Mindmaps in der Praxis: Alle Informationen im Griff
Ein Unternehmen, das bereits früh auf Mindmapping-Software setzte, ist die VR Netze GmbH. Das Unternehmen mit 130 Mitarbeitern ist ein Kompetenzcenter für Telekommunikations- und Netzwerkservices. Es betreut etwa 500 Banken und Unternehmen mit einem umfassenden Produkt- und Dienstleistungsportfolio aus zukunftsorientierten Services für die Daten- und Sprachkommunikation sowie Sicherheit und Mobilität.
Im Vertrieb der VR Netze dreht sich alles um die vielschichtigen, kundenbezogenen Daten, die ein Account Manager benötigt, um seine Arbeit mit dem Kunden planen zu können: Welche Verträge laufen wann aus, wer ist der erste Ansprechpartner bzw. welche weiteren Personen sind an Entscheidungen beteiligt, welche Dokumente und Angebote gingen an den Kunden raus, wann und mit wem fand der letzte Termin statt und was wurde besprochen? Nur ein kleiner Teil dieser Informationen liegt üblicherweise in zentralen CRM- oder Informationssystemen. Wenn dann auch noch Mitarbeiter aus anderen Fachbereichen mit dem Kunden Kontakt haben und Absprachen treffen, ist es sehr schwer, einen vollständigen Überblick zu behalten.
Organigramm im Intranet
Den Einstieg in all diese Kundeninformationen bildet eine übersichtlich gegliederte Mind Map - einem Organigramm nicht unähnlich -, die für jeden Mitarbeiter verfügbar im Intranet liegt. Die Map bildet dabei alle Kunden ab und listet darunter sämtliche relevanten Informationen auf. Dieses Informations-Dashboard ist ein dynamisches Dokument, d.h. man kann alle Bereiche und Zweige beliebig aufklappen, mit Symbolen, internen Kriterien oder Statusbezeichnungen belegen, oder auch mit weiteren Dateien, E-Mails und Webseiten verlinken. Auf dieser Basis erfolgt auch die Account-Planung. Innerhalb desselben Dokuments können Ziele, Strategien und Kampagnen ausgearbeitet werden, da sich hier ja auch alle benötigten Informationen finden. Die Mindmapping-Lösung geht so weit über die Möglichkeiten eines klassischen CRM-Systems hinaus, die meistens keine wirkliche strategische Planung ermöglichen.
Filtermöglichkeit
Damit verfügt VR Netze über eine visuelle Abbildung aller Kundendaten, Aktivitäten und Zusammenhänge. Stephan Kiene, Vertriebsleiter bei der VR Netze GmbH, hebt dazu die Bedeutung der Filtermöglichkeiten in einer Mindmap hervor: "Wenn ich mir einen Überblick verschaffen möchte, was mit einem Kunden im letzten Monat passiert ist, konfiguriere ich mit zwei Clicks eine Filterabfrage und die Map reduziert sich automatisch auf all jene Bereiche, die genau diesen Kunden betreffen."
Der Charme dieses intuitiven Gesamtüberblicks liegt in der Zeitersparnis im Vergleich zur Dokumentensuche in verschachtelten Verzeichnisstrukturen und der damit verbundenen Effizienzsteigerung, die Kiene mit einem sechsstelligen Betrag beziffert. Dazu kommt die verbesserte Reaktionsfähigkeit des Unternehmens auf Personalveränderungen, denn alle Daten, Aktivitäten und Zusammenhänge bleiben in der Map auch für die Kollegen nachvollziehbar erhalten.