Arbeitgeber muss unter Umständen auch Steuern tragen
Nicht nur die Voraussetzungen für die Einladung zu einer Incentive-Reise, sondern auch deren nähere Bedingungen sollten Unternehmen sorgfältig klären. Erfolgt die Einladung beispielsweise mit dem Hinweis, die gesamte Reise gehe auf Firmenkosten, so muss der Arbeitgeber auch die anfallende Lohn- und Kirchensteuer übernehmen, weil diese Ankündigung als Nettolohnvereinbarung ausgelegt wird.
Verhaltensregeln sind sinnvoll
Immer wieder fallen außerdem Arbeitnehmergruppen, die sich gemeinsam auf einer Incentive-Reise befinden, durch ihr Verhalten negativ auf. Das kann erhebliche ungünstige Auswirkungen auf den Ruf des Unternehmens in der Öffentlichkeit haben. Die Reisen komplett zu streichen, ist allerdings nicht notwendig. Vielmehr kann und sollte derartigen Auswüchsen durch eine entsprechende Ausgestaltung der Reise Rechnung getragen werden. Zwar ist der Arbeitgeber nur in sehr engen Grenzen berechtigt, das außerdienstliche Verhalten seiner Mitarbeiter zu regeln. Und auch das Verhalten auf einer vom Arbeitgeber finanzierten Reise ist ein solches privates Verhalten. Da der Arbeitgeber die Reise organisiert und ausgestaltet, ist er jedoch berechtigt, gewisse Grundregeln etwa im Hinblick auf Alkoholexzesse oder Bordellbesuche zu erlassen, zu deren Einhaltung die Mitarbeiter verpflichtet sind. Kommt es dann doch zu Exzessen, so sind arbeitsrechtliche Sanktionen möglich. Wer dagegen von vornherein für seine männlichen Außendienstler beispielsweise eine Reise an die Reeperbahn organisiert, hat es im Nachhinein schwer, Sanktionen durchzusetzen.
Versicherungsschutz prüfen
Schließlich sollte auch die Unfallversicherung nicht außer Acht gelassen werden. Die gesetzliche Unfallversicherung der Arbeitnehmer greift nur ein, wenn es sich um eine Veranstaltung zu Arbeitszwecken handelt. Reisen mit überwiegend privatem Charakter, also Erholungsreisen als Belohnung für gute Leistungen, unterliegen dagegen nicht der gesetzlichen Unfallversicherung. Dies sollte der Arbeitgeber mit dem Mitarbeiter im Vorfeld abklären, so dass gegebenenfalls eine private Versicherung abgeschlossen wird beziehungsweise das Unternehmen betriebliche Unfallversicherungen entsprechend ausweitet.