Möglichkeiten des Datenzugriffs
Der Prüfer kann im Rahmen einer Außenprüfung nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden, welche Art des Datenzugriffs er wählt. Einen "Online-Zugriff" auf das betriebliche EDV-System ist ausdrücklich ausgeschlossen. Dem Prüfer stehen nur folgende Varianten des Datenzugriffs zur Verfügung:
- mittelbarer Datenzugriff,
- Datenträgerüberlassung.
-unmittelbarer Datenzugriff
Nach der Auffassung des Bundesfinanzministeriums beinhaltet der unmittelbare Datenzugriff den Nur-Lesezugriff auf die EDV-Systeme durch den Prüfer zur Prüfung der Buchhaltungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen. Der Prüfer darf auch vorhandene Auswertungsprogramme des betrieblichen EDV-Systems zwecks Filterung und Sortierung der steuerlich relevanten Daten nutzen.
Bei einem mittelbaren Datenzugriff müssen die steuerlich relevanten Daten nach den Vorgaben des Prüfers vom Unternehmen oder einem beauftragten Dritten maschinell ausgewertet werden. Anschließend kann dann ein Nur-Lesezugriff durchgeführt werden. Der Prüfer darf nur eine maschinelle Auswertung mit den im EDV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangen. Die dabei entstehenden Kosten sind vom Unternehmen zu tragen. Darüber hinaus sind die Unternehmen zur Unterstützung des Prüfers durch Personen verpflichtet, die mit dem EDV-System vertraut sind.
Bei der Datenträgerüberlassung werden dem Prüfer in maschinell auswertbarer Form die notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt.
Ein Prüfer ist nicht berechtigt, eigenmächtig Daten aus dem betrieblichen EDV-System herunterzuladen.