Von Dr. Ronald Wiltscheck
Fast 1,4 Millionen Spam-Mails täglich, so konnte es bei Springer & Jacoby nicht weitergehen. Zwar bekämpfte die Werbeagentur Spam bereits mit einer Open-Source-Lösung, doch Mitte 2006 war auch diese am Ende ihrer Kräfte. Sie konnte die zunehmende Flut an Bilder-Spam nicht mehr abwehren, und so arbeiteten die internen E-Mail-Systeme permanent am Anschlag.
Da traf es sich gut, dass zu diesem Zeitpunkt ein Mitarbeiter des IT-Security-Dienstleisters EyeT Secure in der EDV-Abteilung von Springer & Jacoby anrief. Schnell kam die Rede auf die nicht mehr zu bewältigenden Mengen an Spam-Botschaften, und da konnte EyeT Secure gleich eine Lösung präsentieren. Das 13-Mann-Unternehmen ist nämlich kurz davor Partner von Postini geworden, einem Anbieter von Spam-Filter-Diensten. Das heißt, der Kunde muss weder zusätzlich Hard- noch Software erwerben, sein gesamter E-Mail-Verkehr wird einfach auf einen Postini-Server umgeleitet, dort von Spam befreit und danach "sauber" zugestellt.
Genau einen solchen Dienst wollten die Verantwortlichen bei Springer & Jacoby in Anspruch nehmen. "Eine Appliance-Lösung stand von Anfang an nicht zur Debatte, denn damit wäre wieder der gesamte Spam bis zu uns ins Haus gekommen. Wir hätten dann die gleiche Problematik der Kapazitätsgrenzen gehabt, wie wir sie schon von unseren E-Mail-Servern kannten", erinnert sich Joe Spanehl, IT-Direktor bei Springer & Jacoby.
So hat sich die Agentur von Beginn an auf einen sogenannte Managed Security Service als Spam-Blocker fokussiert. Selbstredend bietet so etwas nicht nur Postini an. Deshalb verschaffte sich Joe Spanehl mit seinem achtköpfigen IT-Team im September 2006 zuerst einen Überblick über die bestehenden On-Demand-Lösungen.
Rat bei befreundeten IT-Leitern geholt
"Einige Anbieter von E-Mail-Security verfolgen das Konzept, alle E-Mails, die als Spam eingestuft werden, sofort zu löschen. Allerdings können so wichtige Mails, die irrtümlich als Spam identifiziert wurden, verloren gehen", lautete Spanehls Fazit nach dem ersten Test der unterschiedlichen Spam-Filter-Dienste. Andere Software-as-a-Service-Anbieter (SaaS) schieden wiederum für ihn aus, weil IT-Leiter befreundeter Unternehmen keine guten Erfahrungen mit ihnen gemacht hatten. Denn der EDV-Chef bei Springer & Jacoby legte großen Wert nicht nur auf die Spam-Filter-Funktionalität allein, sondern auch auf die Service Level Agreements und die individuelle Konfigurierbarkeit des Systems.
Die Entscheidung zugunsten von Postini und dessen Vertriebspartner EyeT Secure fiel schließlich im Oktober 2006. Ein einmonatiger Testlauf wurde nicht nur mit Mitarbeitern aus der IT-Abteilung durchgeführt, sondern auch die Agenturleitung war involviert. So konnten sich alle Verantwortlichen in den verschiedenen Bereichen selbst ein Bild von dem Postini-Service machen.
Bereits mit der Testinstallation machten die Springer & Jacoby-Pilotanwender sehr gute Erfahrungen. Aus diesem Grund hat anschließend EyeT Secure diese Version des Postini-Services, die Postini Perimeter Manager Enterprise Edition, bei dem Kunden installiert, wobei von "Installation" eigentlich nicht die Rede sein kann, schließlich werkelt die gesamte Spam-Abwehr-Software nur auf den Postini-eigenen Servern. Dennoch: Auch bei Springer & Jacoby musste ein EyeT-Secure-Mitarbeiter im Vorfeld viele Einstellungen an dem Postini-Service selbst vornehmen - natürlich alles webbasiert.
Nachdem der Mailverkehr auf die Postini-Server umgeleitet wurde, hat EyeT Secure die für den Kunden passenden Whitelists angelegt. E-Mails von bekannten Absendern, etwa von Kunden, Geschäftspartnern oder auch erwünschte Newsletter waren damit grundsätzlich zugelassen.
Self-Service war erwünscht
Diese "weißen Listen" der erlaubten Absender kann übrigens jeder Mitarbeiter bei Springer & Jacoby individuell pflegen. Dies ist in vielen Unternehmen nicht erlaubt, und man muss den Systemadministrator bitten: "Lass bitte diesen Newsletter an mich durch."
Denn was für den Mitarbeiter aus der Marketingabteilung eine wichtige Informationsquelle sein mag, ist für den Techniker aus dem Forschungsressort schlicht und ergreifend Müll. Deswegen sind unternehmensweite "Whitelists" nur in den seltensten Fällen sinnvoll. Andererseits gleicht es einer Sisyphusarbeit, für jeden Mitarbeiter eine individuelle Liste mit gewünschten E-Mail-Absendern anzulegen und sie auch noch Tag für Tag zu pflegen. Da ist "Self-Service" eindeutig die bessere Wahl.
Diese Ansicht vertritt auch der IT-Chef bei Springer & Jacoby: "Für die IT-Abteilung hat dies den Vorteil, sich nicht mehr mit der manuellen Anpassung von Spam-Filtern beschäftigen zu müssen und wieder mehr Zeit für andere Aufgaben zu haben." So konnten bereits nach einem Tag die Mitarbeiter der Werbeagentur die neuen Spam-Filter-Dienste in Anspruch nehmen. In der ersten Woche musste zwar noch der Dienstleister ab und zu Hilfestellung leisten - natürlich alles per Datenfernübertragung, doch im Großen und Ganzen hat der Spam-Filter-Dienst von Anfang an einwandfrei funktioniert. Insgesamt stellte EyeT Secure seinen Kunden dafür 20 Arbeitsstunden in Rechnung.
Nach einer Woche war alles vorbei
Und bald waren die größten Probleme bei der Einführung des neuen Services bereits überwunden. Denn zum Zeitpunkt der Entscheidung trat bei Springer & Jacobi das geplante Management-Buy-out in Kraft. Aus diesem Grund verzögerte sich auch der Beginn des eigentlichen Projekts um einige Wochen.
Doch seitdem der neue Spam-Abwehr-Mechanismus seine Arbeit verrichtet, sind die Mitarbeiter bei Springer & Jacoby voll des Lobes. Besonders gut gefällt ihnen die Quarantänefunktion von Postini, bedeutet sie doch, dass keine wichtigen E-Mails verloren gehen, und dass sie statt Hunderter Spam-E-Mails täglich nur noch eine kurze Zusammenfassung einiger weniger Nachrichten in einer E-Mail durchsehen müssen. Sind keine relevanten E-Mails in der Web-Quarantäne, löscht sie der Mitarbeiter einfach und hat sich damit auf elegante Art der Spam-Problematik entledigt.
Gleichzeitig mit dem Start des neuen Spam-Filter-Dienstes trat auch der TLS-basierte E-Mail-Verschlüsselungsmechanismus in Aktion. Das heißt, jede E-Mail bei Springer & Jacoby wird nun verschlüsselt gesendet, sofern der E-Mail-Server beim Empfänger ebenso TLS (Transport Layer Security) unterstützt. Der größte Teil der Kunden und Geschäftspartner von Springer & Jacoby arbeitet bereits mit diesen E-Mail-Verschlüsselungsverfahren, was den Nachrichtenaustausch sicherer macht.
Kunde und Partner zufrieden
"Seit der Einführung des Spam-Blockers langweilen sich unsere E-Mail-Server", zieht Joe Spanehl von Springer & Jacoby sein persönliches Fazit. Aber auch für den Postini-Partner EyeT Secure hat sich das Projekt in der Werbeagentur bereits ausgezahlt. Neben der Tatsache, einen namhaften Referenzkunden aus dem Mittelstand gewonnen zu haben, kann sich der Dienstleister über ein erstes Folgeprojekt freuen: die Einführung der E-Mail-Verschlüsselungs-Infrastruktur beim Kunden. Weitere mögliche, noch zu verkaufende Lösungen und Services betreffen die E-Mail-Archivierung, aber auch angrenzende Kommunikationsfelder wie Instant Messaging oder Webbrowsing. Denn der Postini-Partner offeriert zusätzlich noch Web-Content-Filter als Managed Services.