Experten einbinden
Hebel 2: Bedarfsorientiert "Experten" hinzuziehen
Bei erfolgskritischen Gewerken wie der Veranstaltungstechnik können Unternehmen zum Spezifizieren ihres Bedarfs unabhängige Experten hinzuziehen. Dann sind sie nicht mehr auf die Spezifikationsleistung einer Full-Service-Agentur angewiesen. Das erleichtert die Kostenkontrolle. Ein weiterer Vor-teil: Sie können fallweise Gewerkelieferanten ohne Hinzuziehung einer Agentur direkt beauftragen, so dass deren "Handling Fees" entfallen.
Hebel 3: Mit wenigen guten Lieferanten kooperieren
Viele Unternehmen kaufen dieselben Leistungen mal bei diesem und mal jenem Lieferanten ein. Bündeln Sie das Einkaufsvolumen und bauen Sie einen Lieferantenpool auf. Denn je größer das Einkaufsvolumen ist, umso leichter können Sie Rabatte vereinbaren.
Hebel 4: In- und extern die Preise vergleichen
Wenn der Lieferantenpool steht, sollten Sie in ihm konkrete Veranstaltungen wie zum Beispiel Ihr Be-triebsfest ausschreiben. Das fördert den Wettbewerb im Pool.
Oft kaufen in größeren Unternehmen auch mehrere Abteilungen dieselben Veranstaltungsdienstleistungen ein - zu unterschiedlichen Preisen. Führen Sie deshalb interne Preisvergleiche durch. Mit ihnen lassen sich oft so genannte "Quick Wins" realisieren.
Hebel 5: Eventuell "Koordinationsagentur" beauftragen
Wenn in Ihrem Unternehmen das nötige Personal fehlt, um den Einkauf der erforderlichen Gewerke zu koordinieren, dann können sie diese Aufgabe auch einer Agentur übertragen. Diese "Koordinations-Agentur" agiert dann als Treuhänder für Ihr Unternehmen. Sie betreut das Erstellen der Spezifikationen durch externe Experten und das Ausschreiben der Gewerke. Wichtig dabei: Die "Koordinations-Agentur" darf nicht zugleich Lieferant einzelner Gewerke sein. Sonst sind Interessenkonflikte programmiert.
Wenn Sie so vorgehen, können Sie und Ihre Mitarbeiter oder Kunden auch künftig kräftig feiern, ohne dass die Kosten durch die Decke schießen. (oe)
Der Autor Dr. Bernhard Höveler ist geschäftsführender Gesellschafter der HÖVELER HOLZMANN CONSULTING GmbH, Düsseldorf (www.hoeveler-holzmann.com). Diese auf das Einkaufsmanagement spezialisierte Unternehmensberatung unterstützt Unternehmen beim Identifizieren und Realisieren von Einsparpotentialen im Einkauf und beim Schaffen von Strukturen und Abläufen, die ein professionelles Beschaffungsmanagement ermöglichen. (E-Mail: bernhard.hoeveler@hoeveler-holzmann.com, Tel.: 0211 55789447)