Einzelnachweis
Der Arbeitgeber kann aber auch die tatsächlichen Gesamtkosten des Kfz ermitteln (z.B. Benzin, Reparaturen, Versicherung, Steuer, Abschreibung usw.) und den Einzelnachweis aller Fahrten führen sowie die Aufteilung dieser Gesamtkosten im Verhältnis der privat gefahrenen zu den übrigen gefahrenen Kilometern vornehmen (individuelle Methode). Die gefahrenen Kilometer sind getrennt nach Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und Dienstfahrten über ein Fahrtenbuch oder mittels eines Fahrtenschreibers nachzuweisen.
Der Bundesfinanzhof hat die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch genau definiert (Urteil v. 16.03.2006, VI R 87/04). Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss danach grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten. Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren. Für private Fahrten genügt die Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein entsprechender Vermerk. Die Führung eines Fahrtenbuchs nur für einen begrenzten, repräsentativen Zeitraum ist nicht ausreichend.
Die tatsächlichen Gesamtkosten des Kraftfahrzeuges sind durch Belege im Einzelnen nachzuweisen. Bei der Veranlagung zur Einkommensteuer ist der Arbeitnehmer aber nicht an die im Lohnsteuerabzugsverfahren angewandte Methode gebunden. Er kann also im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung die Anwendung der individuellen Methode durch Vorlage eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs verlangen. Für den Ansatz des (dann geringeren) Arbeitslohns in der Steuererklärung wird eine Aufstellung der Gesamtkosten des Fahrzeugs benötigt. Hier bedarf es der Mitwirkung des Arbeitgebers. Bei sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnissen sollte jedoch bedacht werden, dass eine nachträgliche Anwendung nur steuerliche Wirkung entfaltet.