Persönlich vor Ort erscheinen
- Bereichsbegehung:
Bei der Bereichsbegehung überprüfen die Teammitglieder, inwieweit seit der letzten Diagnose Verbesserungen erzielt wurden. Die Begehung sollte außer den produktiven Bereichen, auch die Service- und administrativen Bereiche umfassen. Die Teammitglieder sammeln bei der Begehung die wesentlichen Informationen. Sie achten zum Beispiel darauf, ob visuelle Informationen, wie zum Beispiel ein Hoshin-Board, das tägliche Management und Reporting unterstützen.
- Beobachtungen dokumentieren:
Während der Begehung notieren die Teammitglieder auf ihren Diagnoseformularen Beobachtungen, die ihre Einschätzungen und Bewertungen unterstützen. Diese Beobachtungen tragen sie in die entsprechenden Formularspalten ein.
- Analysieren, Entwicklung bewerten, Radar-Chart erstellen:
Im Anschluss an die Begehung trifft sich das Hoshin-Team, um die Bewertung für ihren Bereich vorzunehmen. Die Bewertungstabelle (siehe Abbildung 1) erleichtert es, sich im Team auf einen Score zu einigen. Nach der Bewertung wird ein Radar-Chart erstellt, um den Entwicklungsverlauf der einzelnen Kriterien besser erkennen zu können. Dieses Chart eignet sich gut, um die Ergebnisse zum Beispiel Mitarbeitern, Führungskräften und Kollegen zu präsentieren und ihnen ein schnelles Feedback über den Fortschritt der Hoshin-Aktivitäten zu geben.
Phase 2: (Die eigentliche) Presidents Diagnosis durch das Top-Management
In Vorbereitung auf die jährliche Presidents Diagnosis überprüft und interpretiert das Topmanagement die Ergebnisse der Selbst-Diagnosen der Hoshin-Teams. Es formuliert Fragen und Anmerkungen hierzu und lässt diese den Teams vor dem Besuch zukommen. Nach den Besuchen nimmt das Ma-nagement eine Gesamtbewertung des Unternehmens vor und teilt diese inklusive schriftlicher Empfehlungen den Hoshin-Teams mit. Die einzelnen Schritte der Presidents Diagnosis sind:
- Vorbereitung des zu besuchenden Bereichs:
Vor der Begehung schickt das Topmanagement seine Fragen und Anmerkungen aufgrund der Selbst-Diagnose des Bereichs sowie die Agenda an das zu besuchende Team.
Vorbesuchs-Bericht
- Hoshin-Team erstellt einen Vorbesuchs-Bericht:
Anhand der Fragen und Anmerkungen verfasst das Hoshin-Team noch vor dem Besuch einen Bericht und schickt diesen an das Topmanagement. Dieser Bericht sollte konkret und nicht länger als zwei Seiten sein. Der Vorbesuchs-Bericht darf jedoch A3-Reports im Anhang enthalten.
- Topmanagement bereitet das Diagnoseformular vor:
Für die unternehmensweite Diagnose formuliert das Topmanagement für jedes Kriterium Fragen. Die-se sind weiter als die Fragen bei der Selbst-Diagnose durch die Hoshin-Teams gefasst. So sollte das Diagnose-Formular des Topmanagements zum Beispiel auch Fragen enthalten, die den Strategieumsetzungsprozess betreffen.
- Top-Management besucht das Werk/den Bereich:
Der Besuch eines Werkes oder eines Standortes durch das Topmanagement dauert circa einen Tag; bei Bereichen ist er meist kürzer. Die Diagnose durch das Topmanagement verläuft wie die Selbst-Diagnose. Der Fokus der Presidents Diagnosis liegt jedoch auf der Integration und der Umsetzung von Methoden, Systemen usw. sowie der Entwicklung von Ressourcen und Fähigkeiten. Zweck des Besuchs ist es, wettbewerbsfähige Ressourcen zu entwickeln - und nicht Schuldzuweisungen zum Beispiel bei einer schlechten Performance vorzunehmen. Deshalb sollte das Topmanagement als Coach und Mentor auftreten und zum Beispiel erklären, wie ein Problem besser gelöst werden könnte.
- Top-Management nimmt eine unternehmensweite Bewertung vor:
Wie bei der Selbst-Diagnose der Hoshin-Teams trifft sich das Topmanagement im Anschluss an den Besuch, um die Bewertung des besuchten Werks oder Bereichs beziehungsweise des Gesamtunternehmens vorzunehmen. Das Ergebnis wird ebenfalls mit Radarcharts, die die Veränderungen im Vergleich zum Vorjahr sichtbar machen, visualisiert.
Schriftliches Feedback
- Top-Management gibt schriftliches Feedback:
Um das verbale Coaching und Mentoring während der Diagnose zu verfestigen, verfasst das Top-Management ein schriftliches Feedback mit den Beobachtungen beim Besuch und stellt es als Bericht mit der Bewertung den betreffenden Standorten oder Bereichen zur Verfügung. Dieses Feedback enthält unter anderem:
- positive Ergebnisse,
- identifizierte Verbesserungsbereiche,
- empfohlene kurz- und langfristige Maßnahmen,
- Notwendigkeit von Schulungen und Trainings.
Wichtig ist, dass das Positive bestärkt wird und Wege zur Optimierung empfohlen werden.