2. Für wen gelten die Pflichtangaben?
Die Pflichtangaben müssen unter anderem gemacht werden von:
- Einzelkaufleuten (§ 37a HGB)
- Personenhandelsgesellschaften wie z.B. OHG, KG und GmbH & Co. KG (§§ 125a, 177 a HGB)
- Gesellschaften mit beschränkter Haftung (§ 35a GmbHG)
- Aktiengesellschaften (§ 80 AktG)
- Partnerschaftsgesellschaften (§ 7 PartGG, § 125a HGB)
- Genossenschaften (§ 25a GenossenschaftsG)
Nicht betroffen sind Freiberufler, Gesellschaften Bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind, für die sich aber ähnliche Pflichten aus anderen Vorschriften, z.B. § 15b GewO ergeben können.
Für ausländische Gesellschaften mit beschränkter Haftung, die eine eingetragene Zweigniederlassung in Deutschland haben, gelten die Vorschriften entsprechend. Eine englische Private Companie Limited by Shares (Ltd.) ist mit einer deutschen GmbH "vergleichbar", für sie gilt § 35a Abs. 4 GmbHG.
In der juristischen Literatur streitet man außerdem darüber, ob - über den Wortlaut der Vorschrift hinaus - diese Pflicht auch für andere inländische Betriebsstätten ausländischer Gesellschaften und auch für solche Zweigniederlassungen gilt, die nicht in Deutschland eingetragen sind.
3. Welche E-Mails müssen die Pflichtangaben enthalten?
Die einschlägigen Bestimmungen betreffen nur solche E-Mails, die "an einen bestimmten Empfänger gerichtet" sind. Das ist dann der Fall, wenn eine E-Mail mit einer geschäftlichen Mitteilung an eine individuell bezeichnete (natürliche oder juristische) Person adressiert ist. Typische Beispiele sind: Angebots- und Annahmeschreiben, Mängelrügen, Lieferscheine, Kündigungserklärungen etc. Es kommt vor allem auf den für den Empfänger persönlich bestimmten Inhalt an.
Nicht umfasst sind daher grundsätzlich solche Mitteilungen, die sich an einen unbestimmten oder nur durch Gruppenmerkmale bestimmten Personenkreis richten, wie beispielsweise Werbeschriften, Rundschreiben oder Newsletter. Da jedoch jede E-Mail - auch im Rahmen eines Verteilers - zwangsläufig an eine individuelle Adresse gesandt werden muss, ist unklar, ob beispielsweise Newsletter, die an einen Adressverteiler geschickt werden, trotzdem als "an einen bestimmten Empfänger gerichtet" einzuordnen sind oder nicht.
Der Sinn und Zweck der Regelungen zu den Pflichtangaben besteht vornehmlich darin, einem (potentiellen) Geschäftspartner eine bessere Orientierung über den Absender, vor allem die Einholung registergerichtlicher Informationen zu ermöglichen und zu erleichtern. Vor diesem Hintergrund spricht vieles dafür, solche Werbeschriften, Rundschreiben oder Newsletter, die per E-Mail an einen Verteiler versandt werden, nicht unter die Vorschriften zu fassen, soweit nicht in solchen E-Mails die Empfänger nochmals individuell angesprochen werden und eine konkrete Geschäftsanbahnung angeboten wird. Abschließend geklärt ist diese Frage jedoch nicht. In jedem Fall können sich auch für E-Mails, die nicht unter die hier interessierenden Vorschriften fallen, andere (teilweise weitergehende) Pflichtangaben z.B. nach dem Mediendienstestaatsvertrag (bald Telemediengesetz) ergeben.
Ausnahmen von den genannten Anforderungen gelten für Mitteilungen oder Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke (ausgenommen Bestellscheine) verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen. Diese Ausnahmen werden jedoch für geschäftliche E-Mails nur selten einschlägig sein.
Wegen der unklaren Rechtslage sollten daher vorsorglich alle an externe Empfänger gerichteten geschäftlichen E-Mails die Pflichtangaben enthalten.