Von Dr. Ronald Wiltscheck
Das Ende des indirekten Vertriebs bei Exact Software im Herbst 2005 bedeutete auch für Helga Groß aus Neubrandenburg, sich für einen neuen ERP-Anbieter zu entscheiden. Die Wahl fiel recht schnell auf die SBS Software GmbH. Und auch einen ersten Kunden für deren Rechnungswesen-Anwendung "SBS Rewe plus" hatte Groß schon parat: die Verwaltungsgesellschaft Lotto und Toto GmbH in Mecklenburg-Vorpommern.
Diese sah sich nämlich veranlasst, ihr ERP-System auf Vordermann zu bringen. Die innerbetrieblichen Controllingaufgaben sind aufgrund des gestiegenen Informationsbedarfs der Spieler, aber auch durch im Lauf der Zeit neu eingeführten Spielarten enorm gestiegen. Mittlerweile war die bestehende Software nicht mehr geeignet, den Anforderungen der Lottogesellschaft MV zu genügen. So mussten etwa deren Mitarbeiter Woche für Woche die getätigten Spieleinsätze halbmanuell auswerten. Auch die Gewinnquoten ließen sich mit der alten ERP-Software nur mühsam berechnen. Das lag zum einen an fehlenden Funktionen in der betriebswirtschaftlichen Software von Exact, zum anderen aber auch an einer historisch gewachsenen Datenredundanz. Auch das vorhandene Finanzbuchhaltungsprogramm stieß an seine Grenzen.
So fiel schließlich den Verantwortlichen bei der Lottogesellschaft die Entscheidung für eine neue, auf Datenbanken basierende ERP-Applikation, leicht. Das neue Programm sollte das laufende Controlling-Verfahren wesentlich vereinfachen, es ging einfach nicht so weiter, dass Mitarbeiter der Lottogesellschaft Daten aus der Buchhaltung manuell zur Berechnung der Gewinnquoten heranführen mussten.
Den bisherigen Anbieter ausgestochen
In die engere Wahl kam neben dem bisherigen Lieferanten auch SBS Software. Vor Ort wurde der schwäbische Hersteller durch zwei miteinander kooperierenden Partner vertreten: eben durch die bereits erwähnte Helga Groß und den EDV-Berater Jürgen Eßfeld aus Bruchhausen-Vilsen in Niedersachsen.
Nach mehreren Präsentationen entschied sich der Kunde schließlich für SBS Rewe plus. Insgesamt nahm die Ausschreibung zwei Monate in Anspruch, Ende November 2005 konnte es endlich mit dem eigentlichen Projekt losgehen. Dabei wurde schnell klar, dass lediglich eine neue Software nicht ausreichen würde, um den Anforderungen des Kunden Genüge zu tun.
Zuerst musste der richtige Arbeitsfluss im Controlling-Verfahren festgelegt werden. Hierbei nahmen die SBS-Software-Partner die Arbeitsabläufe bei der Lottogesellschaft ganz genau unter die Lupe. Sie suchten überflüssige, doppelt ausgeführte oder eben durch Software ersetzbaren Tätigkeiten.
Im täglichen Arbeitsablauf der Lottogesellschaft fanden die SBS-Software-Experten schnell Aktivitäten heraus, die es zu automatisieren galt, etwa den manuellen Übertrag von Daten aus der Finanzbuchhaltung in die Statistikprogramme. Schon die ersten Analysen dieser Arbeitsvorgänge führten zu der Erkenntnis, dass sich durch den Einsatz von SBS Rewe plus der Arbeitszeitaufwand in der Buchhaltung von Lotto Mecklenburg-Vorpommern erheblich reduzieren könnte.
Nach einem Monat war alles vorbei
Für die Migration auf die neue Software haben sich die zwei SBS-Software-Partner ehrgeizige Ziele gesetzt: Das Ganze sollte nicht länger als einen Monat dauern. "Natürlich hatten wir enorme Bedenken, weil wir innerhalb so kurzer Zeit die komplette Buchhaltung inklusiver diverser Arbeitsabläufe umstellen wollten, von der neuen Software an sich mal ganz abgesehen", meint eine der Buchhalterinnen des Kunden im Rückblick. Gleichzeitig war man aber auch freudig gespannt auf das Ergebnis, denn die Zusage des Herstellers hat in der Belegschaft von Lotto Mecklenburg-Vorpommern große Erwartungen geweckt.
Die Übernahme der Daten aus dem Altsystem, das Erstellen und Anpassen der vom Kunden erwünschten Auswertprozesse sowie die Installation und Ersteinrichtung von SBS Rewe plus nahmen insgesamt nur fünf Dienstleistungstage in Anspruch. Viele der vorbereitenden Arbeiten führten die beiden SBS-Software-Partner bei sich im Hause durch. Die Einweisung der Mitarbeiter aus der Buchhaltung inklusive Schulung und Dokumentation des Systems waren auf drei Tage verteilt, ein weiteres Ein-Tages-Training fand im Mai 2006 statt.
Insgesamt zog sich die gesamte Implementierung über nur fünf Wochen hin. Die externen Berater stellten dem Kunden 80 Arbeitsstunden in Rechnung, die Kosten des Projekts beliefen sich auf 15.700 Euro. Davon wurde ungefähr die Hälfte für neue Softwarelizenzen ausgegeben. Deren weitere Pflege (Wartung und Updates) obliegt komplett SBS Software.
Wie in jedem Projekt lief auch bei Lotto Mecklenburg-Vorpommern nicht alles glatt. So gestaltete sich die Datenübernahme aus dem Altsystem "Exact ProFib" doch etwas komplizierter als gedacht. Vor allem die Anpassung der Steuerschlüssel und der Kontenautomatiken nahm mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich geplant. Dennoch konnten die Vorjahreswerte rechtzeitig korrekt dargestellt werden.
Finale Schulungen vor dem Echtstart des Systems fanden kurz vor Weihnachten 2005 in Rostock statt. Am 2. Januar 2006 ging bei Lotto Mecklenburg-Vorpommern SBS Rewe plus planmäßig in Produktivbetrieb über. Man begann mit den Modulen "Finanzbuchhaltung", "Offene Posten Buchhaltung", "Zahlungsverkehr", "Kostenrechnung", "Anlagenbuchhaltung", "Controlling" und "Bilanzierung". Die Lohnbuchhaltung sollte erst später dazukommen.
Die gute Vorbereitung der beiden SBS-Software-Partner hat sich bezahlt gemacht: Das System lief von Anfang an ohne große Zwischenfälle. Die geplanten Auswertungen funktionierten einwandfrei, da sie bereits im Vorfeld ausführlich getestet wurden. Mitarbeiter aus der Finanz- und Anlagenbuchhaltung konnten sofort ihre Berichte mit den aktuellen Buchungszahlen füttern, sie gegebenenfalls prüfen und korrigieren.
Wöchentliche Auswertungen unabdingbar
Die eigentliche Herausforderung in dem Projekt bei Lotto Mecklenburg-Vorpommern bestand aber nicht in der Migration selbst, sondern in der davor von den SBS-Software-Partnern vorbereiteten Automatisierung der Geschäftsprozesse bei diesem Kunden. Denn normalerweise werden Auswertungen mittels ERP-Software im monatlichen Rhythmus durchgeführt. Eine Lottogesellschaft benötigt aber jede Woche verlässliche Zahlen. Nur aufgrund der so festgestellten Einnahmen aus Glücksspielen wie Lotto, Fußball-Toto/Oddset, Bingo oder Glücksspirale lassen sich die Gewinnquoten rechtzeitig bestimmen.
"Der klassische Abrechnungs- und somit Auswertungszeitraum innerhalb der Finanzbuchhaltung ist der Monat. Wir mussten also eine Möglichkeit finden, die Wochenabrechnung bereits in der normalen Finanzbuchhaltung auswertbar zu machen, unabhängig von Kostenrechnung und Controlling. Mithilfe der Funktionalität unseres Systems ist uns das gelungen", berichtet der SBS-Software-Partner Jürgen Eßfeld, "und das Ganze ist für den Anwender auch noch komfortabel zu bedienen."
Lohnprogramm 2007 gestartet
Ein Jahr nach dem Start von SBS Rewe plus zieht der Kunde eine erste Zwischenbilanz. Karin Gütschow, Abteilungsleiterin Finanz- und Rechnungswesen bei Lotto Mecklenburg-Vorpommern, konnte bestätigen, dass die Zusagen des Herstellers und seiner Partner eingehalten wurden. "Wir haben zwar noch nicht das Controlling, welches wir uns vorstellen, da wir mehrere längere Personalausfälle durch Krankheit kompensieren mussten. Da blieb wenig Zeit, neue Wege zu beschreiten. Doch mit der neuen Software hielt sich der Arbeitsausfall in Grenzen, und wir konnten neue effizientere Geschäftsprozesse bei uns etablieren. Als Nächstes bekommen auch noch unsere Fachabteilungen Zugriff auf die Auswertungen und können ihre Daten selbst zusammenstellen und weiterverarbeiten, ohne dass ihnen Kollegen aus der Buchhaltung aushelfen müssten", so Gütschow.
Ersten groben Schätzungen zufolge kann der Kunde mit der neuen Software die bisherigen Tätigkeiten um etwa ein Fünftel schneller ausführen. Die daraus frei gewordenen Personal- und Zeitressourcen konnten zum Aufbau eines neuen effizienten Controlling-Verfahrens genutzt werden.
Das Zauberwort für die neuen Statistikprogramme bei Lotto Mecklenburg-Vorpommern heißt "API-Variable". Damit können dort Office-Dokumente mit Daten und Feldern aus der Buchhaltung verbunden werden. Durch diese Automatisierung hat sich der Kunde einiges an manuellem Arbeitsaufwand gespart.
Folgeprojekt angelaufen
Mit dem Support des Herstellers ist der Kunde sehr zufrieden: "Unsere Anfragen werden umgehend beantwortet. Wenn wir Meldungen an die Hotline senden, wird innerhalb von wenigen Minuten reagiert", so die Abteilungsleiterin Finanz- und Rechnungswesen bei Lotto Mecklenburg-Vorpommern. Und der Kunde selbst ist bestrebt, seine internen Prozesse weiterhin zu verbessern. Aus dem Bereich Finanz- und Anlagenbuchhaltung kamen bereits konkrete Verbesserungsvorschläge. Danach hat sich die Zeit zum Erstellen des Wirtschaftsplans von zwei auf weniger als einen Tag verringert. "Für die Kostenverrechnung zwischen den Mandanten brauchten wir früher anderthalb Stunden, heute schaffen wir dies in 15 Minuten", so Gütschow.
Anfang dieses Jahres ging das Buchhaltungsmodul SBS Lohn plus bei Lotto Mecklenburg-Vorpommern live. Dieses Programm hat den Kunden ebenfalls durch seine Funktionalitäten überzeugt und erhielt Vorzug gegenüber weiteren Anbietern. Ein anderes Entscheidungskriterium war die bisherige gute Zusammenarbeit mit den beiden SBS-Software-Partnern und die während des letzten Jahres gesammelten guten Erfahrungen im Umgang mit dem Rechnungswesen-Programm SBS Rewe plus. Damit konnten beide Dienstleister den Kunden noch enger an sich binden. Bedarf für weitere Softwarepakete inklusive Installation, Anpassung und Training ist vorhanden.