ein reibungsloser Ablauf der Veranstaltung nicht garantiert werden könne, wenn nicht die durch die Agentur vorgeschlagenen Subunternehmer beauftragt würden.
- In den Unternehmen ist häufig nicht das benötigte Fachwissen für die erfolgskritischen Gewerke Setbau und Technik vorhanden.
Mit einer Spezifikationsoptimierung können diese Probleme schnell überwunden werden.