Erhalten Beschäftigte von ihrem Arbeitgeber betriebliche Kommunikationsmittel (z.B. Telefon, PC, Internet, E-Mail, Mobiltelefon etc.), stellt sich die Frage, auf welcher gesetzlichen Grundlage die dabei entstehenden Daten vom Arbeitgeber überwacht werden können. Im Grundsatz ist hier zwischen privater und dienstlicher Nutzung zu unterscheiden. Konsequenz einer vom Arbeitgeber (stillschweigend) gestatteten Privatnutzung ist ein weitgehender Verlust von Kontrollmöglichkeiten über den Datenverkehr der betrieblichen Telekommunikation.
Dienstliche Nutzung
Soweit beim Einsatz betrieblicher Kommunikationsmittel Bezug zu den dienstlichen Aufgaben des Arbeitnehmers (d.h. zu seinen Dienstpflichten) besteht, ist von einer dienstlichen Nutzung auszugehen. Darauf, ob die konkrete Nutzungshandlung zweckmäßig ist, kommt es nicht an. Entscheidend ist aber, dass die jeweilige Nutzung unter abstraktobjektiven Gesichtspunkten dazu geeignet ist, dienstliche Aufgaben zu fördern. Darunter fällt auch der Austausch von Daten innerhalb des Unternehmens. Was von den Arbeitsvertragsparteien jeweils als Dienstpflicht angesehen wird, ist im Idealfall im Arbeitsvertrag beschrieben oder ergibt sich z.B. aus der Stellenausschreibung. Als dienstliche Nutzung ist ebenfalls die so genannte betrieblich veranlasste Privatnutzung (z.B. Mitteilung an den Ehepartner, dass sich die Heimkehr verzögert) oder die Förderung des Privatkontaktes zu Kunden anzusehen.
Private Nutzung
Private Nutzung ist in Abgrenzung zur oben vorgenommenen Definition alles, was nicht den dienstlichen Aufgaben des Arbeitnehmers zuzurechnen ist. Die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Nutzung kann im Einzelfall schwierig sein und gerade in IT-"affinen" Unternehmen zu Problemen führen. Um Überschneidungen zu vermeiden sind in der Praxis klare Absprachen zwischen Unternehmensleitung und Belegschaft empfehlenswert.