Ein Blick in die Büros deutscher Unternehmen bringt es immer wieder zum Vorschein - die Kommunikation findet per Telefon, Fax und E-Mail statt. "Das ist nicht wirklich schlimm, aber höchst unproduktiv. Die wertvolle Arbeitszeit wird mit Anrufversuchen bei Kunden, Kollegen oder Lieferanten verschwendet, die aber gar nicht an das Telefon zu bekommen sind, sondern den 'Kollegen Anrufbeantworter' arbeiten lassen", kritisiert Unternehmensberater Detlev Artelt. Auch beim nächsten Anrufversuch sei wieder nur eine Maschine erreichbar, die nicht wirklich den Grund des Anrufes versteht und schon gar nicht das gerade anliegende Problem lösen kann.
Das Mailbox-Pingpong geht mit den Rückrufen der Kunden oder Kollegen in die nächste Runde. "Ein unnötiges Geduldsspiel", moniert Artelt im Gespräch. Die vielen E-Mails oder SMS-Aussendungen mit der Mitteilung "Ruf mich bitte zurück" seien nervig und überflüssig.
Wirtschaftlicher Schaden
"Das Nicht-Kommunizieren kann einen erheblichen Teil der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens vernichten. Viel schlimmer ist dabei, dass andere Länder uns vormachen, wie es besser, schneller und somit deutlich effektiver geht. Die technikaffinen Asiaten nutzen immer mehr das Internet und die damit verbundenen neuen Hilfsmittel für ihre Kommunikation und sind so einfach schneller", weiß der Technologieexperte.
Eine essenzielle Funktion ist das Management der eigenen Verfügbarkeit. "Der Zustand der verschiedenen Kommunikationsgeräte und der Anwesenheitsstatus in einer bestimmten Community im Internet wird aktiv ermittelt und gesteuert", sagt Artelt. Über intelligente Systeme kann man darstellen, ob der Ansprechpartner gerade telefoniert, welche Termine anstehen und wann man am besten erreichbar sei.
Präsenz-Management
"Wird so ein Präsenz-Management im Unternehmen genutzt, ist mit einem Blick ersichtlich, ob jemand gerade zu sprechen ist, also ob sich die Anwahl seiner Rufnummer lohnt", meint Artelt. Dabei ist der Status der Verfügbarkeit keinesfalls mit einer Anwesenheitskarte oder der guten alten Stempelkarte zu vergleichen, denn der Präsenzstatus ist eine flüchtige Information, die nicht protokolliert wird. Aus Sicht des Nutzers ergibt sich so die Möglichkeit, die eigene Erreichbarkeit ordentlich zu steuern und die notwendigen Zeiträume für konzentriertes Arbeiten zu schaffen.
"Möchte man etwa einen ausführlichen Bericht, eine Zusammenfassung oder ein wichtiges Angebot erstellen, braucht man dazu Ruhe und nicht ein ständig klingelndes Telefon. Mit einem Klick auf den eigenen Präsenzstatus wird dieser für eine Stunde oder länger auf 'Bitte nicht stören' gesetzt, was von nun den wichtigen Kontaktpersonen, dem zentralen Telefondienst und allen Messaging Diensten übermittelt wird", führt Artelt aus.