Ein Archivierungskonzept besteht nicht nur aus einer technischen und organisatorischen, sondern auch aus einer rechtlichen Komponente. Es muss sichergestellt werden, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen von Dokumenten eingehalten werden und eine Konformität mit den relevanten Rechtsvorschriften erreicht wird. Häufig wird die Revisionssicherheit der Archivierung eingefordert.
Damit ist aber die Rechtssicherheit nicht zwingend gegeben. Revisionssicherheit ist gewährleistet, wenn alle gesetzlichen Vorschriften bezogen auf die Aufbewahrung von Informationen aus dem Finanzrecht eingehalten werden. Das Recht besteht aber nicht nur aus finanzrechtlichen Vorschriften. Zu denken ist etwa an den Datenschutz oder auch an vertragliche Regelungen. Für die rechtssichere Archivierung ist eine vorgeschaltete Analyse der im jeweiligen Einzelfall rechtlich relevanten Vorschriften daher unumgänglich.
Ein Archivsystem arbeitet dann revisionssicher, wenn vom Eingang eines Dokuments in das Archiv über den Transport bis hin zur endgültigen Speicherung und darüber hinaus sichergestellt ist, dass das Dokument weder verloren gehen kann, noch verändert wird. Ob ein Gesamtsystem, bestehend aus Client, Server, Betriebssystem und Datensicherung, revisionssicher ist, hängt unter anderem von der Installation und der Administration im laufenden Betrieb ab. Revisionssichere Archivierung ist somit ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen.
Revisionssicher ist aber eben nicht zwangsläufig gleich rechtssicher. Die revisionssichere ist lediglich ein Bestandteil der rechtsicheren Archivierung. Die revisionssichere Archivierung orientiert sich vornehmlich an den Vorschriften des Handels- und Steuerrechts, die rechtssichere greift alle relevanten Vorschriften auf. Wünschenswert ist somit eine rechtsichere und nicht nur eine revisionssichere Archivierung.