Von Dr. Ronald Wiltscheck
Seit 1981 bietet die Acadon AG eine ERP-Lösung für die Holzbranche an. Zuerst war es eine Eigenentwicklung, bis sich der Softwarehersteller 1995 entschloss, Navision-Partner zu werden und aufbauend auf dem ERP-System des dänischen Unternehmens eine Branchenlösung "Navision Holz" zu entwickeln und selbst zu vermarkten. Mittlerweile konnte der ISV (Independent Software Vendor) aus Krefeld, der derzeit 55 Mitarbeiter beschäftigt, fast 100 Kunden für seine Software begeistern.
Lieferanten elektronisch per Edifact angebunden
Im Herbst 2003 kam auf einer Fachmesse der Kontakt zur Kuiter GmbH zustande, einem Familienunternehmen, das mit Holzprodukten für Heim und Garten handelt und sich dabei auf Endverbraucher konzentriert. Zwischen 1997 und 1999 erweiterte die Kuiter GmbH ihre Verkaufsfläche auf 1.500 Quadratmeter, wo sie derzeit etwa 3.000 verschiedene Produkte anbietet.
Das bisher bei Kuiter im Einsatz befindliche ERP-System konnte mit diesem Wachstum kaum noch mithalten. Da es sich bei Kunden des Holzartikelhändlers um Endverbraucher handelt, fallen die an sie zu erstellenden Angebote immer sehr unterschiedlich aus - auf solche individuelle Anforderungen war die bisher eingesetzte Software nur unzureichend vorbereitet. Auch konnten die einzelnen Abteilungen von Kuiter sich gegenseitig keine Kosten in Rechnung stellen. Außerdem legten die dortigen Verantwortlichen großen Wert auf elektronischen Datenaustausch mit ihren Lieferanten, was so ohne weiteres mit dem alten System nicht zu bewerkstelligen war.
Da traf es sich gut, dass die Navision-Branchenlösung "Holz" der Acadon AG bereits über eine Edifact-Schnittstelle verfügt. So fiel nach dem ersten Messekontakt relativ rasch die Entscheidung für Acadon. Im November 2003 begannen die Verhandlungen, nach drei Monaten stand bereits fest, welchen Umfang das Projekt bei der Kuiter GmbH annehmen sollte. So war beispielsweise von Anfang an klar, dass auch der Lagerbestand elektronisch verwaltet werden sollte.
Auch ein eindeutiger Fertigstellungstermin war vorgegeben: Anfang Mai 2004 sollte die auf Navision 3.70 basierende Software mit Grundfunktionen den elf Sachbearbeitern bei der Kuiter GmbH zur Verfügung stehen. Zwei Monate später war dann geplant, die elektronische Bestandsführung des Lagers in Betrieb zu nehmen.
Von der Branchenlösung versprach sich der Kunde eine Beschleunigung der Arbeitsprozesse im Ein- und Verkauf. Das System sollte die automatische Preispflege übernehmen und die Kasse in die Warenwirtschaft integrieren. Nach einer ersten Bestandsaufnahme stellte Acadon ferner Optimierungsbedarf in der Auftragserfassung fest.
Auf der Agenda stand außerdem eine stärkere Verknüpfung der Warenwirtschaft mit der Finanzbuchhaltung. Dadurch erhoffte sich der Kunde einen tieferen Einblick in die eigenen Geschäftsabläufe. Genauere Analysen dieser Vorgänge sollten Kuiter in die Lage versetzen, schneller und flexibler auf Kundenanforderungen zu reagieren. Und natürlich forderte der Holzspezialist Zukunftssicherheit von der neuen Lösung. Mit Microsoft als Technologielieferant ist diese bis 2012 gegeben, auch ein Update auf die neueste Navision-Version 4.0 ist in Planung.
Terminvorgaben eingehalten
Zwischen dem Projektzuschlag im November 2003 und der Inbetriebnahme der Grundfunktionalitäten bei Kuiter vergingen, wie geplant, sechs Monate. "Oft dauern ähnliche Projekte viel länger", erinnert sich Karl-Heinz Hütten, Vorstandsvorsitzender der Acadon AG. Dass es so gut geklappt hatte, lag laut Hütten zum einen daran, dass die nötigen Vorarbeiten sorgfältig durchgeführt wurden; zum anderen war der Erfolg durch das Branchen-Know-how des Microsoft-Partners bedingt.
Die Einbindung der Lagerbestandsführung in das ERP-System gelang laut Acadon ebenfalls pünktlich. Am 1. Juli 2004 lief die Navision-Lösung auf einem Windows 2000-Server, und die elf Nutzer konnten von ihren Windows-XP-Professional-Clients bereits auf alle benötigten Funktionen zugreifen. Zu diesem Zeitpunkt waren auch schon die Daten aus dem Altsystem übertragen worden.
Dennoch lief nicht alles glatt: "Den Aufwand für die Neuanlage von Artikeln haben wir unterschätzt", gibt Acadon-Chef Hütten zu. Doch mit einer außerplanmäßigen Erweiterung des Artikelstammes im Bereich Bauelemente ist der Dienstleister auch mit diesem Problem fertig geworden.
Anschließend wurden die Anwender in die neue Software ausführlich eingewiesen. Insgesamt dauerte die Schulung acht Tage. Doch dieser Aufwand hat sich offenbar gelohnt: Die Kuiter-Mitarbeiter hatten keine größeren Probleme, sich an die Software zu gewöhnen. "Jetzt möchte niemand die neuen Möglichkeiten missen", zeigt sich Michael Geis, EDV-Verantwortlicher bei Kuiter, mit der Lösung zufrieden.
Die Kosten des Gesamtprojekts beliefen sich auf 36.450 Euro. "Damit liegen wir fast 50 Prozent unter dem Branchendurchschnitt", behauptet Hütten. Ausschlaggebend dafür waren seiner Ansicht nach das Navision-Lizenzmodell und der geringe Programmieraufwand von der eigenen Seite. So erforderte das Projekt bei Kuiter gerade mal drei Manntage Individualentwicklung.
Angebote liegen schneller vor
Für den Kunden hat sich die Einführung der Navision-3.70-Lösung von Anfang an ausgezahlt. So können Mitarbeiter des Holzspezialisten nun mittels der im System hinterlegten Vorlagen Musterangebote erstellen und sie zeitnah den Privatkunden vorlegen. Der bis dato hohe manuelle Aufwand bei der Eingabe der Texte entfällt. Gleichzeitig kann der Kundenbetreuer überprüfen, ob die gewünschten Produkte vorrätig sind oder bestellt werden müssen. Zuvor war das ein mühsames Unterfangen; mit der Einbindung des Lagers sind dafür nur ein paar Mausklicks nötig.
Aufgrund dieser Erfahrungen entschloss sich Kuiter, noch in diesem Jahr auch seinen zweiten Firmenbereich - Werkstätten für Innenausbau - mit der Navision-Branchenlösung Holz aus dem Hause Acadon auszustatten.