Strategie 2: Spezifikationsoptimierung
Die Spezifikationsoptimierung beinhaltet ein akribisches Überprüfen und Überarbeiten des Veranstaltungsbedarfs. Viele Unternehmen kaufen wie beschrieben Veranstaltungen komplett über Eventagenturen ein. In diesem Falle wird der Einkaufsbedarf von den Agenturen spezifiziert. Die Agenturen selbst wiederum lassen in der Regel den technischen Bedarf von ihren Sublieferanten, in diesem Fall den Techniklieferanten, spezifizieren. Diese spezifizieren bevorzugt die Produkte, "die sie auf Lager haben" und ihnen den höchsten Gewinn versprechen. Dieses Vorgehen entspricht nicht unbedingt dem Kundenbedarf.
Durch das fallweise Hinzuziehen von Experten, zum Beispiel unabhängigen Veranstaltungsmeistern, die den Bedarf des Unternehmens exakt spezifizieren, lässt sich das Problem leicht und kostengünstig lösen. Damit ist das Unternehmen nicht mehr auf die Spezifikationsleistung der Agenturen und ihrer Sublieferanten angewiesen. Das erleichtert die Kostenkontrolle. Außerdem kann das Unternehmen dann fallweise Gewerkelieferanten ohne Hinzuziehung einer Agentur direkt beauftragen. Aus Folge hiervon fallen die Handling Fees der Agenturen weg, und das Unternehmen streicht die Kickbacks (Volumenrabatte), die sonst die Veranstaltungsagenturen verbuchen, selbst ein.
Strategie 3: Volumenkonzentration
Häufig haben Unternehmen mehrere Agenturen und Gewerkelieferanten für dasselbe Produkt beziehungsweise dieselbe Dienstleistung. Durch eine Bündelung des Volumens, zum Beispiel durch den Aufbau eines unternehmensweiten Lieferantenpools, können sie signifikante Kostenvorteile für Events realisieren. Denn hierdurch reduziert sich die Zahl der Lieferanten und der Bedarf wird fokussiert. Beides erhöht die Verhandlungsmacht des einkaufenden Unternehmens und erleichtert die Vereinbarung von Volumenrabatten.
Strategie 4: Preis-Benchmarking
Der Aufbau eines unternehmensweiten Agenturen-/Lieferantenpools sollte durch eine möglichst breit angelegte Ausschreibung erfolgen, um sicher zu stellen, dass das bestmögliche Preis-Leistungsverhältnis erzielt wird. Wichtig ist es im Vorfeld, Preisindikatoren für repräsentative Veranstaltungen zu identifizieren, damit eine fundierte und kostenorientierte Auswahl der Lieferanten erfolgen kann. Danach sollte das Unternehmen konkrete Veranstaltungen innerhalb des Lieferantenpools ausschreiben. Das fördert den Wettbewerb im Pool und das Unternehmen erreicht weitere Kosteneinsparungen.
Neben dem externen Preis-Benchmarking kann eine interne Überprüfung der Preise den Weg zu Einsparungen ebnen. Oft kaufen mehrere Abteilungen eines Unternehmens die gleichen oder ähnliche Veranstaltungsdienstleistungen ein - zu unterschiedlichen Preisen. Als Beispiele können hier die Tagessätze von Projektleitern, Projektassistenten und Technikern genannt werden. Mit konsequenten internen Preisvergleichen können Unternehmen Ungereimtheiten vermeiden und schnelle Erfolge, sogenannte "Quick Wins", realisieren.