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fi IT-Manager Philipp Günnewig auf dem Systemhauskongress CHANCEN

"Man muss Kunden den Mehrwert wirklich vorrechnen"

Regina Böckle durchforstet den Markt nach Themen, die für Systemhäuser und Service Provider relevant sind - oder es werden könnten - und entwickelt dazu passende Event-Formate.
Wie es Philipp Günnewig gelang, die fi IT GmbH binnen acht Jahren als Managed Service Provider erfolgreich zu etablieren und Kunden nur durch Weiterempfehlung zu gewinnen, schildert er live auf dem Systemhauskongress CHANCEN am 27. September.

Die fi IT wurde 2010 gegründet. Haben Sie Ihren Kunden von Anfang an ausschließlich Cloud- und Managed Services angeboten oder auch On-Premise-Installationen?

Philipp Günnewig: Gestartet sind wir eigentlich nur mit On-Premise-Installationen, da die Palette von Cloud Dienstleistungen "damals" noch weit nicht dem heutigen Angebot entsprach und die Kunden selbst auch viel ängstlicher waren, ihre Daten aus dem Haus zu geben. Zudem war die Preisstruktur für Cloud-Dienste einfach für KMU nicht rentabel.

Dem Markt mangelte es 2010 nicht an IT-Dienstleistern. Dennoch haben Sie es geschafft, Kunden zu gewinnen. Warum wechselten die Kunden?

Philipp Günnewig: Unsere Kunden kamen aus der Historie heraus. Ehrlich gesagt haben die meisten nur darauf gehofft, dass ich irgendwann verkünde, mich selbstständig zu machen. Das hat bis jetzt funktioniert. Bisher haben wir jeden Kunden nur durch positive Empfehlungen bekommen und nie Werbung gemacht.

Sie vergleichen Ihr Unternehmen mit einem Chauffeur, der Ihren Kunden vorausschauend Hindernisse aus der IT-Landschaft räumt und neue Wege aufzeigt, um ans Ziel zu gelangen. Wie spiegelt sich diese Ausrichtung in Ihrer Organisation und Ihren hausinternen Prozessen wieder?

Philipp Günnewig: Grundsätzlich versuchen wir unseren Kunden immer mit schlanken Strukturen die besten Möglichkeiten aufzuzeigen, wie sie zu einem Ergebnis kommen. Teilweise ist man hier ungewollt Unternehmensberater, aber die Kunden nehmen das gerne an und überdenken dann gerne mal ihre festgefahrenen Strukturen.
Bei uns spiegelt sich dies in einer gewissen Freiheit innerhalb des Unternehmens wider. Wir alle, insgesamnt acht Mitarbeiter, arbeiten grundsätzlich nur vom Home-Office aus, was heutzutage ja eigentlich kein Problem darstellt. Die Techniker können ihre Einsätze selbst individuell planen und sich untereinander koordinieren. Wichtige Besprechungen finden bei uns tatsächlich abends bei einem guten Italiener oder auch mal im Biergarten statt. Ein "Sie" gibt es bei uns untereinander, mittlerweile zu einem großen Teil auch mit dem Kunden, nicht.

Was ist aus Ihrer Sicht entscheidend, um Cloud- und Managed Services erfolgreich - und auch finanziell lukrativ umsetzen und skalieren zu können?

Philipp Günnewig: Ich denke, jeder würde es genauso allgemein beschreiben: Man muss es schaffen, dem Kunden wirklich den Mehrwert nicht nur zu verkaufen, sondern ihn tatsächlich vorzurechnen. Man wundert sich oft, wie wenig die Fachabteilungen in die Kalkulation stecken.
Gerne werden bei On-Premise-Installationen nur die Hard- und Softwarepreise kalkuliert zuzüglich der Einrichtungskosten. Von den Kosten des laufenden Betriebs will man nichts wissen. Häufig stellt man dann die beiden Modelle gegenüber und stellt fest: nach fünf Jahren der typischen Betriebszeit bin ich bei denselben Kosten, bin aber viel flexibler, sicherer und stabiler. Zudem ist das System hochgradig skalierbar - in beide Richtungen - was bei der klassischen Installation nicht möglich ist.

Wie schaffen Sie es, ergänzend zum IT-Leiter, auch die Fachabteilungen und die Geschäftsführer Ihrer Kunden als Ansprechpartner zu gewinnen?

Philipp Günnewig: Das Wichtigste ist es alle Ansprechpartner von vornherein ins Boot zu holen und vor allem ihre Sprache zu sprechen. Die Geschäftsleitung setzt in unserem Kundenkreis sehr hohes Vertrauen in ihre Fachabteilungen, und wenn man mit diesen gut klarkommt, hat man meist schon gewonnen. Den Geschäftsführer interessieren keine technischen Details, er möchte nur wissen: Kann das System, was wir brauchen? Wann kann es implementiert werden? Und natürlich: Was kostet mich das?
Wir bieten dem Kunden immer an, das System für einen Monat lang kostenlos testen zu können, dieser Faktor hilft enorm.

Wie ist Ihnen der Wandel vom traditionellen "Zeit-gegen-Geld"-Modell hin zur ergebnisorientierten Wertschöpfung in Vertrieb und Technik gelungen?

Philipp Günnewig: Ich denke, die Modelle vermischen sich hier. Es ist schon so, dass der Kunde Managed Services bucht, jedoch möchte er natürlich immer einen Fachmann haben, der ihm bei Themen, die außerhalb dieser Dienste liegen, hilft. Somit rechnet man diese zusätzliche Dienstleistung mithilfe eines Wartungsvertrages ein.
Dank der Cloud-Dienste ist man ja in der Lage, deutlich mehr Benutzer mit weniger Aufwand zu betreuen. Dank der großen, weiten Verbreitung von Apps und sämtlichen anderen Formen von Diensten gegen eine monatliche Gebühr ist dies einfacher geworden.
Wenn man in andere Bereiche schaut, stellt man fest, dass beispielsweise immer mehr Leasingverträge für Firmenwagen mit Pauschalen für Wartung und Verschleiß angenommen werden. Der Kunde möchte einfach auf Nummer sicher gehen und ein gutes Gefühl haben, für somit ihn alles planbarer. In unserer Situation in der IT ist dies nicht anders.

Wie managen Sie die Bereitstellung, Abrechnung und das Reporting unterschiedlicher Cloud- und Managed Services?

Philipp Günnewig: Dank bluechip ist die Abrechnung überhaupt kein Problem. Wir bekommen alle Dienste passend zum Endkunden sogar bis zu einer Abteilungszugehörigkeit in Rechnung gestellt und können somit bei den Kunden sogar auf deren individuelle Kostenstellen verrechnen. Das ist ein Service, den wir woanders nicht bekommen.
Die Bereitstellung und das Monitoring passieren vollautomatisiert über eine Webschnittstelle, die jeder Techniker innerhalb kürzester Zeit beherrscht. Es ist sogar möglich, dem Kunden einen administrativen Zugang zu seinen Diensten zu ermöglichen, ohne dass dieser Einsicht oder Änderungsmöglichkeiten auf der finanziellen Seite hat.

Weshalb haben Sie sich für bluechip als Partner für Ihre Cloud-Dienste entschieden?

Philipp Günnewig: Die bluechip ist bereits ein langjähriger Partner bezüglich der Distribution von Hardware und Software für unsere Kunden. Vor einigen Jahren begann man mit der Entwicklung von hochinteressanten Cloud Produkten, die man in dieser Form eher selten auf dem Markt findet.
Natürlich kannten wir eine Microsoft oder gehostete Systeme bei anderen Providern, aber nirgends bekam man ein solches Portfolio zu diesen entsprechend guten Konditionen.
Zudem ist es mir selbst und auch meinen Mitarbeitern wichtig, eine persönliche Beziehung zu einem Partnerunternehmen zu haben, wie es auch unsere Kunden zu uns haben. Dies kann leider ein Großkonzern nicht leisten. Zudem wurde auch auf individuelle Anpassungen immer sofort und nachhaltig reagiert. Deshalb werden wir auch weiter auf die bluechip Cloud-Dienste setzen.

Auf dem Systemhauskongress werden Sie ein Projekt vorstellen, bei dem, basierend auf bluechip-Lösungen, binnen einer Woche mehr als 300 User in die Cloud migrieren konnten. Was war die Ausgangssituation beim Kunden?

Philipp Günnewig: Auf dem Kongress werde ich Teil 1 von 3 des gesamten Plans der Migration vorstellen. Der Kunde, eine katholische Bildungseinrichtung für Jugendliche, wird seit 2012 von uns betreut und ist bisher immer sehr zufrieden gewesen. Seit 2012 hat sich die Struktur des Kunden allerdings massiv gewandelt.
Insgesamt ist das Unternehmen in den letzten 6 Jahren um nahezu 150 Prozent gewachsen und hat heute 12 verschiedene Standorte.
Leider konnte das Wachstum der IT budgetbedingt nicht immer mithalten. Da die Systeme nun ein Alter erreicht haben, in dem sie getauscht werden sollten und zudem teils weit über der Kapazitätsgrenze liegen, stellte sich die Frage: Ist es überhaupt sinnvoll, selbst über eine Skalierung auf 5 Jahre nachzudenken? Dank EDU-Rabatten wäre eine hochgradig flexible Cloud doch die beste Wahl.
Zudem ergaben sich gesetzliche Anforderungen, die eine massive Investition in jede dieser "Inseln" bedeutet hätte. Deshalb haben Bogdan Kruszewski von bluechip und ich bereits 2017 einen Plan erstellt, mit dem alle Anforderungen des Kunden heute und auch in Zukunft abgedeckt werden können.

Schritt 1 hieß: 12 Inseln mit eigenen Mailservern in einen zentralen Exchange zu migrieren, diesen mit einer GOBD-konformen Mailarchivierung auszustatten und ein vollautomatisiertes Verschlüsselungs-Gateway zu etablieren. Zeitvorgabe: maximal 2,5 Wochen innerhalb der Sommerferien.

Welche speziellen Herausforderungen gab es dabei?

Philipp Günnewig: Ungeachtet des Zeitfaktors gab es die Vorgabe einer Prioritätenliste aus der Geschäftsleitung und Schlüsselpositionen, die nach nur 2 Tagen erfolgreich umgesetzt werden konnte. Zusätzlich hatte man die Hürde der großen Datenmassen und der räumlich teils weit auseinanderliegenden Standorte - mobile User noch nicht eingerechnet. Wir haben uns dafür entschieden, möglichst viele Daten zentral zu sammeln und diese dann ebenso zentral direkt im Rechenzentrum wieder zur Verfügung zu stellen.

Auf dem Systemhauskongress werden wir erfahren, wie Sie diese Herausforderungen gelöst haben. Was war die wichtigste Erfahrung, die Sie aus diesem Projekt mitgenommen haben?

Philipp Günnewig: Es hat sich wieder einmal bestätigt: eine vorausschauende Planung und vor allem die ständige Kommunikation ist alles. Eine ordentliche Vorbereitung des Projekts, sowohl unsererseits als auch mit bluechip als Partner, hat es uns ermöglicht, den Großteil der Migration in der Hälfte der geplanten Zeit zu realisieren.
Natürlich gab es Nacharbeiten und einige Herausforderungen, die sich erst im Projektverlauf zeigten. Aber auch diese wurden in kürzester Zeit ausgemerzt. Wir sind nun bereit für Phase 2 und 3. Letztere wird dann dazu führen, dass der Kunde keinerlei Fat-Clients mehr benötigt, alle direkt via Remotedesktop in der Cloud arbeiten, das gesamte Lizenzmanagement beim Cloud-Anbieter liegt und der Kunde sich um diese Themen nicht mehr kümmern muss.