Keine Form
Sowohl die Anfrage des Bieters als auch die durch den Auftraggeber erteilte Auskunft unterliegen keiner Formvorschrift. Es ist also eine mündliche Anfrage sowie eine mündliche Auskunft möglich. Aus Nachweisgründen und um Missverständnisse zu vermeiden, muss seitens des Auftraggebers schriftlich geantwortet werden. Vor dem Hintergrund der Gleichbehandlung aller Bieter und unter dem Gesichtspunkt einer möglichen Überprüfung des Vergabeverfahrens durch die Vergabekammer und nachfolgend durch das Oberlandesgericht ist eine vollständige Dokumentation der Anfragen und erteilten Auskünfte erforderlich.
Information an alle
Wichtige Aufklärungen über die geforderte Leistung und die Grundlagen der Preisermittlung sind den anderen Bewerbern gleichzeitig mitzuteilen. Wichtig ist eine Aufklärung dann, wenn die Information über den Inhalt oder den Umfang der Vergabeunterlagen aus objektiven Gründen notwendig ist. Beispielsweise können sich Auslegungsschwierigkeiten aufgrund von tatsächlichen Ungenauigkeiten oder Unzulänglichkeiten der Vergabeunterlagen ergeben oder es können sich Fehler in die Vergabeunterlagen eingeschlichen haben. Um also einen fairen Wettbewerb sicherzustellen und keinen Bieter zu diskriminieren, ist die Aufklärung unverzüglich allen Bewerbern mitzuteilen. Alle Bewerber müssen die inhaltlich gleiche Information erhalten. Hier empfiehlt es sich aus Sicht des Auftraggebers dringend, die Auskunft schriftlich abzufassen und den gleichen Wortlaut zu wählen.
Aus der Regelung in der VOL/A ergibt sich indirekt die Anforderung, die Bieter zu erfassen, an die die Vergabeunterlagen versandt wurden. Nur so kann sichergestellt werden, dass eine Information den anderen Bewerbern gleichzeitig mitgeteilt wird. Entsprechende organisatorische Vorkehrungen sind seitens des Auftraggebers zu treffen.
Rügepflicht
Die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer als erste Stufe des vergaberechtlichen Rechtsschutzes erfolgt nur auf Antrag. Gemäß § 107 Abs. 3 GWB ist ein solcher Antrag unzulässig, soweit ein Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften bereits im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat. Nach den gesetzlichen Vorschriften ist ein Antrag außerdem unzulässig, soweit Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Zunächst einmal fordert das Gesetz eine positive Kenntnis. Ein Unterlassen einer Anzeige trotz Vermutungen begründet keine Rügepflicht. In besonderen Konstellationen kann bei grob fahrlässiger Unkenntnis allerdings eine Rügepflicht des Antragstellers und Bieters bestehen. Eigene Nachforschungen muss ein Bieter nur unter engen Voraussetzungen durchführen.