Im Rahmen der sogenannten "digitalen Betriebsprüfung" ist die Finanzverwaltung seit dem 1. Januar 2002 berechtigt, Buchführungsdaten auch in elektronischer Form einzusehen. Entsprechend müssen auch diese Daten zehn Jahre abrufbereit zur Verfügung. Bei Umstellung des EDV-Systems innerhalb eines zehnjährigen Zeitraums ist es daher bei sehr umfangreichen Buchhaltungsdaten unter Umständen erforderlich, einen Einzelplatzrechner mit dem alten EDV-System für eine eventuelle Betriebsprüfung vorzuhalten.
Eine Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen führt dazu, dass eine Buchführung durch das Finanzamt als nicht mehr ordnungsgemäß im Sinne der §§ 140 bis 148 der Abgabenordnung eingestuft werden kann. Eine nicht ordnungsgemäße Buchführung erlaubt es dem Finanzamt, die Besteuerungsgrundlagen eines Steuerpflichtigen zu schätzen.
"Dank eines Urteils des Bundesfinanzhofs aus dem Jahr 2002 und mehrerer Anweisungen der Finanzverwaltung aus dem Jahr 2005 hat sich für Unternehmer und Selbständige im Hinblick auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ein neues Steuersparpotenzial eröffnet", erläutert Steuerberater Gerhard Wagner. Aufwendungen für die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen sind häufig ganz beträchtlich und können beziehungsweise müssen sogar vom Unternehmer schon heute in seiner Bilanz zurückgestellt werden. Als künftige Aufwendungen fallen hierunter insbesondere die Lagerkosten (Raummiete beziehungsweise Gebäudeabschreibungen), die Abschreibung der Archiveinrichtung sowie die Personalkosten für die Einlagerung.
Kontakt und weitere Informationen:: SH+C Wagner Bumes Winkler GmbH, Steuerberatungsgesellschaft, Regensburg, www.shc.de (mf)