III. Rechtspflichten und Obliegenheiten
Oft wird über Zustandekommen und Inhalt von Verträgen gestritten. Solche Fragen können dann zumeist nur noch über die Beweislast gelöst werden. Und hier ist derjenige auf der sicheren Seite, der seine Geschäftsvorgänge (einschließlich eingehender und ausgehender Mail) dokumentiert, also in einer dem Bedürfnis nach Rechtssicherheit entsprechenden Weise archiviert. Hier zeigt sich aber in der Unternehmenspraxis ein Spannungsfeld: Was muss ich dokumentieren (Mindeststandard) und was darf ich noch dokumentieren (eigenes Dokumentationsbedürfnis)?
IV.Gesetzliche Rechtspflichten
Der Mindeststandard knüpft an die Frage: Was verlangt der Gesetzgeber vom Unternehmer in puncto Archivierung? Angesprochen ist hier vor allem der Bereich des Handels- und des Steuerrechts. Vor dem Gesetz ist alles archivierungspflichtig, was für eine betriebliche Überprüfung und die Transparenz der Unternehmensverhältnisse bedeutsam ist. Verlangt wird zum Beispiel die Aufbewahrung der "Handelsbriefe", also der Geschäftskorrespondenz des Unternehmers.
Zu archivieren sind gemäß § 257 Handelsgesetzbuch unter anderem die Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege sowie insbesondere die Handelsbriefe. Bei diesen Handelsbriefen handelt es sich um alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, einschließlich E-Mail.
Für ihre elektronische Archivierung muss sichergestellt sein, dass die Daten mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind, jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht und, für die Besteuerung (§ 146 ff. Abgabenordnung, die auf das Handelsrecht insofern rückverweist) maschinell ausgewertet werden können.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Deutschland sind: zehn Jahre für Unterlagen der Buchhaltung, Rechnungen, Buchungen, Bilanzen und Organisationsunterlagen, sowie sechs Jahre für versandte und empfangene Handelsbriefe (inklusive E-Mails), wobei die Frist erst mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Eine Fristverlängerung durch offene Steuerbescheide bleibt möglich. Auch richterliche und behördliche Auflagen führen zu einer Erstreckung der genannten Fristen.