Von Dr. Ronald Wiltscheck
Kaltakquise im wahrsten Sinne des Wortes: "Wir besorgten uns Adressen und telefonierten die Unternehmen der Reihe nach durch", erinnert sich Reinhard Mösel, Vertriebsleiter bei der CCS CAD CAM Systeme GmbH, an die Verkaufsaktion Anfang Mai des vergangenen Jahres.
Im April 2005 ist nämlich CCS mit Sfbit eine Vertriebspartnerschaft eingegangen und wollte von nun an auch den Spam-Filter des schwäbischen Herstellers vertreiben. Der frischgebackene Sfbit-Partner aus dem Landkreis Pinneberg im Norden Deutschlands wollte erst die Unternehmen in seiner unmittelbaren Umgebung abtelefonieren. Der Anruf bei den Schwartauer Werken in Ostholstein war schließlich erfolgreich. "Später erfuhr ich, dass bereits einer meiner Kollegen bei dem Konfitürenhersteller angerufen hatte und abgewiesen wurde, umso mehr freute ich mich über meinen Erfolg", so CCS-Vertriebsleiter Mösel gegenüber ComputerPartner.
Nach diesem Anruf ging es rasend schnell. Denn die Menge an Spam-Mails in den Schwartauer Werken hatte im Mai 2005 bedrohliche Ausmaße angenommen. Besonders im Vertrieb, im Marketing und in der Personalabteilung war der Leidensdruck durch unerwünschte Mails sehr hoch. Jeder der dort Beschäftigten war täglich 15 bis 20 Minuten nur damit beschäftigt, Spam-Botschaften zu sichten und zu löschen, bevor er mit seiner eigentlichen Arbeit beginnen konnte. So war der IT- Leiter für ein Produkt, das diese Spam-Flut aufhalten sollte, sehr empfänglich.
Es vergingen gerade mal zehn Tage von der ersten Kontaktaufnahme an, bis ein Testgerät zwischen der Firewall und dem E-Mail-Server der Schwartauer Werke installiert war. Bei den kurzen Verhandlungen zwischen CCS und dem Kunden ging es eigentlich nur darum, welches Modell der Anti-Spam-Appliance den Schwartauer Werken zur Verfügung gestellt werden sollte: die SMB-Edition für etwa 100 User oder das Medium-Modell für etwa 250 Standard-E-Mail-Benutzer. Auf Anraten des Dienstleisters hat sich der Kunde für die Medium-Edition entschieden. Das war auch sinnvoll, denn im Laufe der vergangenen neun Monate stieg die Anzahl der Mail-User bei den Schwartauer Werken auf 270 an.
Die Installation des Testgeräts beim Kunden nahm gerade mal zwei Stunden in Anspruch. "Danach ließen wir den Kunden selbst das System administrieren", berichtet Mösel von CCS. Der Testlauf dauerte genau eine Woche, danach war klar, dass der Kunden die "Spamfinder Medium"-Appliance behalten würde. "Das Medium-Modell bietet die zusätzliche Sicherheit eines RAID-1-Festplattenverbundes: Durch die Spiegelung der Daten sind die auf der Appliance zwischengespeicherten E-Mails vor Datenverlust sicher. Dadurch gehen Kundenanfragen auf keinen Fall verloren", so Joachim Weber, IT-Manager bei den Schwartauer Werken.
Nach dem einwöchigen Testlauf ging es ans Feintuning des Gerätes. Üblicherweise dauert es zwei Wochen, bis das Sfbit-System in der Lage ist, Spam-Mails von erwünschten Nachrichten mit einer zufrieden stellenden Quote zu unterscheiden. Bei den Schwartauer Werken dauerte dieser Prozess allerdings drei Wochen. Die Lernphase des Spamfinders zog sich in die Länge, weil der Systemadministrator die Komplexität der eingehenden Nachrichten unterschätzt hatte. Zum einen agieren die Schwartauer Werke als Teil der international ausgerichteten Schweizer Hero-Gruppe, was mehrsprachigen E-Mail-Verkehr mit sich bringt. Diese unterschiedlichen Idiome mussten auch erstmals der Anti-Spam-Appliance beigebracht werden.
Auch das breite Produktportfolio des Lebensmittelherstellers galt es zu berücksichtigen. Gleich 16 Arbeitsstunden musste der Dienstleister dafür aufwenden, die Filter nutzer- und abteilungsspezifisch einzurichten. Denn was für die Technik als "Werbemüll" gilt, sind für die Marketingverantwortlichen wichtige Informationen. Auch die E-Mail-Bedürfnisse der Personalabteilung unterscheiden sich stark von denen des Vertriebs.
Doch die Mühe hat sich gelohnt. Der Kunde ist begeistert und spricht von "praktisch 100-prozentiger" Spam-Freiheit. "Seit der Installation von Spamfinder haben wir praktisch keine Spam-Mails mehr erhalten. Mit der Implementierung der Appliance durch unser Systemhaus CCS und der anschließenden Betreuung sind wir sehr zufrieden", so Joachim Weber, IT-Leiter bei den Schwartauer Werken.
Gehapert hat es allerdings anfangs an der Akzeptanz des Systems beim Kunden selbst. Offenbar wurden nicht alle Mitarbeiter rechtzeitig über die Eigenheiten der Spamfinder-Appliance informiert. Diese hält nämlich E-Mails der dem System nicht bekannten Absender erstmals zurück und fordert diese Absender in einer Antwort-E-Mail auf, eine bestimmte Webseite zu besuchen, um sich dort zu authentifizieren. Dieser Vorgang erfolgt einmalig und ist durch einen einzigen Mausklick abgeschlossen.
Dennoch: Einige Kunden der Schwartauer Werke waren durch diese plötzlich neu aufkommende Arbeitsweise irritiert und glaubten, Phishing-Mails empfangen zu haben. Die davon betroffenen Mitarbeiter der Schwartauer Werke mussten also ihre Kunden erst beruhigen und ihnen versichern, dass alles mit rechten Dingen zugeht. Wären vor Einführung des Spamfinders alle beteiligten Abteilungen der Schwartauer Werke davon in Kenntnis gesetzt worden, hätten sie die mit ihnen per E-Mail kommunizierenden Geschäftspartner auch darüber informieren können, dass sie sich einmalig auf einer Webseite als klickender User identifizieren müssen. Übrigens, auch diese Website richtet CCS für die Schwartauer Werke ein.
Zwar wären auch nach einer früheren Vorabinformation der Mitarbeiter sicherlich nicht alle Geschäftspartner über das neue Prozedere in Kenntnis gesetzt oder deren E-Mail-Adressen in die Liste der erwünschten Gesprächspartner ("white list") eingetragen worden, eine breite Akzeptanz der Antispam-Lösung wäre aber dadurch schneller erreichbar gewesen. Denn die CISS-Technologie (Confirmation Interactive Site Server) von Sfbit filtert von Spam-Robotern versendete E-Mails zuverlässig aus. Und wer sich einmal auf der CISS-Webseite als Mensch geoutet hat, wird automatisch in die "white list" des Systems eingetragen, und kann wie bisher per E-Mail kommunizieren.
Gleichzeitig sparen sich die Schwartauer Werke mit dem Spamfinder den Virenschutz am Mail-Server, denn die Appliance ist zusätzlich mit der Sicherheitslösung von Norman Data ausgestattet. Diese verspricht wirksame Abwehr von Viren, Würmern, Trojanern und anderen Schädlingsprogrammen.
Für CCS war es alles in allem ein äußerst lehrreiches Projekt, man gewann wertvolles Know-how im Bereich E-Mail-Security hinzu. Mit der Referenz Schwartauer Werke kann der Dienstleister nun selbstbewusst am Markt auftreten.