8. Konversationen: Zusammengehörige Nachrichten gruppieren
Aktiviert man im Menü „Darstellung > Nach Konversation ordnen“, gruppiert Mail zusammengehörige Nachrichten im jeweiligen Postfach und kennzeichnet diese durch eine Ziffer unterhalb des Datums beziehungsweise im klassischen Layout durch ein vorangestelltes Dreieck. Im Vorschaubereich zeigt Mail dann alle E-Mails an, die zu der in der Liste markierten Nachricht gehören. Soll zudem die gesamte Konversation aufgelistet werden, also sowohl die empfangenen als auch die gesendeten Nachrichten, muss man außerdem in den Vorgaben unter „Darstellung > Anzeige von Konversationen“ die Option „Zugehörige E-Mails einbeziehen“ markieren. Dann ist es egal, ob man eine Konversation unter „Eingang“ oder unter „Gesendet“ markiert, Mail listet immer alle Nachrichten der Konversation auf und kennzeichnet diejenigen aus dem anderen Postfach mit „Gefunden im Postfach …“.
9. Mehrere Empfänger: Das Adressfeld für die Blindkopie einblenden
Versendet man eine E-Mail an mehrere Empfänger, beispielsweise einen eigenen Newsletter, einen Elternrundbrief oder eine Einladung zu einem Event, ist es in der Regel nicht erwünscht, dass alle Empfänger auch die E-Mail-Adressen und Namen der anderen Personen sehen, welche die Nachricht ebenfalls erhalten. Für diese Fälle gibt es das Adressfeld „Blindkopie“, in das man alle Empfänger nacheinander einträgt. In das Feld „An“ kommt die eigene E-Mail-Adresse. Standardmäßig ist das Adressfeld „Blindkopie“ in einer neuen E-Mail ausgeblendet. Um es einzublenden, ruft man entweder im Menü „Darstellung > Adressfeld Bildkopie“ auf oder drückt „Wahl-Befehlstaste-B“. Alternativ wählt man im Aufklappmenü oben in der Symbolleiste einer neuen Nachricht „Adressfeld Bildkopie“ aus. Die Einstellung bleibt für alle weiteren neuen Nachrichten aktiv, bis man den Befehl in einer neuen Nachricht wieder aufhebt.
10. VIPs ein- und ausblenden: Wichtige E-Mail-Adressen als VIP kennzeichnen
Besonders wichtige E-Mail-Adressen lassen sich als VIP kennzeichnen. Dazu bewegt man in einer eingegangenen Nachricht den Mauszeiger über den Absendernamen, klickt auf den sich rechts einblendenden kleinen Pfeil und wählt „Zu VIPs hinzufügen“ im Aufklappmenü aus. Alternativ klickt an auf den sich links vom Absendernamen einblendenden Stern. Mail legt dann in der Seitenleiste ein neues Postfach „VIPs“ unter „Postfächer“ an und listet dort alle VIPs mit allen zur jeweiligen Person gehörenden gesendeten und eingegangenen Nachrichten auf. Um eine Adresse aus der VIP-Liste zu löschen, klickt man im Postfach „VIPs“ mit einem Sekundärklick (rechte Maustaste) auf einen Eintrag und wählt im Kontextmenü „Aus den VIPs entfernen“ aus. Oder man klickt in einer von einem VIP gesendeten E-Mail auf das Sternsymbol links neben dem Absender. Hat man alle VIPs entfernt, verschwindet auch das Postfach „VIPs“ spätestens nach dem nächsten Neustart von Mail wieder. Nachrichten gehen dabei nicht verloren, da das VIP-Postfach nur ein intelligentes Postfach ist. Intelligente Postfächer listen nur die Dinge auf, die den jeweiligen Einstellungen entsprechen, die Originale der Nachrichten bleiben aber in den normalen Postfächern gespeichert.
11. Benachrichtigungen beschränken: Nur bei bestimmten E-Mail-Absendern benachrichtigt werden
Standardmäßig teilt Mail über die Mitteilungszentrale mit, wenn eine neue Nachricht eingetroffen ist. Mail kann die Benachrichtigungen aber auch auf bestimmte Absendergruppen beschränken. Dazu öffnet man die Vorgaben von Mail, klickt auf den Reiter „Allgemein“ und wählt im Aufklappmenü bei „Mitteilungen bei neuen Nachrichten“ einen anderen Eintrag aus. Nimmt man „VIPs“, bekommt man nur eine Mitteilung bei Absendern, die man als VIP gekennzeichnet hat. Wählt man „Kontakte“, beschränkt man die Mitteilungen auf Personen, die in der Anwendung „Kontakte“ gespeichert sind. Alternativ legt man ein intelligentes Postfach mit bestimmten Absendern an und wählt dann dieses für die Mitteilungen aus.
(Macwelt)