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Knigge für die elektronische Post

E-Mail-Knigge: Tipps für Profis

Thomas Bär, der seit Ende der neunziger Jahre in der IT tätig ist, bringt weit reichende Erfahrungen bei der Einführung und Umsetzung von IT-Prozessen im Gesundheitswesen mit. Dieses in der Praxis gewonnene Wissen hat er seit Anfang 2000 in zahlreichen Publikationen als Fachjournalist in einer großen Zahl von Artikeln umgesetzt. Er lebt und arbeitet in Günzburg.
Frank-Michael Schlede arbeitet seit den achtziger Jahren in der IT und ist seit 1990 als Trainer und Fachjournalist tätig. Nach unterschiedlichen Tätigkeiten als Redakteur und Chefredakteur in verschiedenen Verlagen arbeitet er seit Ende 2009 als freier IT-Journalist für verschiedene Online- und Print-Publikationen. Er lebt und arbeitet in Pfaffenhofen an der Ilm.

Wer soll es noch wissen?

Sehr viele Ratgeber zum Thema E-Mail, wie sie in der Zwischenzeit auch in Tages- und Boulevard-Blättern zu finden sind, heben immer wieder hervor, wie grundsätzlich schlecht es doch sei, Nachrichten mit Adressen in CC zu versenden. Diese Einschätzung hat ihren Grund. Dieser ist allerdings nicht in der Funktionalität von CC zu finden, sondern in dem in manchen Unternehmen üblichen exzessiven Gebrauch der Funktion "Allen antworten". So entstehen dann wahre "Mail-Lawinen", unter denen die Produktivität nicht unerheblich leiden kann.

Das hat aber leider auch dazu geführt, dass viele Anwender diese Funktion geradezu fürchten und es auf alle Fälle vermeiden wollen, allen Menschen zu antworten, deren Namen sich auf der Nachricht im CC-Feld befinden. Nun ist es aber gerade für die Teamarbeit - gerade wenn das Team räumlich getrennt arbeitet - sehr sinnvoll, dass die Teammitglieder, die es angeht, beispielsweise auch die Antworten auf eine Anfrage direkt bekommen. Die verbreitete Angst vor dem "Allen antworten" führt nämlich ansonsten dazu, dass der Empfänger der Antwort dann anschließend alle, die es betrifft, noch einmal zusätzlich benachrichtigen muss.

Fazit: Die CC-Funktion ist grundsätzlich sinnvoll und kann ebenso zum Einsatz kommen - wenn sie überlegt verwendet wird. Allerdings hilft es wenig, wenn überall dazu aufgerufen wird, diese Funktionalität grundsätzlich nicht zu verwenden. Lieber einmal genauer hinschauen, für welchen der Empfänger es denn interessant sein könnte und dann vielleicht doch allen antworten, die es betrifft.