Prinzip Fordern & Fördern
Die Wirtschaft befindet sich in einer sehr dynamischen Phase der Neustrukturierung, weltweit. So darf es bei einem zeitgemäßen Performance Review System nicht nur um das in der Vergangenheit Geleistete gehen. Beinahe noch wichtiger, als eine faire Bewertung und Rückbesprechung, sind die wertvollen Entwicklungsimpulse, die mit diesem (Kommunikations-) Prozess möglich sind. Fordern und fördern heißt das grundsätzliche Prinzip, welches Vergangenheit und Zukünftiges in eben dem Moment des Reviewgesprächs bündelt. Aus der Vergangenheit lernen, um für die Zukunft rechtzeitig zu handeln. Gerade für die Personalentwicklung bieten sich hervorragende Ansätze, aus den Gesamtergebnissen der durchgeführten Performance Reviews schlüssige, und tatsächlich gebrauchte Entwicklungsmaßnahmen einzuleiten (Trainings, Coachings, Supervision, Stellenveränderung, Karriereberatung usw.) Dies sorgt für wirkungsvollen Mitteleinsatz, Akzeptanz und überdurchschnittlich hohe Wirkungsgrade. Nachhaltige Entwicklung ohne Rückblick und darauf aufbauender Planung - undenkbar. In manchen Unternehmen lassen sich diese Performance Reviews sehr gut auch in die Ermittlung variabler Gehaltsanteile einbeziehen. So können auf diese Weise nicht nur harte Faktoren wie Umsatz, Marge, Menge, sondern auch ebenso für den Gesamterfolg bedeutsame weiche Faktoren wie Kreativität, Fleiß, Zuverlässigkeit, Kundenorientierung, Methodenkompetenzen und viele andere mehr integriert werden.
Der Review Prozess
Als Zeitraum für die Durchführung der Performance Review Gespräche bieten sich die Wochen um den Geschäftsjahreswechsel herum besonders an. Das gemeinsam durchlebte und durcharbeitete Jahr liegt hinter allen, die neuen Ziele und Herausforderungen vor allen. Zunächst gilt es für die Führungskräfte, die Bewertungen in stiller Einzelarbeit durchzuführen, sich die Anstrengungen und auch das Verhalten der ihnen anvertrauten Mitarbeiter sorgfältig rückzubetrachten. Es kann nicht oft genug darauf hingewiesen werden, dabei nicht nur die zuletzt gewonnenen Eindrücke heranzuziehen, sondern eine möglichst ausgewogene Ganzjahresbetrachtung. Damit dies gelingt, sind während des Jahres Notizen zu machen, die jetzt zu einem fairen Bild beitragen. Bewertet wird das gezeigte, nicht das vermutete Verhalten. Führungskräfte sollten sich sehr auf tatsächliche Äußerungen, Erlebnisse und Leistungen konzentrieren, denn auf charakterliche, grundsätzliche Einschätzungen oder gar Vermutungen. Im Unternehmen stehen die gemeinsamen geschäftlichen Unternehmungen im Mittelpunkt, der Erfolg im jeweiligen Markt. Darauf liegt der Fokus der Bewertung. Nach der Einschätzung mit Hilfe vorbereiteter, systematisch richtig aufgebauter Bewertungsbögen erfolgt die Durchführung der Gespräche zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. Die Mitarbeiter sollten grundsätzlich über die genauen Inhalte des PR Systems informiert sein und sich darauf vorbereiten können. Stimmen die Bewertungen überein oder gibt es lediglich kleine Unterschiede zwischen Eigen- und Fremdbild, so können die Ergebnisse danach in die weitere Planung der Personalentwicklung übergeleitet werden. Dies sowohl auf individueller Ebene, als auch übergreifend, wenn es beispielsweise um Weiterbildungskonzepte für ganze Bereiche oder das komplette Unternehmen geht. Gehen die Bewertungen eklatant auseinander, was durchaus geschehen kann, dann greift der in einem funktionierenden Performance Review System integrierte Eskalationsprozess. Gerade Bewertungsunterschiede können sehr geschickt zur Leistungsaussteuerung und Verbesserung von identifizierten Defiziten genutzt werden.
Performance Reviews brauchen unbedingt die regelmäßige Wiederholung jedes Jahr, sie sind keine einmalige Angelegenheit. Genau dann können, durch diese Wiederholungen und Vergleichsmöglichkeiten auch langfristige Veränderungen erkannt und nachhaltige Entwicklungen ausgesteuert werden. So in etwa alle drei bis fünf Jahre sind die Bewertungskriterien unbedingt einer Prüfung zu unterziehen. Im Bedarfsfalle wird angepasst oder neu aufgelegt.