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Effektivität und Effizienz von Prozessen

Wie sich Fachkräfte optimal einsetzen lassen



Bernd Ruffing ist freiberuflicher BPM-Berater und Geschäftsführer von prozesspunktnull. Neben seiner Schwäche für die saarländische Küche verbringt der ausgesprochene Familienmensch seine Freizeit mit Denk- und Strategieaufgaben jeder Art. Durch seine unkomplizierte und direkte Art gelingt es Ruffing, komplizierte Themen einfach und lösungsorientiert darzustellen.
Der Fachkräftemangel hat viel mit Geschäftsprozessen zu tun – ein Fakt, der vielen Unternehmen so nicht bewusst ist. Welche Zusammenhänge hier bestehen und wie der Wert von Spezialisten am besten ausgeschöpft wird, lesen Sie hier.
 
  • Besonders bei raren Fachkräften ist genau zu prüfen, wer welche Tätigkeiten ausführt.
  • Um Spezialisten zu halten, investieren Unternehmen in New Work und Work-Life-Balance.
  • Der Trend geht zu prozessorientierten Organisationen, die die gesamten Abläufe im Blick haben.

Fachkräftemangel und Fachkräftesicherung sind wichtige Themen, die Unternehmen schon länger beschäftigen und zu Diskussionen führen. Was kann man tun, um den Fachkräftemängel zu stoppen? Wie ist zu verhindern, dass die wenigen Fachkräfte das Unternehmen verlassen? Zu kurz kommt dabei jedoch immer ein anderer Aspekt: Was kann ein Unternehmen tun, um seine Fachkräfte bestmöglich einzusetzen? Hier gelangen die Geschäftsprozesse ins Spiel.

Aufbau und Ablauforganisatin müssen aufeinander abgestimmt sein.
Aufbau und Ablauforganisatin müssen aufeinander abgestimmt sein.
Foto: Sergey Nivens - shutterstock.com

Die Situation

In Deutschland mangelt es an Fachkräften. Dagegen lässt sich aber einiges tun. Ähnlich ist es mit der Sicherung von Fachkräften: Mit zahlreichen Maßnahmen versuchen Unternehmen, ihre Spezialisten langfristig an sich zu binden. Auch in Mode-Themen wie "New Work" oder "Work-Life-Balance" investieren Unternehmen teilweise kräftig, was durchaus sinnvoll ist.

Der Aufwand

Aber warum wird so viel Aufwand betrieben, nur um ein paar Mitarbeiter zu halten? Die Gründe sind einfach:

- Fachkräfte beherrschen Skills, über die andere nicht verfügen.

- Es gibt zu wenig Fachkräfte, um den gesamten Bedarf zu decken.

- Personalbeschaffung ist teuer.

Fachkräfte sind rar und zu Tätigkeiten imstande, die andere nicht können. Also muss man sie optimal einsetzen!

Effektiv und effizient

In Unternehmen ist gerne von Effektivität und Effizienz die Rede, was man schlicht so erklären könnte:

- effektiv = die richtigen Dinge tun,

- effizient = die Dinge richtig tun.

Die Effizienz ist meist der Faktor, der besonders beobachtet wird, da er unmittelbar mit dem erzielten Ergebnis zu tun hat. Besonders wichtig - und das wird leider viel zu selten berücksichtigt - ist dennoch, dass Effizienz nur dann einen wirklichen Wert hat, wenn sie effektiv ist. Also wenn man die richtigen Dinge effizient ausführt und nicht die falschen.

Die Geschäftsprozesse

Im Bereich der Geschäftsprozesse ist das zu erreichen, wenn klar definiert wird, was wann zu tun ist und vor allem wer (!) es zu tun hat. Viele Faktoren müssen stimmen, um einen optimalen Prozessfluss zu gestalten. Das alles sollte mit der Aufbauorganisation abgestimmt sein. Der Trend geht hier zu prozessorientierten Organisationen, die die gesamten Abläufe im Auge haben, statt sich nur auf Funktionen und Abteilungen zu konzentrieren. In einem solchen Szenario tragen Arbeitskräfte einen hohen Wert zum Unternehmen bei.

Die Wirklichkeit

In der Realität ist es leider nicht so, dass jeder Mitarbeiter nur das tut, was den meisten Wert liefert. Lässt man einmal die Kaffeepause oder Ähnliches außen vor, hat jeder noch Tätigkeiten, die (manchmal) notwendig sind und um die er sich kümmern muss, wie zum Beispiel

- vorbereitende Tätigkeiten,

- verwaltende Tätigkeiten und

- Nacharbeiten.

Solche Tätigkeiten sorgen dafür, dass der Anteil an den wirklich wertschöpfenden Aktivitäten sinkt und somit auch die Effizienz.

Legen wir mal ein einfaches Beispiel aus einer Schreinerei zugrunde. Es arbeiten dort elf Mitarbeiter, die alle gelernte Schreiner sind. Aber nur einer hat die Ausbildung, die automatische Sägemaschine zu benutzen. Dann erbringt dieser "Fachexperte" den größten Wert, wenn er an der Säge steht und nur dort arbeitet, denn die normalen Sägearbeiten können ja die anderen Schreiner leisten.

Das Sägen ist die wertschöpfende Tätigkeit. Die Entsorgung der Späne unterstützt diesen Vorgang nur.
Das Sägen ist die wertschöpfende Tätigkeit. Die Entsorgung der Späne unterstützt diesen Vorgang nur.
Foto: tcsaba - shutterstock.com

Nun fallen beim Sägen ja auch Späne an, die entsorgt werden müssen. In der Regel macht jeder seinen Dreck selbst weg. Auch der Fachexperte an der Sägemaschine. Doch was bedeutet das nun für Effektivität und Effizienz?

- Die Effizienz des Fachexperten sinkt, da er in dieser Zeit nicht die automatische Säge bedient, sondern die Späne entsorgt.

- In dieser Zeit ist er bezogen auf die Effizienz und sein Fachwissen nicht effektiv, da er nicht das Richtige tut beziehungsweise nicht das, worin sein größter Wert liegt.

- Besser wäre es in diesem Fall, wenn sich der Fachexperte ausschließlich auf seine Kernaufgaben an der automatischen Maschine konzentriert und die Entsorgungsarbeiten von den anderen Mitarbeitern erledigt werden.

- Dadurch sinkt allerdings die Effizienz der anderen Mitarbeiter. Vielleicht steigt sie insgesamt wieder, wenn sich nur einer um die Entsorgung kümmert und sie am Stück erledigt.

Fazit

Im Geschäftsalltag gibt es viele Tätigkeiten, die erledigt werden müssen. Manche erzeugen einen hohen Wert, andere sind eher dazu da, die Kernaufgaben oder das Unternehmen allgemein zu unterstützen. Besonders bei raren Fachkräften ist es empfehlenswert, genauestens zu prüfen, wer welche Tätigkeiten ausführt. Dabei sind die Abläufe so auszurichten, dass diese Fachkräfte möglichst genau das tun, was den höchsten Mehrwert liefert. Also das, was sie können und andere nicht. Das sorgt zwar nicht dafür, die Fachkraft lange zu binden oder den Fachkräftemängel zu reduzieren. Dafür aber wird die Arbeitskraft bestmöglich genutzt.