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Wenn Unternehmen herausfordernde strategische Ziele erreichen möchten, dann benötigen sie in ihrer Organisation ein Review-System, das sicherstellt, dass
- die beschlossenen Maßnahmen konsequent umgesetzt werden und
- die definierten Ziele erreicht werden.
Hierfür hält das auch Policy Deployment genannte Managementsystem Hoshin Kanri - in Ergänzung zu den traditionellen Methoden - eine neuartige Review-Methode bereit: die sogenannte Presidents Diagnosis. Diese wird so genannt, weil bei ihr der Präsident (beziehungsweise das Topmanagement) persönlich alle Werke, Standorte und/oder Bereiche des Unternehmens besucht. So besucht zum Beispiel der Präsident von Toyota einmal pro Jahr alle Werke, um deren Fitness zu beurteilen. Die Presidents Diagnosis bindet also das Topmanagement an ein systematisches Review, das die Umsetzung der Strategie überprüft.
Frühwarnsystem
Die Presidents Diagnosis, die zu den Hoshin Kanri-Standard-Tools zählt, eignet sich vorzüglich, um strategische Veränderungen voranzutreiben. Außerdem ist sie ein bewährtes Frühwarnsystem. Während beim Shopfloor-Management der Fokus darauf liegt, die Ursachen für kurzfristige Abweichungen oder Fehler zu entdecken und zu beseitigen, konzentriert sich die Presidents Diagnosis darauf, die Entwicklung des Unternehmens und seiner Bereiche zu überprüfen.
Bei der Presidents Diagnosis wird der Fortschritt des Unternehmens anhand folgender elf Kategorien gemessen: 1. Management, 2. Finanzmanagement, 3. Human Resources, 4. Supply Chain Management, 5. IT 6. Qualität, 7. Vertrieb und Marketing, 8. Engineering, 9. Herstellung, 10. Instandhaltung und 11. Material und Logistik.
Jede Kategorie wird dabei entsprechend ihres aktuellen Stands in den Phasen Plan, Do, Controll, Act des PDCA-Zyklus bewertet. Zusätzlich wird eine fünfte Phase, die Scan-Phase, hinzugefügt, die dem eigentlichen PDCA-Zyklus vorgelagert ist und besagt: Ein Problem (oder eine "Soll-Ist-Abweichung") wurde erkannt und seine Ursache bereits analysiert, aber es wurde noch kein Plan zur Beseitigung erstellt. Es steht sozusagen noch unerledigt auf der To-do-Liste.
Drei Phasen der Presidents Diagnosis
Die Presidents Diagnosis selbst besteht aus drei Phasen:
1. Selbstdiagnose der Bereiche/Werke (durch die Hoshin-Teams),
2. (die eigentliche) Presidents Diagnosis durch das Topmanagement und
3. Anerkennung der Zielerreichung durch das Topmanagement.
Phase 1: Selbstdiagnose der Bereiche/Werke (durch die Hoshin-Teams)
Anders als der Name nahelegt, ist an der Presidents Diagnosis nicht nur das Topmanagement beteiligt. Hierbei handelt es sich vielmehr um ein unternehmensweites System zur Selbstbewertung durch alle Prozess-Beteiligte. Alle Bereiche beziehungsweise Hoshin-Teams nehmen einmal jährlich eine Selbst-Diagnose der Entwicklung ihres PDCA-Zyklus vor. Hiermit sind folgende Teilaufgaben verbunden:
- Performance-Kennzahlen zusammenstellen:
Für das Review werden Informationen über die eigene Performance benötigt. Wenn Shopfloor-Management und Hoshin-Boards installiert sind, stehen diese Informationen automatisch zur Verfügung.
- Hoshin-Teams vorbereiten:
In der Vorbereitung auf die Selbst-Diagnose überprüft jedes Hoshin-Team die Zielerreichung sowie ihre A3-Reports. Außerdem stellen sie sicher, dass alle Teammitglieder die Grundlagen und Kategorien der Presidents Diagnosis sowie die damit verbundene PDCA-Logik kennen. Mit einer sogenannten Diagnostic-Scorecard werden die elf Kategorien bewertet und den fünf Phasen zugeordnet. Dabei wird für Scan 1 Punkt vergeben und für Plan 2 Punkte, für Do 3 Punkte, für Check 4 Punkte und für Act 5 Punkte.
- Diagnoseformular vorbereiten:
Bei der geplanten Begehung des eigenen Bereichs sollen alle Teammitglieder für jede zu bewertende Kategorie und/oder Unterkategorie ein Diagnose-Formular ausfüllen. Dieses gilt es zunächst zu erstellen. Ganz oben in dem Formular werden die relevanten Kategorien, die untersuchte Einheit und das Diagnose-Team eingetragen. Außerdem formuliert das Hoshin-Team Diagnosefragen, auf deren Basis die Bewertung und die Zuordnung zur PDCA-Phase erfolgen.