Hebel 1: Volumenkonzentration
Oft haben Unternehmen verschiedene Lieferanten für dieselbe Dienstleistung oder dasselbe Produkt. Die Bündelung des Volumens, zum Beispiel durch den Aufbau eines unternehmensweiten PrePress- / Drucker-Pools erlaubt es Unternehmen, signifikante Kostenvorteile beim Einkauf von Print zu realisieren: Die Zahl der Lieferanten reduziert sich und der Bedarf wird fokussiert. Beides erhöht die Verhandlungsmacht des einkaufenden Unternehmens und erleichtert die Vereinbarung von Volumenrabatten.
Zum Management der Druckvorstufe/des Drucks und der dabei notwendigen Qualitätssicherung ist bei der Zusammenstellung des Pools darauf zu achten, dass eine angemessene Menge von lokal ansässigen Unternehmen einbezogen wird, weil zum Beispiel Druckabnahmen schnell und effizient erfolgen müssen.
Hebel 2: Preis-Benchmarking
Der Aufbau eines unternehmensweiten Lieferantenpools von PrePress-Agenturen und Druckereien sollte durch eine möglichst breit angelegte Ausschreibung erfolgen, um sicher zu stellen, dass das bestmögliche Preis-Leistungsverhältnis erzielt wird. Wichtig ist es, für die Ausschreibung geeignete Preisindikatoren in Form von repräsentativen Druckstücken / PrePress-Gewerken heranzuziehen, damit eine fundierte und kostenorientierte Auswahl von Lieferanten erfolgen kann.
Neben dem externen Preis-Benchmarking kann die interne Überprüfung der Preise den Weg zu Ein-sparpotentialen ebnen. Oft kaufen mehrere Abteilungen eines Unternehmens die gleichen oder ähnliche Druckstücke / PrePress-Agentur-Dienstleistungen ein - zu unterschiedlichen Preisen. Beispiele für PrePress-Dienstleistungen sind vor allem die Stundensätze von EBV, Lektorat und Handling. Mit konsequenten internen Preisvergleichen können Unternehmen Ungereimtheiten vermeiden und schnelle Erfolge, so genannte "Quick Wins", realisieren.
Hebel 3: Spezifizierung und Standardisierung
Die Spezifikationsoptimierung beinhaltet ein akribisches Überprüfen und Überarbeiten der Bedarfsspezifikationen. Ein Beispiel für die Optimierung der Spezifikationen im Printbereich ist die Reduktion der Variantenvielfalt, das heißt zum Beispiel der Formate, Papiersorten oder Grammaturen. Ein weiteres Beispiel ist das Erstellen von Leistungsverzeichnissen für wiederkehrende, gut spezifizierbare Bedarfe im PrePress-Bereich. Hat das Unternehmen einmal seine Spezifikationen optimiert, kann es die Bedarfe effizienter bündeln und besser vergleichen als zuvor.