Klare Vereinbarungen treffen
Ist die Einrichtung eines Home Office geplant, sollten Unternehmen systematisch vorgehen und einige Grundregeln befolgen. So lassen sich alle steuerlichen Begünstigungen ausschöpfen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten in jedem Fall eine arbeitsrechtliche Vereinbarung zum Home Office treffen. Darin sollten sie die zeitliche Nutzung von betrieblichen Räumen und Home Office genau festhalten. Besonders wichtig ist, dass aus der Regelung das Interesse des Arbeitgebers an der Heimarbeit des Mitarbeiters hervorgeht. Auch Kontrollrechte des Arbeitgebers und deren Umfang sind aufzunehmen.
Die arbeitsrechtliche Vereinbarung sollte auch Fragen der IT-Sicherheit sowie den Gesundheits- und Versicherungsschutz umfassen. Andernfalls drohen Missverständnisse oder haftungsrechtliche Streitfälle (siehe Kasten "Home Office: häufige Stolperfallen vermeiden" auf Seite XXX).
Heimarbeiter sollten private und betriebliche Kosten möglichst trennen. Idealerweise richtet der Arbeitnehmer einen separaten Raum als Home Office ein. Alternativ kommen auch ein Arbeitsplatz oder eine Arbeitsecke in Betracht. Das Arbeiten per Notebook am privaten Esstisch oder auf der Couch hingegen, ist steuerrechtlich nicht erlaubt. Hier lassen sich Privatsphäre und Arbeitsbereich nicht mehr trennen, was einen steuerlichen Kostenabzug grundsätzlich verhindert.
Lageplan erstellen, Belege sammeln
Arbeitnehmer sollten zusätzlich folgende Vorkehrungen treffen: Sie sollten die Größe des Arbeitszimmers genau dokumentieren, um dem Finanzamt eine Kostenüberprüfung zu ermöglichen. Dazu sind ein bemaßter Grundriss und ein Lageplan sorgfältig aufzubewahren. Durchgänge in andere Räume, die die Nutzung des Arbeitszimmers beeinträchtigen, sollten aus der Kostenaufstellung herausgerechnet werden. Andernfalls nimmt das Finanzamt pauschale Kostenkürzungen vor.
Um auch die laufenden Kosten für ein Home Office geltend zu machen, sollten Heimarbeiter alle Belege für die Steuererklärung sammeln. Dazu zählen die anteilige Miete, Abschreibungen, Zinsaufwendungen, Wasser- und Energiekosten, Renovierungskosten und Grundsteuer, aber auch Müllgebühren oder Versicherungen.
Der organisatorische Aufwand lässt sich mit einer interessanten Option deutlich reduzieren: Der Arbeitnehmer kann das häusliche Arbeitszimmer auch an den Arbeitgeber vermieten. Der Bundesfinanzhof macht allerdings zur Bedingung, dass der Arbeitgeber gleichartige Mietverträge auch mit Dritten abschließt und keinen betrieblichen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt (Az. V R 131/00).
Dann kann der Arbeitnehmer die Kosten für das Home Office über die "Anlage V" geltend machen, muss aber im Gegenzug auch die Mieteinnahmen versteuern. Unternehmen können die Mietzahlungen und die angefallenen Nebenkosten als Betriebsausgaben absetzen. Welches Modell letztlich sinnvoll und praktikabel ist, sollten Unternehmen im Vorfeld mit ihrem steuerlichen Berater diskutieren. (oe)
Der Autor Klaus Zimmermann ist Steuerberater in der Kanzlei DHPG Dr. Harzem & Partner KG in Bornheim.
Kontakt und Infos:
www.dhpg.de